Сотрудник стал резидентом: перерасчёт налога в ЗУП и Бухгалтерии без правки прошлых месяцев

Чтобы в 1С пересчитать НДФЛ с 30% на 13%, достаточно записать сотруднику новый статус «Налоговый резидент» с даты, когда он набрал 183 дня в России, и рассчитать зарплату текущего месяца. Программа сама пересчитает налог нарастающим итогом с 1 января по ставке 13%, а разницу с уже удержанным покажет как переплату. Прошлые начисления перепроводить не нужно.

Переплата не возвращается из кассы. Работодатель зачитывает её в счёт налога следующих месяцев этого же года. Что не успели зачесть до декабря, сотрудник забирает через налоговую по декларации 3-НДФЛ.

Когда ставка 30% меняется на 13%

Налоговый резидент — человек, который провёл в России не меньше 183 календарных дней за 12 месяцев подряд. Для работодателя важен текущий календарный год: как только сотрудник набрал 183 дня с 1 января, он резидент до конца года, и потерять этот статус в этом году уже не может.

Что из этого следует для расчёта:

• 📅 Дата смены статуса — день, на который набралось 183 дня. Обычно это конец июня или июль, если человек въехал в начале года.
• 🔁 Пересчёт идёт с 1 января, а не с даты смены. Весь доход года облагается по ставке для резидентов.
• 🚫 Доходы прошлого года не трогаем. Статус за прошлый год определяется по его итогам отдельно.
• 📈 Ставка 13% — не предел. С 2025 года у резидентов прогрессивная шкала: 13% до 2,4 млн ₽ дохода за год, дальше 15%, 18%, 20% и 22%. Для большинства зарплат это всё равно 13%.

Перед любой настройкой проверьте, не облагался ли сотрудник и так по 13%. Некоторые нерезиденты платят по ставкам резидентов с первого дня, и для них перерасчёта не будет:

Если сотрудник одной из льготных категорий сидел у вас на 30%, ошибка в статусе, а не в сроках. Это отдельная ситуация: статус исправляют с даты приёма, и переплату пересчитывают так же, через текущий месяц.

Как подтвердить 183 дня и с какой даты ставить статус

Программа не считает дни пребывания. Она берёт статус, который вы указали, и применяет его с указанной даты. Поэтому дату определяет бухгалтер по документам.

Что запросить у сотрудника:

1. Копию паспорта с отметками о въезде и выезде.
2. Миграционную карту, если отметок в паспорте нет.
3. Табель учёта рабочего времени — он подтверждает, что человек работал в России.
4. Для командировок за границу — приказы и билеты.

Как считать дни:

• ✅ Дни въезда и выезда считаются днями пребывания в России.
• ✅ Выходные и отпуск, проведённые в России, тоже считаются.
• ✅ Короткий выезд на лечение или обучение до 6 месяцев период не прерывает.
• ❌ Дни за границей в отпуске или командировке в 183 дня не входят.

Заранее сохраните в отделе кадров копии документов, по которым считали. При проверке инспектор будет спрашивать именно их.

Новый статус в карточке сотрудника

Статус налогоплательщика хранится с историей. Старую запись «Нерезидент» удалять нельзя: по ней программа помнит, как облагался доход до смены. Добавляется новая запись с новой датой.

В ЗУП 3.1

1. Откройте Кадры → Сотрудники и карточку нужного человека.
2. Перейдите по ссылке «Налог на доходы» — в ней виден текущий статус и вычеты.
3. В блоке статуса налогоплательщика добавьте новое значение: «Налоговый резидент» и дату, с которой оно действует.
4. Сохраните запись. В истории должны остаться обе строки: нерезидент с даты приёма и резидент с новой даты.

В Бухгалтерии 3.0

Путь похожий: Зарплата и кадры → Сотрудники, карточка сотрудника, ссылка про НДФЛ в карточке. Там же задаётся статус с датой. Расчёт налога в Бухгалтерии тоже идёт нарастающим итогом в документе «Начисление зарплаты».

Почему закрытые месяцы перепроводить не нужно

Частая ошибка — открывать январские и февральские начисления, менять статус и перепроводить всё подряд. Так делать не надо.

НДФЛ у работодателя считается нарастающим итогом. В каждом месяце программа берёт доход с начала года, умножает на ставку и вычитает то, что уже удержано. Если в июле статус сменился, июльский расчёт сам охватит январь–июнь.

Что даёт перепроведение старых документов:

• ❌ меняются суммы удержанного налога в закрытых периодах;
• ❌ расходятся сданные 6-НДФЛ и уведомления об исчисленном налоге;
• ❌ ведомости на выплату уже прошли, а налог в них «переписывается»;
• ❌ при закрытом периоде программа может вообще не дать сохранить изменения.

Документы прошлых месяцев не перепроводите — перерасчёт делается в том месяце, когда сменился статус.

Пошагово: перерасчёт НДФЛ с 30 на 13 процентов в ЗУП

Шаг 1. Проверьте, что удержано до смены статуса

Перед расчётом сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам» по сотруднику с начала года. Запишите две цифры: доход с 1 января и удержанный налог. Они понадобятся для контроля.

Шаг 2. Введите статус резидента

Как описано выше — новой записью в карточке сотрудника с датой набора 183 дней.

Шаг 3. Рассчитайте зарплату текущего месяца

Откройте или создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, в котором сотрудник стал резидентом. Нажмите «Заполнить» или пересчитайте сотрудника, если документ уже создан.

На вкладке с НДФЛ налог по этому сотруднику будет пересчитан с начала года по 13%. Если удержанное раньше больше нового налога, сумма к удержанию в месяце будет нулевой, а разница уйдёт в излишне удержанный налог.

Шаг 4. Сотрудник уволился или зарплаты в месяце нет

Если начислять в текущем месяце нечего, пересчитать налог через зарплату не получится. Для этого в ЗУП 3.1 есть отдельный документ «Перерасчёт НДФЛ» в разделе Налоги и взносы. Он пересчитывает налог по выбранным сотрудникам без новых начислений.

Для уже уволенных: если 183 дня набраны после увольнения, работодатель налоговым агентом по этому доходу больше не выступает. Человек возвращает налог через ИФНС сам.

Шаг 5. Проведите выплату

Ведомость на выплату зарплаты формируется как обычно. Налог в ней будет меньше или нулевой — именно на эту разницу сотрудник получит больше на руки.

Сверка результата: какие отчёты смотреть

После расчёта проверьте три вещи.

1. Налог с начала года. В «Анализе НДФЛ по месяцам» доход с 1 января, умноженный на 13%, должен совпасть с исчисленным налогом за год на текущую дату.

2. Регистр налогового учёта. Отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» показывает по сотруднику доходы и налог помесячно с разбивкой по ставкам. В месяце смены статуса видно, как налог по 30% за прошлые месяцы заменился налогом по 13%.

3. Ведомость и расчётный листок. В расчётном листке месяца смены статуса удержание НДФЛ должно быть нулевым или уменьшенным. Сотрудник увидит, почему сумма на руки выросла.

Пример с цифрами: зачёт переплаты и возврат через ИФНС

Возьмём сотрудника с окладом 100 000 ₽, который въехал в январе. 183 дня набрались в июле.

Проверка: за год сотрудник должен 1 200 000 × 13% = 156 000 ₽. Удержали 6 × 30 000 = 180 000 ₽. Переплата 24 000 ₽ остаётся после всех зачётов.

Как с ней поступить:

1. С августа по декабрь работодатель не удерживает налог — так из 89 000 ₽ июльской переплаты зачитываются 65 000 ₽ (5 месяцев по 13 000 ₽).
2. В начале следующего года выдаёт сотруднику справку о доходах и суммах налога.
3. Сотрудник подаёт 3-НДФЛ, прикладывает документы о 183 днях и получает 24 000 ₽ от налоговой.

Вернуть переплату по смене статуса из своих средств или документом «Возврат НДФЛ» работодатель не может. Закон прямо отдаёт этот возврат налоговой. Документ «Возврат НДФЛ» в ЗУП нужен для других случаев излишнего удержания — например, ошибки в льготном статусе с даты приёма.

6-НДФЛ, уведомления и справка о доходах

Отчётность после перерасчёта программа заполняет сама, но знать, что в ней поменяется, полезно.

• 📄 Уведомление об исчисленном НДФЛ. В периоде после перерасчёта налог к уплате по организации уменьшится на сумму зачтённой переплаты. Сверьте сумму уведомления с отчётом по удержанному налогу.
• 📊 6-НДФЛ. Расчёт идёт нарастающим итогом. После смены статуса доходы сотрудника с начала года отражаются по ставке 13%. Уточнённые расчёты за прошлые кварталы не подают: перерасчёт относится к периоду, когда статус изменился.
• 🧾 Справка о доходах и суммах налога. За год она будет по ставке 13%. Излишне удержанный и не зачтённый налог отражается в ней отдельной суммой — эту цифру сотрудник перенесёт в декларацию.

Частые вопросы