Смена общего режима на упрощёнку в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от уведомления до первой записи в КУДиР

Переход с ОСНО на УСН в 1С 8.3 делается в той же информационной базе: вы закрываете декабрь по общему режиму, восстанавливаете НДС по остаткам, а с 1 января переключаете систему налогообложения в Главное → Налоги и отчёты. Новую базу создавать не нужно — бухгалтерские остатки по счетам остаются как есть, меняется только налоговый учёт.

Сменить режим действующая организация может только с начала календарного года. Поэтому поэтапная инструкция начинается в октябре–декабре: уведомление, проверка лимитов, закрытие года. Сама настройка в программе занимает пять минут, а основная работа — правильно разделить доходы, расходы, авансы и долги «до» и «после» перехода.

Что проверить до перехода: лимиты, уведомление и сроки

Прежде чем трогать базу, убедитесь, что организация вообще вправе применять упрощёнку с нового года. Ограничения перечислены в статье 346.12 НК РФ:

• 📊 доходы за 9 месяцев года, в котором подаётся уведомление, — не выше лимита для перехода;
• 🏭 остаточная стоимость основных средств по бухучёту — не выше установленного порога;
• 👥 средняя численность работников — не более 130 человек;
• 🏢 доля участия других организаций — не более 25% (с исключениями);
• 🚫 нет филиалов, нет запрещённых видов деятельности (банки, страховщики, ломбарды, производство подакцизных товаров и т. п.).

Лимиты по доходам и стоимости ОС ежегодно индексируются на коэффициент-дефлятор. Сверяйте их по актуальной редакции НК РФ на год подачи уведомления.

Уведомление по форме 26.2-1 подаётся не позднее 31 декабря года, предшествующего переходу. Если последний день выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день. В 1С-Отчётности его удобно найти через Отчёты → Регламентированные отчёты: кнопка создания нового отчёта, затем поиск по строке «26.2-1».

НДС после перехода

С 2025 года упрощенцы стали плательщиками НДС. Освобождение от налога действует, пока доходы не превышают порог, а порог снижается поэтапно. До перехода решите, какой у вас будет НДС на УСН: освобождение, пониженная ставка (5% или 7%) без права на вычет или общие ставки с вычетами. От этого зависит, нужно ли восстанавливать НДС в полном объёме и какие флажки ставить в настройке налогов.

Этап 1. Закрываем последний год на общем режиме

Последний год на ОСНО закрывается так же, как обычно, но с двумя дополнительными операциями в IV квартале. Порядок такой:

1. Проведите все первичные документы за декабрь: поступления, реализации, банк, кассу, зарплату.
2. Сделайте инвентаризацию товаров, материалов и основных средств на 31 декабря. Фактические остатки — база для восстановления НДС и для расходов на УСН.
3. Сформируйте восстановление НДС (подробно — в следующем разделе).
4. Разберитесь с авансами полученными: решите, будете ли возвращать НДС покупателям.
5. Выполните Операции → Закрытие месяца за декабрь, включая реформацию баланса.
6. Сформируйте декларации по налогу на прибыль за год и по НДС за IV квартал, бухгалтерскую отчётность.

Не закрывайте период датой запрета редактирования раньше, чем восстановите НДС. Иначе документы IV квартала придётся проводить «задним числом» с перезакрытием месяцев.

Отложенные налоги

Если в учёте применялось ПБУ 18/02, на счетах 09 и 77 могут остаться остатки. На упрощёнке временных разниц по налогу на прибыль нет, поэтому эти сальдо закрывают в декабре. Порядок отражения закрепите в учётной политике и согласуйте с аудитором, если он есть.

Этап 2. Восстановление НДС по остаткам, ОС и авансам

Это главная бухгалтерская процедура перехода. По подпункту 2 пункта 3 статьи 170 НК РФ НДС, ранее принятый к вычету, восстанавливается в последнем квартале перед переходом. Это касается случаев, когда на УСН вы освобождены от НДС или применяете ставку 5% либо 7% без вычетов:

Как это сделать в 1С:Бухгалтерии 3.0

Восстановление оформляется документом «Восстановление НДС». Он находится в Операции → Регламентные операции НДС: создайте новый документ и выберите вид операции.

1. Укажите дату — 31 декабря.
2. Заполните табличную часть по остаткам товаров и материалов. Для ОС рассчитайте сумму вручную по формуле: НДС при покупке × остаточная стоимость / первоначальная стоимость.
3. Отметьте, что запись нужно отразить в книге продаж.
4. Проведите документ и проверьте проводки.

Документ формирует проводки:

• Дт 19 Кт 68.02 — восстановлен НДС;
• Дт 91.02 Кт 19 — восстановленный налог включён в прочие расходы.

Пример расчёта по ОС. Станок куплен за 1 200 000 руб. плюс НДС 240 000 руб. На 31 декабря остаточная стоимость — 480 000 руб. Восстановить нужно 240 000 × 480 000 / 1 200 000 = 96 000 руб.

Авансы, полученные от покупателей

С полученных авансов вы уплатили НДС. Если отгрузка будет уже на упрощёнке, этот НДС можно принять к вычету в IV квартале — но только при условии, что сумму налога вы вернули покупателю. Нужны документы о возврате: дополнительное соглашение и платёжка.

Не вернули — вычета нет. Такой аванс полностью, вместе с НДС, станет доходом по УСН на 1 января.

Этап 3. Настройка параметров учёта на упрощёнку

Когда декабрь закрыт, переключите режим налогообложения. Настройки в 1С периодические: старый режим действует до 31 декабря, новый — с 1 января, и обе истории хранятся в базе.

1. Откройте Главное → Налоги и отчёты.
2. В разделе «Система налогообложения» откройте историю изменений и добавьте запись с датой 1 января нового года.
3. Выберите «Упрощённая» и объект: «Доходы» или «Доходы, уменьшенные на величину расходов».
4. Для объекта «доходы минус расходы» перейдите в раздел УСН и проверьте порядок признания расходов: условия признания материальных расходов, товаров, ОС.
5. Укажите ставку налога. Регионы могут устанавливать пониженные ставки — укажите ту, что действует у вас.
6. В разделе НДС отметьте выбранный вариант: освобождение, пониженная ставка или общие ставки.
7. Сохраните и закройте форму.

После переключения в разделе Отчёты появится группа УСН с книгой учёта доходов и расходов и анализом учёта по УСН. Налог по упрощёнке отражается на счёте 68.12.

Этап 4. Товары и материалы: какие расходы признать на УСН

Для объекта «доходы» этот этап можно пропустить — расходы при расчёте налога не учитываются. Для «доходы минус расходы» правила из статьи 346.25 НК РФ такие:

• 📦 товар оплачен на ОСНО, продан на УСН — стоимость признаётся в расходах на упрощёнке при реализации;
• 💳 товар куплен на ОСНО, оплачен поставщику уже на УСН — расход признаётся при соблюдении условий оплаты и реализации;
• ✅ материалы списаны в производство и учтены в расходах на ОСНО — второй раз в расходах УСН не учитываются, даже если оплата прошла в январе.

Бухгалтерские остатки по счетам 10 и 41 переходят в новый год без изменений. Но программе нужно знать, какая их часть оплачена поставщику, — иначе в КУДиР попадут лишние расходы или, наоборот, не попадёт ничего.

Как проверить и поправить:

1. В январе сформируйте анализ учёта по УСН из группы отчётов УСН.
2. Сравните оплаченную часть остатков с данными оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60.
3. Если расходы определились неверно, скорректируйте их ручной операцией: Операции → Операции, введённые вручную, в документе через выбор регистров добавьте регистр книги учёта доходов и расходов.

Этап 5. Основные средства при смене режима

С ОС порядок зависит от объекта налогообложения.

Объект «доходы». Стоимость ОС в расходы по налогу не включается. Бухгалтерская амортизация продолжается в прежнем порядке — бухучёт на УСН обязателен для организаций.

Объект «доходы минус расходы». Остаточная стоимость ОС на дату перехода — это разница между ценой приобретения и амортизацией по данным налогового учёта на ОСНО (пункт 2.1 статьи 346.25 НК РФ). Её списывают в расходы по графику пункта 3 статьи 346.16:

Внутри года сумма распределяется равными долями по отчётным периодам.

Пример. Остаточная налоговая стоимость автомобиля со сроком службы 5 лет на 1 января — 900 000 руб. В первый год в расходы уйдёт 450 000 руб., по 112 500 руб. в квартал. Во второй — 270 000 руб., в третий — 180 000 руб. Итого 900 000 руб.

В 1С проверьте, что в КУДиР появился раздел II с расчётом расходов на ОС. Если основное средство не попало в расчёт, откройте его карточку: после включения УСН в документах учёта ОС доступен порядок включения стоимости в расходы при УСН.

Этап 6. Дебиторка, кредиторка и авансы на дату перехода

Перед 1 января сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60, 62 и 76. Каждый остаток нужно отнести к одному из сценариев:

Отдельно проверьте долги, которые скорее всего не вернут. Если дебиторка безнадёжна, спишите её ещё на ОСНО: на упрощёнке такие потери в расходах не учитываются.

Этап 7. Первые документы на УСН и сверка результата

Остатки по бухгалтерским счетам переносить не нужно: на 1 января они уже стоят в базе после закрытия декабря. Проверяют не сальдо, а то, что налоговый учёт по УСН заработал правильно.

Проведите первые январские документы и сверьте:

1. КУДиР, раздел I. Доходы должны включать январские поступления по новым договорам и авансы, полученные до перехода. Оплаты за декабрьские отгрузки там быть не должно.
2. КУДиР, раздел II (для «доходы минус расходы»). Есть все ОС с остаточной стоимостью на 1 января и правильными долями по годам.
3. Счёт 19. Сальдо по объектам, НДС по которым восстановлен, должно быть нулевым. Остатки на нём — признак того, что восстановление прошло не полностью.
4. Счёт 68.02. НДС за IV квартал совпадает с декларацией, включая восстановленные суммы.
5. Документы реализации. В январских накладных правильная ставка НДС либо «Без НДС» — в зависимости от выбранного варианта.

Первый авансовый платёж по УСН перечисляется по итогам I квартала. Сверьте сумму налога по анализу учёта УСН с КУДиР до уплаты — ошибка в разделении «до/после» видна именно здесь.

Частые вопросы