Работник вышел из отпуска досрочно: что провести в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0

Чтобы отозвать сотрудника из отпуска в 1С ЗУП 3.1 , создайте документ «Отзыв из отпуска» в журнале Кадры → Отпуска, выберите сотрудника и его проведённый документ «Отпуск» и укажите дату выхода на работу. Программа сама сторнирует отпускные за неиспользованные дни, вернёт эти дни в остаток и поправит табель. В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного документа нет: там исправляют период в самом документе «Отпуск».

Выбор пути простой. Есть ЗУП — только документ отзыва, ручные правки «Отпуска» задним числом там ломают историю расчётов. Зарплата ведётся в Бухгалтерии — правите отпуск и перепроводите начисление зарплаты за месяц. Ниже оба варианта, перерасчёт с числами и то, как потом дать работнику оставшиеся дни.

Что подготовить до 1С: согласие и приказ

Программа не проверит законность отзыва, это ответственность кадровика. По статье 125 ТК РФ отозвать можно только с согласия работника. Без согласия отзыв — нарушение, даже если в 1С документ проведётся без замечаний.

Кого нельзя отзывать совсем:

• 🚫 работников младше 18 лет;
• 🚫 беременных;
• 🚫 занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Комплект бумаг обычно такой:

1. Письменное согласие работника. Удобно сделать его в виде отметки на уведомлении: «С отзывом согласен, остаток отпуска прошу предоставить …».
2. Приказ об отзыве. Унифицированной формы нет, организация составляет его сама. В приказе — дата выхода на работу, причина и порядок использования остатка.
3. При необходимости — изменения в графике отпусков, если остаток переносится на другой срок.

Отзыв или перенос: что выбрать

Отзыв оформляют, когда отпуск уже начался. Если сотрудник ещё не ушёл отдыхать, а сроки нужно сдвинуть, это перенос. В ЗУП для него есть отдельный документ «Перенос отпуска», он меняет график отпусков, а не начисления.

Остаток отпуска по закону предоставляют по выбору работника в удобное время в текущем рабочем году или присоединяют к отпуску за следующий рабочий год. Деньгами можно заменить только ту часть, что превышает 28 календарных дней (статья 126 ТК РФ). Сразу выясните выбор работника: от него зависит, что делать в программе после отзыва.

Как оформить отзыв из отпуска в 1С ЗУП 3.1

Шаг 1. Проверьте исходный отпуск

Откройте Кадры → Отпуска и найдите документ «Отпуск» сотрудника. Он должен быть проведён. Если отпускные уже выплачены ведомостью, это нормально: отзыв пересчитает начисления без отмены выплаты.

Шаг 2. Создайте документ отзыва

1. В журнале Кадры → Отпуска нажмите Создать и выберите «Отзыв из отпуска».
2. Заполните организацию и сотрудника.
3. В поле с документом отпуска выберите тот «Отпуск», из которого отзываете. Программа подставит его период.
4. Укажите дату, с которой сотрудник выходит на работу.
5. Укажите месяц начисления — тот, в котором оформлен отзыв.

Шаг 3. Проверьте расчёт и проведите

В табличной части начислений появится сторно отпускных за дни, которые сотрудник не отгулял. Сверьте количество дней с приказом. Проведите документ.

После проведения отпуск в учёте считается законченным накануне даты выхода. Неиспользованные дни возвращаются в остаток.

Пример с датами

Отпуск по приказу — с 3 по 16 число, 14 дней. Работника позвали выйти 10-го. В отзыве ставите дату выхода 10-е. В учёте отпуск закончится 9-го: 7 дней отгуляно, 7 вернулись в остаток.

Через месяц работник пишет заявление догулять 7 дней. Создаёте новый «Отпуск» на 7 календарных дней с нужной даты. Средний заработок программа посчитает на эту новую дату.

Шаг 4. Если отзыв пришёлся на выходной

Отзыв — это выход на работу в рабочие дни. Если сотрудника позвали поработать в субботу или праздник, а потом он продолжил отдыхать, оформляйте это отдельно документом «Работа в выходные и праздники». Его создают в разделе Зарплата. Оплата там идёт по правилам для работы в выходной, а не как обычные дни.

Что делать с оставшимися днями отпуска

После отзыва дни не «сгорают». Проверить их можно отчётом «Остатки отпусков» в разделе Кадры (кадровые отчёты): количество дней должно увеличиться ровно на число неотгулянных.

Дальше три сценария:

Средний заработок для догуливания считается заново. Новый «Отпуск» берёт 12 месяцев перед датой начала новой части отпуска, как требует Положение № 922. Поэтому сумма за те же 7 дней может отличаться от сторнированной. Это не ошибка программы.

Перерасчёт отпускных при отзыве: сторно, НДФЛ и зарплата

Пример с числами

Сотруднику дали отпуск на 14 календарных дней. Средний дневной заработок — 2 000 ₽.

• Начислено отпускных: 14 × 2 000 = 28 000 ₽.
• Отгулял 7 дней, на 8-й день вышел на работу.
• Неиспользованных дней: 14 − 7 = 7.
• Сторно отпускных: 7 × 2 000 = 14 000 ₽.

Оклад 60 000 ₽, в месяце 20 рабочих дней. Из 7 дней отзыва 5 пришлись на рабочие. Зарплата за отработанное: 60 000 / 20 × 5 = 15 000 ₽.

Итог по этим дням: −14 000 ₽ сторно и +15 000 ₽ оклад. Долга за сотрудником не возникает, к выплате за них остаётся 1 000 ₽ до НДФЛ.

Прикинуть сумму сторно для своего случая можно здесь:

Где окажется сторно

• 📅 Отзыв в том же месяце, что и отпуск, до начисления зарплаты: сторно и оклад за отработанные дни попадут в одно «Начисление зарплаты».
• 📅 Отзыв в следующем месяце: сторно попадёт в перерасчёты и отразится в «Начислении зарплаты» месяца отзыва. Прошлый месяц переделывать не нужно.

НДФЛ и взносы

НДФЛ с отпускных удержан при выплате. После сторно ЗУП пересчитывает налог при ближайшем начислении зарплаты: база уменьшается на сторнированную сумму, лишний налог зачитывается против налога с зарплаты.

Взносы ЗУП тоже пересчитывает автоматически, за тот месяц, где были отпускные. Ручных корректировок обычно не требуется. Проверьте после расчёта отчёт «Анализ взносов в фонды», если сторно ушло в другой квартал.

Если сторно больше начислений месяца

Бывает, когда работника отозвали почти в начале длинного отпуска в конце месяца. Тогда начислений за отработанные дни не хватает, и в расчётном листке появляется долг за сотрудником. Он переходит на следующий месяц и закрывается следующей зарплатой. Удерживать его отдельным документом не нужно, это не «долг за неотработанный отпуск» при увольнении.

Как отзыв из отпуска попадает в табель

Табель в ЗУП заполняется по кадровым документам. Дни отпуска до отзыва остаются с кодом «ОТ», дни после выхода — явка «Я» по графику работы.

Порядок проверки:

1. Откройте документ «Табель» за месяц в разделе Зарплата и нажмите Заполнить. Старые данные заменятся с учётом отзыва.
2. Проверьте строку сотрудника: «ОТ» должно закончиться накануне даты выхода из приказа.
3. Если табель за месяц уже утверждён и распечатан, перезаполните его и распечатайте форму Т-13 заново.

Если сотрудник после отзыва продолжил отпуск по новому документу, в табеле появится второй блок «ОТ» — уже с новыми датами.

Отзыв из отпуска в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии документа «Отзыв из отпуска» нет. Отпуск там оформляют документом «Отпуск» (Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск), и отзыв делают через его исправление.

Порядок в Бухгалтерии:

1. Откройте документ «Отпуск» сотрудника.
2. Измените дату окончания на день перед выходом на работу.
3. Пересчитайте документ и проведите. Сумма отпускных уменьшится.
4. Откройте «Начисление зарплаты» за месяц и перезаполните: появится оклад за отработанные дни.
5. Если отпускные уже выплачены, переплата закроется зарплатой. Проверьте расчёты с работником по счёту 70 в оборотно-сальдовой ведомости.

Когда работник захочет догулять остаток, в Бухгалтерии создают новый документ «Отпуск» на оставшиеся дни. Остатки отпусков Бухгалтерия так подробно, как ЗУП, не ведёт, поэтому число неиспользованных дней удобно фиксировать в самом приказе об отзыве и сверять с ним при оформлении новой части. Если таких случаев в компании много, это повод перенести кадровый учёт в ЗУП.

Ошибки при отзыве из отпуска в 1С и как их исправить

Отдельно про дату выхода. Если в 1С поставить дату выхода совпадающей с последним днём отпуска по приказу, программа сторнирует ноль дней. Документ проведётся, но ничего не изменит. Дата в отзыве — первый рабочий день, а не последний день отдыха.

Частые вопросы