Как оформить и распечатать доверенность на ТМЦ в 1С

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в 1С:Бухгалтерии 8.3 создаётся в разделе Покупки → Доверенности. Распечатать её можно по двум формам — М-2 и М-2а; нужную выбираете кнопкой Печать в самом документе. Пути ниже даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 (БП 3.0), интерфейс «Такси».

Чтобы печатать доверенность в 1С и получить заполненный бланк, до вывода на бумагу нужны три заполненных источника данных: реквизиты вашей организации, карточка контрагента -поставщика и паспортные данные сотрудника, на которого доверенность выдаётся. Если чего-то не хватает — соответствующие поля бланка выйдут пустыми, и форму придётся дозаполнять от руки.

Что заполнить до создания документа

Доверенность собирает данные из трёх справочников. Проверьте их заранее — это избавит от пустых строк в печатной форме.

🏢 Реквизиты организации. Открываются в разделе Главное → Организации (в базе с одной организацией — просто карточка организации ). Важны ИНН, КПП, адрес, а также руководитель и главный бухгалтер — они подтягиваются в бланк как лица, подписавшие доверенность. Ответственные лица задаются в карточке организации в блоке с подписями: если там пусто, строки подписантов в форме останутся незаполненными.

🤝 Контрагент-поставщик. Это сторона, у которой получаются ценности. Карточка — в Справочники → Контрагенты. Наименование поставщика попадёт в строку «от кого».

👤 Физическое лицо. Сотрудник, которому выдаётся доверенность. Карточка — в Справочники → Физические лица. Здесь обязательны ФИО и паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан паспорт. Без паспортных данных блок с данными доверенного лица в форме М-2 останется пустым — программа не возьмёт их ниоткуда, кроме этой карточки.

Как создать доверенность в 1С

Доверенность оформляют, когда ценности у поставщика получает не сам руководитель, а работник по его поручению: кладовщик, экспедитор, менеджер. Бланк подтверждает, что этот человек действует от имени организации и вправе расписаться в накладной за полученный товар. Без доверенности поставщик не обязан отпускать ТМЦ стороннему лицу.

Путь к документу: Покупки → Доверенности → кнопка Создать. В открывшейся карточке заполняются:

1. Организация — от чьего имени выдаётся доверенность.
2. Контрагент — поставщик, у которого получают ТМЦ.
3. Физическое лицо — доверенное лицо (работник организации).
4. Срок действия — дата, по которую доверенность действует.
5. Табличная часть — перечень ценностей: номенклатура и количество.

Есть два способа заполнить документ .

Вручную. Создаёте пустую доверенность и подбираете номенклатуру в табличную часть сами. Подходит, когда точный перечень известен заранее.

На основании поступления. Если накладная от поставщика уже заведена, откройте документ Поступление (акт, накладная, УПД), нажмите Создать на основании → Доверенность. Контрагент, организация и перечень ТМЦ подтянутся из документа автоматически — останется указать физлицо и срок.

В 1С:Управлении торговлей 11 отдельный документ доверенности формируется так же — через Создать на основании из заказа поставщику или документа приобретения. Печатные формы те же, М-2 и М-2а.

Табличная часть и нумерация

В строках документа указывается номенклатура и количество получаемых ценностей. Единица измерения подставляется из карточки номенклатуры. В печатной форме количество по каждой позиции выводится прописью — заполнять это вручную не нужно, программа формирует текст сама.

Номер доверенности присваивается автоматически при первой записи документа, дата по умолчанию — текущая. Нумерация в 1С сквозная в пределах года, что соответствует требованиям к учёту доверенностей. Менять номер вручную без необходимости не стоит: это нарушит порядок и затруднит сверку с журналом.

Что попадёт в готовый бланк М-2, стоит знать заранее — тогда проще заметить незаполненное поле:

• 📌 номер доверенности и дата выдачи, срок действия;
• 🏢 наименование и адрес организации-получателя;
• 🤝 наименование поставщика и реквизиты документа-основания (накладной, счёта);
• 👤 ФИО и паспортные данные доверенного лица;
• 📦 перечень ценностей с количеством прописью;
• ✍️ место для образца подписи лица, получившего доверенность, и подписей руководителя и главного бухгалтера.

Доверенность — документ оформления, а не бухгалтерская операция: проводок она не формирует и в движениях по счетам не отражается. Её задача — дать сотруднику право получить ценности у поставщика. Фактический приход ТМЦ на склад и в учёт попадает отдельным документом поступления, а доверенность лишь подтверждает полномочия получателя. Поэтому искать доверенность в оборотно-сальдовой ведомости или в проводках бессмысленно — она живёт только в своём списке документов.

Срок действия доверенности

Поле срока заполняется вручную. По статье 186 Гражданского кодекса, если срок в доверенности не указан, она действует один год со дня совершения. На практике доверенности на получение ТМЦ выдают на короткий период — чаще на 10–15 дней или на месяц, под конкретную поставку. Задавать срок «на год» для разовой выдачи смысла нет.

Чем отличаются формы М-2 и М-2а

Обе формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Разница — в наличии отрывного корешка и в том, как ведётся учёт.

Проще говоря: если доверенности выдаются от случая к случаю — берите М-2, её корешок и есть ваша запись о выдаче. Если получение ценностей поставлено на поток и доверенностей много — удобнее М-2а, а учёт вести в журнале.

Строение бланка у обеих форм похожее. Лицевая сторона — реквизиты: кто выдал, кому, у какого поставщика и по какому документу получают ценности. На оборотной стороне располагается перечень ТМЦ и образец подписи доверенного лица, заверенный организацией. У М-2 к этому добавляется отрывной корешок слева: на нём дублируются номер, дата и срок, и он остаётся в бухгалтерии при выдаче основной части сотруднику. 1С заполняет все части автоматически из данных документа — вручную на бланке расписывается только получатель.

Печать доверенности и настройка принтера

В открытом документе нажмите кнопку Печать в командной панели и выберите форму — Доверенность (М-2) или Доверенность (М-2а). Откроется окно предпросмотра с готовым бланком.

Дальше работаете в этом окне:

• 🖨 Вывод на принтер — кнопка печати в панели окна. В диалоге печати проверьте, что выбран нужный принтер, и задайте число копий.
• 📄 Поля и масштаб — если бланк не помещается на лист или уходит за край, откройте настройку параметров страницы в том же окне и уменьшите поля либо масштаб.
• 💾 Сохранить в файл — через меню печатной формы (Сохранить как) бланк выгружается в PDF, таблицу или другой формат, чтобы отправить по электронной почте.

Чтобы распечатать сразу несколько доверенностей, выделите их в списке Покупки → Доверенности (с зажатым Ctrl или Shift) и нажмите Печать — программа сформирует пакет бланков.

Доверенность обычно печатают в одном экземпляре — он выдаётся получателю на руки. Бумагу берите белую, формата А4: на цветных листах или бланках с посторонними отметками поставщик вправе отказать в приёме доверенности.

Перед выводом на бумагу бланк полезно просмотреть целиком: предпросмотр показывает, как форма ляжет на лист, и поместится ли перечень ценностей на одной странице. Если позиций много и таблица переносится, проверьте разбивку по страницам прямо в окне предпросмотра. Для архива или отправки поставщику удобно выгрузить доверенность в PDF — так бланк дойдёт без искажений вёрстки.

Журнал учёта выданных доверенностей

Выданные доверенности организация обязана регистрировать. Традиционно для этого заводят журнал (книгу) учёта выданных доверенностей — пронумерованный и прошнурованный. Порядок зависит от формы:

• Для М-2 записью о выдаче служит отрывной корешок: он остаётся в бухгалтерии, по нему отслеживают, кому и на что выдана доверенность и вернулись ли документы на полученные ценности.
• Для М-2а корешка нет, поэтому выдачу фиксируют в отдельном журнале учёта.

В самой программе роль оперативного реестра выполняет список документов Покупки → Доверенности: в нём видны номер, дата, контрагент, доверенное лицо и срок каждой доверенности. По списку удобно контролировать, какие доверенности ещё действуют, а по каким срок истёк. Отдельную книгу учёта при этом всё равно ведут — список в 1С её не заменяет с точки зрения оформления, но помогает не потерять выданные документы.

Отдельно стоит следить за возвратом. Если сотрудник получил доверенность, но ценности по ней не получал, документ нужно вернуть в бухгалтерию, а в учёте сделать отметку, что доверенность не использована. Неиспользованные бланки гасят, чтобы по ним нельзя было получить товар после истечения срока. В списке 1С такие доверенности видно по дате и сроку — просроченные легко отобрать сортировкой по колонке срока действия.

Типичные ошибки при формировании доверенности

Разберём, что мешает получить корректный бланк, и как это исправить.

Частые вопросы