Как настроить перевод килограммов в тонны в 1С

Одна тонна — это 1000 килограммов, коэффициент пересчёта равен 1000. В 1С перевод не считают в столбик: в карточку товара добавляют единицу «тонна» с коэффициентом 1000 к базовому килограмму, и программа сама пересчитывает количество при вводе строки документа. Выбрали в поступлении «тонны» — склад и проводки всё равно хранятся в базовой единице.

Такой механизм упаковок есть в 1С:Управление торговлей 11, ERP и Комплексной автоматизации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 у номенклатуры одна единица измерения, поэтому кг и тонны там разводят иначе — либо выбором базовой единицы для конкретного товара, либо ручным пересчётом количества. Ниже — оба подхода, настройка коэффициента, округление и типичные нестыковки.

Коэффициент и где он хранится

Базовая арифметика простая и её стоит держать в голове при любой настройке:

• 1 т = 1000 кг, значит кг → т делим на 1000, т → кг умножаем на 1000.
• 2500 кг = 2,5 т; 1,75 т = 1750 кг; 2 т 350 кг = 2350 кг.
• Коэффициент 1000 — целое число, поэтому сам пересчёт точный в обе стороны. Погрешность возникает не из-за коэффициента, а из-за числа знаков после запятой (об этом — в разделе про округление).

В 1С единицы берутся из классификатора ОКЕИ (ОК 015-94). У килограмма код 166, у тонны — 168. Коды нужны для корректной печати документов и обмена, поэтому выбирайте единицу из классификатора, а не заводите «тонна» строкой вручную.

Настройка дополнительной единицы в карточке товара

Разберём на примере УТ 11, где механизм упаковок работает полноценно.

1. Откройте карточку номенклатуры: НСИ и администрирование → Номенклатура (или CRM и маркетинг → Номенклатура — зависит от настройки интерфейса).
2. Убедитесь, что в поле базовой единицы стоит кг. Базовая — это та, в которой ведётся складской учёт; менять её после появления движений нельзя.
3. Перейдите по ссылке к упаковкам и единицам измерения в карточке товара.
4. Добавьте новую упаковку, выберите единицу тонна из классификатора.
5. В поле коэффициента укажите 1000 — сколько базовых единиц (кг) в одной тонне.
6. Запишите карточку.

После этого в строке документа появляется колонка выбора единицы. Ставите т, вводите 2,5 — система показывает и проводит 2500 кг.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельной таблицы упаковок с коэффициентом нет. Здесь два рабочих пути:

• Единица на товар. Для сыпучих и весовых товаров, которые учитываются тоннами (щебень, зерно, уголь), поставьте базовой единицей тонна. Тогда всё количество вводится и хранится в тоннах.
• Ручной пересчёт при вводе. Если приход пришёл в килограммах, а в карточке тонны — пересчитайте сами: разделите кг на 1000 и внесите результат. Обратно — умножьте.

Как 1С пересчитывает при поступлении и продаже

В конфигурациях с упаковками (УТ, ERP, КА) пересчёт идёт автоматически и в приходе, и в расходе.

• В Поступлении товаров и услуг выбираете в строке единицу т, ставите количество в тоннах. В колонке с базовой единицей и в движениях регистра появляется количество в кг.
• В реализации и перемещении — та же логика: выбрали упаковку, 1С привела к базовой единице для списания со склада.
• Цена при этом относится к выбранной единице. Если закупка по цене за тонну, а базовая — кг, программа пересчитает цену за кг автоматически. Проверьте, что сумма строки не «уехала»: сумма = количество базовых единиц × цена базовой единицы.

Разберём на числах. Поступил щебень: 25 т по цене 1200 руб. за тонну. Базовая единица товара — килограмм. В строке поступления выбираете единицу т, количество 25, цену 1200. Что сделает 1С:

• приведёт количество к базовой единице: 25 × 1000 = 25 000 кг — столько ляжет на склад;
• пересчитает цену за базовую единицу: 1200 / 1000 = 1,2 руб. за кг;
• сумму строки оставит прежней: 25 000 × 1,2 = 30 000 руб.

Сумма не меняется от выбора единицы — меняется только то, в чём считается количество и цена. Это удобно для сверки: сумма в накладной поставщика и в вашем документе должна совпасть до копейки независимо от того, кто в чём считал — в тоннах или килограммах.

В 1С:Бухгалтерии, где единица одна, «пересчёт при поступлении» сводится к тому, что вы заранее привели количество к единице карточки. Поэтому в БП важно один раз определиться, в чём ведёте товар, и держаться этого.

Какой способ выбрать под вашу задачу

Прежде чем настраивать, определитесь, что вам нужно от учёта — от этого зависит, где заводить тонны.

Когда перевод делают вручную

Автоматика закрывает не всё. Руками пересчитывают в таких случаях:

• Разовая операция по товару, который обычно в кг. Заводить ради одной накладной упаковку «тонна» не обязательно — проще пересчитать количество калькулятором и внести.
• Перенос данных и загрузка из внешних файлов. В прайсах и спецификациях единицы бывают любые. Перед загрузкой приведите количество к базовой единице товара в самом файле.
• Сверка с контрагентом. В акте сверки фигурируют суммы, но если спорите по количеству — держите под рукой, что 1 т = 1000 кг, чтобы сопоставить ваши килограммы с его тоннами.

Для разового пересчёта помогает простое правило: кг → т — сдвиг запятой на три знака влево. 4200 кг → 4,2 т. 850 кг → 0,85 т. Обратно — запятая на три знака вправо.

Округление и точность: где теряются килограммы

Коэффициент целый, но число знаков после запятой у количества ограничено. Именно здесь появляются расхождения.

Точность количества в 1С задаётся в настройках (в параметрах учёта или учётной политике — зависит от конфигурации) и по умолчанию обычно равна 3 знакам после запятой. Что это значит в тоннах:

• 3 знака в тоннах — это точность до 0,001 т, то есть до 1 кг. Для щебня и зерна этого хватает.
• А вот 1 234 567,8 кг при хранении в тоннах — это 1234,5678 т. При трёх знаках округлится до 1234,568 т, то есть до 1 234 568 кг. Потеря — 200 граммов на строке.

Отсюда практический вывод:

Базовой единицей делайте самую мелкую (кг), а крупную (тонну) — упаковкой для ввода. Тогда в учёте хранятся килограммы, и округление количества не копит ошибку.

Если по бизнес-смыслу базовой всё же должна быть тонна, а грузы приходят с точностью до килограмма — увеличьте число знаков количества в настройках до 4–6, чтобы 0,000001 т = 1 грамм помещался без потерь. Менять точность лучше до начала учёта: пересчёт уже проведённых документов — отдельная трудоёмкая процедура.

Что делать, если единицы «не стыкуются»

Типичные нестыковки и как их закрыть:

• В документе нет нужной единицы в выборе. Упаковка не заведена в карточке товара. Добавьте «тонну» с коэффициентом 1000 (раздел про настройку выше).
• Количество пересчиталось не так. Проверьте коэффициент упаковки: он должен быть ровно 1000, а не 0,001 или 100. Коэффициент — это сколько базовых единиц в одной упаковке.
• Нельзя списать: на складе кг, а в заявке тонны. Так бывает, когда базовые единицы одного товара в разных документах разные — обычно из-за дубля номенклатуры. Проверьте, что товар один и базовая единица у него одна.
• В обмене или загрузке единица «слетает». Во внешних системах свой классификатор. Сопоставьте коды ОКЕИ: кг — 166, тонна — 168. Несовпадение кода даёт «неизвестную единицу».

Отчёты: как увидеть и тонны, и килограммы

Складские и товарные отчёты (ведомость по товарам, остатки и обороты, универсальный отчёт по регистру) показывают количество в той единице, в которой оно хранится, — то есть в базовой. Если базовая — килограмм, цифры будут в килограммах.

Чтобы получить тонны:

• Самый надёжный способ — хранить в той единице, в которой нужна отчётность. Нужны отчёты в тоннах постоянно — делайте базовой единицей тонну (с запасом по знакам после запятой).
• Для разового взгляда в тоннах выгрузите отчёт в таблицу и поделите колонку количества на 1000 — коэффициент целый, ошибки не будет.
• В конфигурациях с упаковками часть отчётов умеет показывать количество в выбранной единице измерения через настройку группировки и показателей. Если нужного показателя в стандартной настройке нет — опирайтесь на базовую единицу и пересчёт ×1000.

Для контроля после настройки сформируйте оборотку по одному товару за период и сверьте: приход в тоннах, умноженный на 1000, должен совпасть с остатком в килограммах по складу.