Как пересчитать отпускные сотруднику в 1С

Бухгалтер рассчитал отпуск, провёл документ, выплатил деньги — а через неделю выяснилось, что в расчётный период попала квартальная премия, которую начислили позже. Средний заработок вырос, отпускные оказались занижены. Пересчитывать приходится задним числом, и вопрос один: как сделать это в 1С правильно, чтобы сторно и доначисление корректно легли в учёт и в отчётность.

В 1С:ЗУП 3.1 перерасчёт отпускных делают через исправление исходного документа — программа сама сторнирует прежние суммы и начисляет новые. В 1С:Бухгалтерии 3.0 механизм похож, но возможностей меньше, поэтому часть операций приходится контролировать вручную. Ниже — когда нужен перерасчёт, как его запустить в обеих конфигурациях, что происходит с НДФЛ и взносами и чем проверить итог.

Когда отпускные приходится пересчитывать

Перерасчёт нужен, когда изменились данные расчётного периода или сами дни отпуска. Типичные ситуации:

• 💰 Премия за прошлый период начислена после расчёта отпуска. Если премия входит в базу среднего заработка, отпускные занижены.
• 📈 Индексация или повышение оклада задним числом. Средний заработок пересчитывается с учётом коэффициента повышения.
• 🩺 Болезнь во время отпуска. Отпуск продлевается или переносится, часть отпускных сторнируется.
• 🔙 Отзыв сотрудника из отпуска. Неиспользованные дни сторнируются, деньги за них удерживаются или зачитываются.
• ❌ Ошибка в исходных данных. В расчётный период ошибочно попал больничный, командировка или другой исключаемый период.
• 🔁 Перенос отпуска на другие даты по заявлению работника.

Важно разделять два случая. Если меняются суммы расчётного периода (премия, индексация, ошибка) — пересчитывается средний заработок. Если меняются дни отпуска (отзыв, продление) — пересчитывается количество дней при том же среднем. Механизм в 1С один, но результат разный.

Из расчётного периода исключаются время и суммы по больничным, отпускам, командировкам, простою и другим случаям из Положения № 922. Если такой период ошибочно учли как обычный рабочий — средний заработок завышен, и это тоже повод для перерасчёта. При индексации окладов заработок прошлых месяцев умножается на коэффициент повышения, поэтому любое повышение задним числом меняет базу.

Как пересчитать отпуск в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 нельзя просто перепровести старый документ «Отпуск» — он уже учтён в выплатах, НДФЛ и взносах. Поэтому используется исправление.

1. Откройте раздел Зарплата → Отпуска (или Зарплата → Все начисления) и найдите нужный документ «Отпуск».
2. В открытом документе нажмите кнопку «Исправить» в верхней командной панели. Программа создаст новый документ-исправление, связанный с исходным.
3. В документе-исправлении поменяйте то, что изменилось: пересчитайте средний заработок (кнопка пересчёта среднего), скорректируйте даты или число дней.
4. Проверьте результат на вкладках документа: ЗУП покажет сторно прежних сумм и новое начисление отдельными строками.
5. Проведите документ-исправление.

После этого сторно и доначисление автоматически попадут в ближайший документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц. Отдельно их проводить не нужно — они уже учтены в исправлении.

Если сотрудника отзывают из отпуска, в исправлении уменьшите количество дней. Излишне выплаченные отпускные за неиспользованные дни превратятся в отрицательную сумму — её либо удержат из ближайшей зарплаты, либо зачтут при оформлении нового отпуска на оставшиеся дни.

Отдельный частый случай — болезнь во время отпуска. По статье 124 ТК РФ отпуск на дни больничного продлевается или переносится по выбору работника. Если отпуск продлевается, дни сверх первоначальных просто добавляются по тому же среднему заработку, пересчёт сумм не нужен. Если дни переносятся на другой период, в исправлении уменьшите число дней текущего отпуска, а на оставшиеся оформите новый документ «Отпуск» — средний заработок для него считается заново, на дату начала перенесённой части. Больничный при этом вводится обычным документом «Больничный лист», и программа сама учтёт пересечение периодов.

Исправление отпускных в 1С:Бухгалтерии 3.0

БП 3.0 ведёт зарплату в упрощённом виде и рассчитана на небольшой штат. Документ «Отпуск» здесь есть в разделе Зарплата и кадры → Все начисления (или Зарплата → Отпуска), но инструмент исправления работает проще, чем в ЗУП.

Порядок действий:

1. Найдите проведённый документ «Отпуск» в журнале начислений.
2. Если доступна кнопка «Исправить» — используйте её так же, как в ЗУП: система создаст документ-исправление со сторно и новым расчётом.
3. Если кнопки нет или расчёт простой, скорректируйте суммы в документе «Начисление зарплаты» за текущий месяц: добавьте строку доначисления или сторно по сотруднику.

Документ «Отпуск» и его исправление доступны в БП 3.0 только при условии, что учёт расчётов по зарплате ведётся в этой же программе. Проверьте настройку в разделе Зарплата и кадры → Настройки зарплаты: учёт должен вестись «в этой программе», а не во внешней. Иначе в бухгалтерию попадают лишь сводные проводки, и перерасчёт делается в ЗУП.

Перед исправлением проведённого документа, по которому уже прошла выплата, сделайте резервную копию базы . Откат вручную в зарплатных документах трудоёмкий.

Сторнирование и ручная корректировка

Сторнирование — это отмена ранее начисленных сумм «красной записью». В 1С оно формируется автоматически, когда вы исправляете документ: прежние начисления записываются с минусом, новые — с плюсом. Руками сторно-документ в типовых конфигурациях создавать не нужно.

Что происходит в проводках при уменьшении отпускных (например, при отзыве):

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, к какому подразделению и виду деятельности относится сотрудник, — он подставляется по настройкам отражения зарплаты в учёте.

Ручная корректировка нужна в редких случаях: когда типовой механизм не покрывает ситуацию (например, сложный пересчёт за несколько месяцев с индексацией). Тогда суммы вносят через документ начисления зарплаты отдельными строками, а основание фиксируют в бухгалтерской справке.

Что происходит с НДФЛ и страховыми взносами

Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами, поэтому перерасчёт меняет и их.

При доначислении отпускных:

• Доначисляется НДФЛ. Дата получения дохода по отпускным — дата их выплаты, поэтому доначисленный налог удерживается при ближайшей выплате.
• Доначисляются страховые взносы по тарифу организации. Они увеличат базу текущего месяца.

При уменьшении отпускных (сторно):

• Возникает излишне удержанный НДФЛ. Он зачитывается в счёт налога с ближайших выплат — отдельное заявление на возврат обычно не требуется, если всё в пределах одного налогового периода.
• Взносы сторнируются. Если перерасчёт в пределах текущего года, уменьшение отражают в расчёте по взносам за текущий период без уточнёнки за прошлый.

Если перерасчёт затрагивает прошлый отчётный период, проверьте, не нужна ли корректировка отчётности. При существенном уменьшении отпускных прошлого квартала может потребоваться уточнённый расчёт 6-НДФЛ. В пределах текущего периода корректировки отражаются в очередных отчётах автоматически.

Пример перерасчёта с числами

Чтобы было понятно, что именно пересчитывает программа, разберём типовую ситуацию с премией.

Сотрудник уходит в отпуск на 28 календарных дней. Расчётный период отработан полностью, начисления за 12 месяцев составили 600 000 ₽. Средний дневной заработок:

• 600 000 ₽ ÷ 12 ÷ 29,3 = 1 706,48 ₽
• Отпускные: 1 706,48 ₽ × 28 = 47 781,44 ₽

Отпуск рассчитали и выплатили. После этого начислили квартальную премию 60 000 ₽, которая входит в базу среднего заработка. Программа отмечает сотрудника к перерасчёту. Делаем исправление:

• Новая база: 600 000 + 60 000 = 660 000 ₽
• Средний дневной: 660 000 ₽ ÷ 12 ÷ 29,3 = 1 877,13 ₽
• Отпускные: 1 877,13 ₽ × 28 = 52 559,64 ₽
• Доначислено: 52 559,64 − 47 781,44 = 4 778,20 ₽

С доначисленной суммы удерживается НДФЛ: 4 778,20 × 13 % ≈ 621,17 ₽. На руки сотрудник получит около 4 157 ₽ в ближайшую выплату. Страховые взносы начислятся на 4 778,20 ₽ по тарифу организации и увеличат базу текущего месяца.

Проверка результата перерасчёта

После исправления сверьте, что суммы и налоги сошлись. Удобные отчёты в ЗУП 3.1 (раздел Зарплата → Отчёты по зарплате):

Порядок проверки:

1. Откройте расчётный листок сотрудника за месяц перерасчёта — в нём должны быть видны строка сторно (с минусом) и строка нового начисления.
2. Сверьте НДФЛ: убедитесь, что налог пересчитан на новую сумму, а излишне удержанный зачтён.
3. Проверьте взносы в анализе по фондам — база должна соответствовать итоговой сумме отпускных.
4. Сверьте выплату: если отпускные уменьшились, разница должна быть удержана или зачтена; если выросли — доначисленная сумма включена в ближайшую выплату.

В БП 3.0 набор отчётов скромнее, но расчётный листок и свод начислений доступны в том же разделе Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате — их для контроля достаточно.

Частые вопросы