Отстранение сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 — от приказа до расчёта зарплаты

Чтобы отстранить сотрудника от работы в 1С, в ЗУП 3.1 создают отдельный документ «Отстранение от работы»: он лежит в разделе Зарплата, в журнале отсутствий — рядом с отпусками без сохранения оплаты и прогулами. В документе указывают сотрудника, период, причину и решают, платить ли за эти дни. Остальное программа сделает сама: уменьшит оклад, проставит код в табеле и при необходимости начислит оплату.

Частая ошибка — оформлять отстранение как «Отпуск без сохранения оплаты» или «Прогул». Табель и зарплата сойдутся, но код в табеле будет неверным, а для отпускного стажа и среднего заработка такие дни иногда считаются по-другому. Если инспектор или суд будут разбираться в споре, расхождение между приказом и учётом сыграет против работодателя. В 1С:Бухгалтерии отдельного документа отстранения нет, поэтому ниже речь о ЗУП 3.1 и зарплатном блоке ERP и КА — там он устроен так же.

За что отстраняют и когда за отстранение платят

Отстранение — это недопуск к работе по основаниям из статьи 76 ТК РФ. Работник числится в штате, договор действует, но к работе его не пускают, пока причина не отпадёт.

Основания по закону:

• 🍺 появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
• 📚 не прошёл обучение и проверку знаний по охране труда;
• 🩺 не прошёл обязательный медосмотр или психиатрическое освидетельствование;
• ⛔ выявлены медицинские противопоказания к работе по медицинскому заключению;
• 🪪 приостановлено специальное право — лицензия, право управления транспортом, допуск (до двух месяцев);
• 🏛️ требование уполномоченных органов;
• 📄 другие случаи из федеральных законов.

Главный вопрос для расчётчика — платить или нет. Общее правило: за время отстранения зарплата не начисляется. Исключения дают ТК РФ и другие федеральные законы.

Что подготовить в ЗУП перед первым отстранением

В свежей базе документ иногда не виден в списке создания. Это значит, что учёт отстранений выключен в настройках расчёта зарплаты.

Порядок проверки:

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке настройки состава начислений и удержаний.
3. На закладке про отсутствия включите флажок, отвечающий за отстранения от работы, и запишите настройку.

После этого в программе появится документ отстранения и начисление для оплаты таких дней по среднему заработку. Проверьте его в Настройка → Начисления: найдите строку со словом «отстранение» через поиск списка. Откройте карточку и убедитесь, что способ расчёта — по среднему заработку, а коэффициент соответствует вашему случаю.

Ещё два пункта, о которых забывают:

• 👤 Права пользователя. Кадровику без роли расчётчика документ может открываться только на просмотр. Если отстранение оформляет кадровик, а оплату считает бухгалтер, договоритесь, кто и когда проводит документ.
• 📅 Межрасчётный период. Если зарплата за месяц уже начислена и выплачена, отстранение задним числом вызовет перерасчёт. Перед вводом посмотрите, закрыт ли месяц.

Оформляем отстранение от работы в 1С по шагам

Шаг 1. Создайте документ

В разделе Зарплата откройте журнал отсутствий сотрудников. Нажмите Создать и выберите вид «Отстранение от работы». Если журнал не находится сразу, начните вводить слово «отстранение» в поиске раздела — программа покажет нужную команду.

Шаг 2. Заполните шапку

• Месяц — месяц начисления, в котором отразится отстранение.
• Организация и сотрудник. Если человек работает по совместительству в той же организации, выберите нужное место работы: отстранение по основному месту не переносится на внутреннее совместительство автоматически.
• Период — дата начала и дата окончания. Дату окончания ставьте по приказу. Если срок открытый («до прохождения медосмотра»), укажите ожидаемую дату, а потом скорректируйте её (см. раздел про досрочный выход и продление).

Шаг 3. Укажите причину

В поле причины выберите основание из списка. Список соответствует статье 76 ТК РФ. От причины зависит, предложит ли программа оплату, но окончательное решение — за вами.

Шаг 4. Решите вопрос с оплатой

Если по закону или по вашему локальному акту отстранение оплачивается, включите оплату в документе. Программа подставит начисление по среднему заработку и рассчитает средний дневной заработок за 12 месяцев.

Пример. Средний дневной заработок — 3 000 ₽. Работника отстранили на 5 рабочих дней, потому что компания не организовала медосмотр. Оплата как простой: 3 000 × 5 × 2/3 = 10 000 ₽.

Если сумма вызывает сомнения, откройте расшифровку среднего прямо из документа и проверьте, какие месяцы и выплаты вошли в расчёт.

Шаг 5. Проведите документ и распечатайте нужное

Нажмите Провести и закрыть. Посмотрите меню печати документа. Если готового приказа в нём нет или он не устраивает вашу форму, приказ оформляют по своему шаблону — унифицированной формы приказа об отстранении нет.

Как отстранение попадает в табель и начисление зарплаты

После проведения документа дни отстранения исключаются из рабочего времени сотрудника. При расчёте зарплаты оклад уменьшится пропорционально.

Пример. Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня. Отстранение без оплаты — 5 рабочих дней. Отработано 17 дней: 60 000 / 22 × 17 = 46 363,64 ₽. Если отстранение оплачиваемое, к этой сумме добавится отдельная строка оплаты по среднему.

Что видно в табеле:

Табель по форме Т-13 строится в разделе Зарплата → отчёты по зарплате. Сформируйте его за месяц и найдите строку сотрудника: в днях отстранения должны стоять нужные коды, а не Я или НН.

Два последствия, которые проявятся позже:

• 🏖️ Отпускной стаж. По статье 121 ТК РФ время отстранения по вине работника не входит в стаж для ежегодного отпуска. Отстранение не по вине работника входит. После проведения документа проверьте отчёт «Остатки отпусков» в разделе Кадры → кадровые отчёты: если неоплачиваемое отстранение было долгим, право на отпуск сдвинется.
• 📊 Средний заработок. По Положению, утверждённому постановлением № 922, дни, когда работник освобождался от работы без оплаты или с сохранением среднего, исключаются из расчётного периода вместе с суммами. Программа учитывает это сама, если отстранение оформлено своим документом. Если оформить его «прогулом», дни могут остаться в расчётном периоде — и следующие отпускные посчитаются неверно.

Сотрудника допустили раньше срока или отстранение продлили

Срок отстранения часто заранее неизвестен. Работник прошёл медосмотр на день раньше — его нужно допустить. Анализы задержались — отстранение продлевается.

Досрочный допуск

Работодатель допускает к работе, как только причина устранена. Оформите приказ о допуске, а в 1С поправьте период.

1. Если зарплата за месяц ещё не рассчитана — откройте документ, перенесите дату окончания на день перед выходом, проведите документ заново.
2. Если зарплата уже рассчитана, но месяц не выплачен — после правки перерассчитайте начисление зарплаты сотрудника.
3. Если месяц закрыт и выплачен — используйте в форме документа команду Исправить. Программа создаст исправляющий документ, а разница уйдёт в перерасчёт следующего месяца.

Продление

Отстранение продлевают новым приказом. В 1С удобнее создать новый документ на период продления, начиная со следующего дня после окончания первого. Старый документ при этом не трогают — так в базе остаётся та же последовательность, что и в приказах.

Если продление попадает в следующий месяц, выбирайте в новом документе этот месяц начисления. Иначе оплата (если она есть) окажется в периоде, который уже закрыт.

Бумаги, которые нужны помимо 1С

Документ в программе — только отражение кадрового решения. Сама процедура оформляется на бумаге или в кадровом ЭДО.

• 📝 Акт или иной документ-основание. При опьянении — акт с подписями свидетелей и, по возможности, медицинское заключение. При непройденном медосмотре — сведения об отсутствии заключения. При лишении прав — документ от органа.
• 📋 Приказ об отстранении. Форма свободная. В приказе — основание, дата начала, срок или условие окончания («до устранения обстоятельств»), решение об оплате.
• ✍️ Ознакомление работника с приказом под подпись. Отказ — фиксируйте актом.
• ✅ Приказ о допуске после устранения причины.

Даты в 1С должны совпадать с датами приказов. Если отстранение начато в середине смены, а приказ подписан на следующий день, решите, с какого дня работник не работает, и укажите ту же дату в документе.

Ошибки при оформлении отстранения в ЗУП

Отстранение проведено, а оклад начислился полностью. Документ введён с месяцем начисления, отличным от месяца расчёта зарплаты, или начисление зарплаты рассчитано до проведения отстранения. Откройте начисление зарплаты и перезаполните строку сотрудника.

Оплата по среднему получилась нулевой. У сотрудника нет выплат в расчётном периоде — например, он принят недавно. Расшифровка среднего покажет пустые месяцы. По постановлению № 922 в таком случае средний считают от оклада или фактически начисленного в текущем месяце; проверьте, что в расшифровке это учтено.

В табеле код НН вместо НБ. Вместо отстранения оформлен «Прогул/неявка» с видом «неявка по невыясненным причинам». Отмените проведение ошибочного документа и введите отстранение.

Совместитель работает, хотя отстранён. Отстранение оформлено только по основному месту. Если причина касается обеих должностей (например, опьянение), нужен документ и по второму месту работы.

Отпуск начислен в период отстранения. Отпуск и отстранение на одни дни не совмещаются. Решите кадровый вопрос — перенос отпуска или начало отстранения после него — и только потом исправляйте документы.