Как в 1С:ЗУП зачесть фиксированные авансовые платежи по патенту и пересчитать НДФЛ работника

Чтобы уменьшить НДФЛ работника-иностранца на уплаченные им авансы по патенту, в 1С:ЗУП 3.1 нужно сделать три вещи: поставить сотруднику налоговый статус Нерезидент, работающий по найму на основании патента, провести документ Авансовый платеж по НДФЛ с реквизитами уведомления из ИФНС и суммой, а затем пересчитать зарплату. Зачёт применяется автоматически при следующем начислении, а если налог за прошлые месяцы уже удержан — программа сформирует перерасчёт.

Разберём это пошагово: от механики зачёта и настройки карточки до проверки по регистрам и отражения зачтённого аванса в 6-НДФЛ. Отдельно — что делать, если уведомление пришло в середине года, когда часть НДФЛ уже ушла в бюджет.

Как работает уменьшение налога на сумму авансовых платежей

Иностранец из «безвизовой» страны работает по патенту и ежемесячно вносит за него фиксированный авансовый платёж по НДФЛ. Работодатель — налоговый агент — вправе уменьшить исчисленный с зарплаты налог на сумму этих платежей. Основание — статья 227.1 НК РФ.

Фиксированный платёж считается по формуле: базовая сумма 1 200 ₽ × коэффициент-дефлятор × региональный коэффициент. Дефлятор устанавливает Минэкономразвития на год, региональный коэффициент — закон субъекта РФ. Поэтому ежемесячная сумма в Москве и, например, в Калужской области отличается. Точную цифру работник видит в квитанции об оплате патента.

Ключевых условий для зачёта три:

• 📄 работник написал заявление на уменьшение НДФЛ и приложил квитанции об оплате патента;
• 📬 из ИФНС получено уведомление о подтверждении права на уменьшение (выдаётся один раз на календарный год на каждого работника);
• 🗓 зачесть можно только платежи, приходящиеся на текущий налоговый период (год), и только в пределах исчисленного за год налога.

Важная деталь про ставку: доходы работника на патенте облагаются по тем же ставкам, что и у резидентов (13% и далее по прогрессивной шкале), независимо от того, стал он налоговым резидентом или нет. Это следствие особого статуса, а не признак резидентства.

Как это выглядит на цифрах. Зарплата работника — 50 000 ₽ в месяц, НДФЛ по ставке 13% — 6 500 ₽. За патент он платит, допустим, около 8 000 ₽ в месяц (точная сумма зависит от региона). Тогда за месяц весь исчисленный налог 6 500 ₽ перекрывается авансом — к удержанию выходит ноль. За год исчислено 78 000 ₽ налога, уплачено авансов 96 000 ₽. Зачтётся только 78 000 ₽ — в пределах исчисленного налога. Оставшиеся 18 000 ₽ работнику не возвращаются и на следующий год не переносятся.

Что подготовить до перерасчёта

Прежде чем открывать 1С:ЗУП, соберите документы и сведения — без них программа либо не даст провести зачёт, либо посчитает неверно.

Отдельно сверьте год. Уведомление действует строго в пределах календарного года, в нём указанного. Платёж, внесённый в декабре за патент, который продлевается на январь следующего года, зачитывается уже в новом налоговом периоде и под новое уведомление.

Заявление работник пишет в свободной форме на имя работодателя — просит уменьшить НДФЛ на сумму уплаченных фиксированных платежей и прикладывает квитанции. Это заявление вместе с уведомлением из ИФНС — основание для зачёта; хранить их нужно у работодателя, в инспекцию повторно подавать не надо. Само уведомление работодатель запрашивает в своей ИФНС по заявлению — инспекция проверяет, что то же право не заявил другой налоговый агент.

Настройка налогового статуса работника

Зачёт включается только у сотрудника с правильным налоговым статусом. По умолчанию у нового работника стоит Резидент, и аванс по патенту программа не увидит.

1. Откройте карточку: Кадры → Сотрудники, выберите работника.
2. Перейдите по ссылке Налог на доходы (в карточке сотрудника блок гиперссылок, название может отличаться в редакциях — ищите ссылку со словом «Налог»).
3. В поле статуса выберите Нерезидент, работающий по найму на основании патента.
4. Укажите дату, с которой статус действует. Это дата, с которой работник трудится по патенту, а не дата, когда вы вносите изменение.
5. Запишите и закройте форму.

Статус влияет и на дальнейший расчёт: смена резидентства в течение года на таких работников не меняет ставку и порядок зачёта, пока действует патент.

Ввод уведомления и сумм авансовых платежей

Реквизиты уведомления и сами суммы вносятся документом Авансовый платеж по НДФЛ. Найти его можно так: Налоги и взносы → См. также → Авансовые платежи по НДФЛ (в части релизов — отдельный пункт Авансовый платеж по НДФЛ в разделе «Налоги и взносы»).

Создайте документ и заполните:

• Организация и налоговый период (год) — тот, что указан в уведомлении;
• блок реквизитов уведомления: номер, дата и код ИФНС, выдавшей документ;
• в табличной части — сотрудника и сумму уплаченного фиксированного авансового платежа.

Сумму можно внести общей цифрой за уже оплаченные месяцы или вводить помесячно по мере продления патента — на итог зачёта это не влияет, зачитывается фактически уплаченное в пределах года.

После проведения документа программа запоминает «лимит» зачёта на год. При каждом начислении зарплаты исчисленный НДФЛ будет уменьшаться на остаток незачтённого аванса, пока он не исчерпается.

Перерасчёт, если НДФЛ уже удержан

Частый случай: уведомление из ИФНС пришло в марте-апреле, а зарплату за январь-февраль уже начислили и налог удержали в полной сумме. После ввода документа Авансовый платеж по НДФЛ нужно, чтобы программа зачла платежи и за эти закрытые месяцы.

Порядок такой:

1. Введите документ Авансовый платеж по НДФЛ с суммой за все оплаченные месяцы года.
2. Откройте начисление текущего месяца (Зарплата → Начисление зарплаты и взносов) и нажмите Пересчитать (или заполните документ заново).
3. Программа зачтёт накопленный аванс против исчисленного с начала года НДФЛ. Исчисленный ранее налог уменьшится, и к удержанию в текущем месяце выйдет меньшая сумма — вплоть до нуля, пока зачитывается аванс.

Если по какой-то причине пересчёт в документе начисления не подхватился, используйте специализированный документ Перерасчет НДФЛ (Налоги и взносы → Перерасчеты НДФЛ). Он пересчитывает налог за выбранный период и показывает разницу по сотруднику.

Излишне удержанный НДФЛ, который «освободился» после зачёта аванса, не пропадает: он уменьшает удержание следующих месяцев либо возвращается работнику по его заявлению как излишне удержанный налог. Возврат оформляется документом Возврат НДФЛ.

Деньги в бюджет при этом уже ушли — зачёт аванса уменьшает именно обязанность агента удержать налог с работника, а не платёж, который вы перечислили. Поэтому после перерасчёта у организации, как правило, образуется переплата по НДФЛ, которую учитывают при следующих платежах.

Проверка зачёта: отчёты и регистры

Чтобы убедиться, что аванс зачёлся, а не «завис», проверьте результат до выплаты и до отчётности.

• Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → Анализ НДФЛ по месяцам — видно исчисленный, удержанный налог и сумму зачтённого фиксированного аванса по сотруднику.
• Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — построчная расшифровка: сколько начислено, сколько зачтено авансом, сколько осталось удержать.
• Для глубокой сверки откройте регистр накопления, где хранятся авансовые платежи по НДФЛ (Все функции → Регистры накопления, фильтр по сотруднику) — там видно внесённую и израсходованную сумму аванса.

Сверьте три числа: сумму по документу Авансовый платеж по НДФЛ, сумму зачёта в анализе НДФЛ и сумму в расчётном листке работника. Они должны сходиться в пределах исчисленного за период налога.

Отражение зачёта в 6-НДФЛ и справке о доходах

Зачтённый фиксированный аванс обязательно попадает в отчётность, и это один из самых частых поводов для расхождений.

В расчёте 6-НДФЛ сумма зачтённых фиксированных авансовых платежей показывается в Разделе 2 в отдельной строке «Сумма фиксированного авансового платежа». Программа заполняет её из тех же данных, что и зачёт в расчёте, — отдельно вводить ничего не нужно.

В справке о доходах (бывшая 2-НДФЛ, сейчас — приложение к 6-НДФЛ и справка работнику) сумма фиксированных авансовых платежей отражается в разделе с данными о налоге. Реквизиты уведомления в справку подтягиваются из документа Авансовый платеж по НДФЛ.

Перед сдачей отчётности проверьте контрольные соотношения: сумма зачтённого аванса не должна превышать исчисленный налог по работнику за период. Если 6-НДФЛ показывает зачёт больше исчисленного — вернитесь к документу аванса и проверьте, не задвоена ли сумма.

Ещё одна сверка — с уведомлением. Год в документе Авансовый платеж по НДФЛ должен совпадать с периодом расчёта 6-НДФЛ. Если налоговый период в документе указан неверно, зачёт либо не попадёт в отчёт, либо встанет не в тот год, и при камеральной проверке инспекция запросит пояснения.

Когда работник увольняется или патент закрывается в середине года, никаких особых действий в 6-НДФЛ не нужно: уже зачтённые суммы остаются в отчёте, а с момента прекращения работы по патенту новых зачётов просто не будет. Незачтённый остаток аванса при этом «сгорает» — он не возвращается ни работнику, ни работодателю.

Если зачёт не применяется

Когда НДФЛ удержан полностью, а аванс по патенту «не сработал», причина почти всегда в одном из пунктов ниже.

Частые вопросы