Пересчёт НДФЛ по сотруднику в 1С: ЗУП и Бухгалтерия

Самый частый способ пересчитать НДФЛ — просто перепровести документ Начисление зарплаты и взносов за нужный месяц: программа пересчитает исчисленный налог по актуальным данным. Если ошибка в прошлом, закрытом месяце — берут отдельный документ перерасчёта. Когда суммы в регистрах нужно поправить «руками», не трогая расчёт зарплаты, используют Операцию учёта НДФЛ.

Разберём все три пути — автоматический, за прошлый период и ручную корректировку регистров, — а также отдельный случай со сменой налогового статуса сотрудника. В конце покажу, как проверить итог по сотруднику и не получить расхождений в 6-НДФЛ.

Пути ниже даны для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»). В ЗУП возможностей больше: отдельный документ перерасчёта и развёрнутые отчёты по налогу.

Когда налог считается неверно и как это увидеть

Пересчёт нужен не «на всякий случай», а когда исчисленный или удержанный НДФЛ разошёлся с тем, что должно быть. Типичные причины:

• 🔁 задним числом изменили начисление — доначислили премию, исправили оклад, провели отпускные за прошлый месяц;
• 👨‍👩‍👧 поздно ввели или изменили заявление на вычеты (на детей, имущественный, стандартный) — налог за прошедшие месяцы завышен;
• 🌍 сотрудник сменил налоговый статус: был нерезидентом (30%), стал резидентом (13%), или наоборот;
• ⚙️ некорректно заполнена карточка — не тот статус, не та дата приёма, не указаны доходы с прошлого места работы;
• 📅 начисление и выплата попали в разные месяцы из-за межрасчётных документов, и налог «съехал» по датам.

Прежде чем что-то пересчитывать, найдите источник расхождения. Самый быстрый инструмент в ЗУП — отчёт Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам). Он в одной таблице показывает доход, исчисленный, удержанный и перечисленный налог по месяцам. Там сразу видно, где исчислено больше удержанного или где вылез отрицательный налог.

Автоматический пересчёт при перепроведении начисления

Это основной и самый безопасный способ. Если ошибка в текущем, ещё не закрытом месяце, менять ничего руками не нужно.

В 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте Зарплата → Начисления и найдите документ Начисление зарплаты и взносов за нужный месяц.
2. Проверьте причину ошибки — исправьте начисление, введите вычет, поправьте карточку.
3. Нажмите Пересчитать (на вкладке НДФЛ есть отдельная команда пересчёта) или просто перепроведите документ кнопкой Провести.
4. На вкладке НДФЛ сверьте новые суммы — программа подставит пересчитанный налог.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Зайдите в Зарплата и кадры → Все начисления и откройте Начисление зарплаты.
2. Внесите исправление и перепроведите документ.

Отдельно стоит проверить вычеты . Если заявление на стандартный вычет на детей ввели с опозданием, но с правом применения с начала года, после перепроведения налог за прошедшие месяцы уменьшится — программа учтёт вычет задним числом. Разницу вернут или зачтут в ближайшей выплате. Если же вычет ошибочно применяли, а права на него не было, после снятия вычета появится недоудержанный налог к доудержанию.

Перепроводить документы массово за закрытый квартал без понимания последствий нельзя: это изменит ранее сданные суммы и приведёт к расхождению с уже отправленной отчётностью. Сначала поймите, что именно и почему пересчитываете.

Как пересчитать налог за прошлый, закрытый месяц

Когда расчёт месяца уже закрыт, а зарплата выплачена, в ЗУП для аккуратного пересчёта есть отдельный документ Перерасчёт НДФЛ.

Он нужен, чтобы пересчитать исчисленный налог за прошедшие месяцы и при этом не переподписывать весь расчёт зарплаты. Результат документа — разница между тем, что было исчислено, и тем, что получилось после пересчёта.

Путь в ЗУП: Налоги и взносы → См. также → Перерасчёты НДФЛ. Порядок:

1. Создайте документ, укажите месяц, в котором отражаете перерасчёт (обычно текущий), и год, за который пересчитываете.
2. Нажмите Заполнить — программа сама найдёт сотрудников, у которых изменился налог, и покажет суммы по месяцам.
3. Проверьте колонки: исчислено было, стало, разница. Отрицательная сумма — излишне исчисленный налог, положительная — доначисление.
4. Проведите документ.

После проведения перерасчёт попадёт в ближайшую ведомость на выплату: недоудержанный налог доудержат, излишне удержанный уменьшит сумму к удержанию.

Ручная корректировка регистров НДФЛ

Бывает, что расчёт зарплаты верный, а в регистрах учёта налога — ошибка. Например, НДФЛ удержали и перечислили, но в программе это не отразилось; или налог перенесли из другой базы и суммы «исчислено/удержано» не бьются.

Для таких случаев есть документ Операция учёта НДФЛ. Он пишет напрямую в регистры налогового учёта, минуя расчёт зарплаты.

Путь в ЗУП: Налоги и взносы → См. также → Операции учёта НДФЛ. В 1С:Бухгалтерии — раздел Зарплата и кадры, блок документов по НДФЛ.

В документе несколько вкладок, каждая правит свой регистр:

• Доходы — сумма дохода, код дохода, дата получения;
• Исчислено — исчисленный налог по соответствующей ставке;
• Предоставлено вычетов — применённые вычеты;
• Удержано — фактически удержанный налог и дата удержания;
• Перечислено — перечисленный в бюджет налог.

Заполняйте только те вкладки, где есть расхождение. Остальные оставьте пустыми — программа не станет трогать корректные данные.

Пересчёт при смене налогового статуса сотрудника

Это отдельный, самый трудоёмкий случай. Налоговый статус определяет ставку: у резидента — 13% (и 15% с суммы сверх порога), у нерезидента в общем случае — 30%. Резидентом считается тот, кто пробыл в РФ не менее 183 дней за 12 следующих подряд месяцев (НК РФ, ст. 207).

Когда сотрудник в течение года меняет статус, налог пересчитывают с начала года по новой ставке.

Порядок в ЗУП и Бухгалтерии:

1. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке Налог на доходы.
2. Измените статус налогоплательщика (например, с Нерезидент на Резидент) и укажите месяц, с которого действует новый статус.
3. Перепроведите документы Начисление зарплаты и взносов за все месяцы с января по текущий — налог пересчитается по ставке резидента.
4. В ЗУП дополнительно проверьте результат документом Перерасчёт НДФЛ.

При переходе нерезидент → резидент образуется излишне удержанный налог (удерживали 30%, а нужно 13%). Его зачитывают в счёт будущих удержаний до конца года. Остаток, который не удалось зачесть, сотрудник возвращает уже через налоговую инспекцию по итогам года — налоговый агент этот остаток не возвращает.

Простой пример. Оклад 100 000 ₽, с января по июнь сотрудник был нерезидентом — удержали по 30%, то есть 30 000 ₽ в месяц, всего 180 000 ₽ за полгода. С июля он стал резидентом, и налог за весь год пересчитывается по ставке 13%: 13 000 ₽ в месяц, 78 000 ₽ за те же шесть месяцев. Разница 180 000 − 78 000 = 102 000 ₽ — это излишне удержанный НДФЛ, который пойдёт в зачёт будущих удержаний. При окладе 100 000 ₽ «новый» налог 13 000 ₽ в месяц полностью перекрывается зачётом примерно до конца года.

При обратном переходе резидент → нерезидент возникает недоудержание: налог нужно доудержать из ближайших выплат.

Пути в ЗУП и Бухгалтерии: где что лежит

Набор инструментов в конфигурациях разный. Сводка:

Если пункт меню называется чуть иначе — ориентируйтесь на раздел верхнего уровня (Налоги и взносы в ЗУП, Зарплата и кадры в Бухгалтерии): состав команд внутри него стабилен.

Напомню про общее правило, которое многие упускают: после перехода на единый налоговый платёж НДФЛ удерживается при каждой выплате, включая аванс. Поэтому пересчёт за месяц часто затрагивает сразу две ведомости — аванс и зарплату, — и проверять нужно обе.

Как проверить результат и сверить с 6-НДФЛ

Пересчёт без проверки — половина дела. После перепроведения обязательно сверьте суммы, иначе расхождение всплывёт при сдаче отчётности.

В ЗУП для контроля по одному человеку используйте Подробный анализ НДФЛ по сотруднику, а по организации в целом — Анализ НДФЛ по месяцам (оба в Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам). Что смотреть:

• исчисленный налог равен сумме по всем доходам и ставкам;
• удержанный налог совпадает с исчисленным (если нет законного переноса на следующий период);
• перечисленный налог закрывает удержанный;
• нет «зависших» или отрицательных сумм по месяцам.

Отдельно откройте Регистр налогового учёта по НДФЛ — это именно та расшифровка, которую инспекция сверяет при проверке.

После того как внутренние отчёты сошлись, переформируйте 6-НДФЛ (1С-Отчётность / регламентированные отчёты) и сравните разделы с данными анализа. Если расчёт за этот период ещё не сдан — просто пересоберите отчёт. Если уже сдан, а суммы изменились, готовьте уточнённый расчёт 6-НДФЛ.

Частые вопросы