Удалить, спрятать в архив или объединить: наводим порядок в справочнике товаров

Почистить номенклатуру в 1С — значит пометить лишние позиции на удаление и запустить обработку Удаление помеченных объектов, а дубли перед этим объединить командой замены ссылок. Удалится только то, на что нет ни одной ссылки в документах и регистрах. Всё, что хоть раз попало в приход или реализацию, программа оставит, и это правильно.

Частая ошибка — нажать Del на сотне карточек и считать, что справочник очищен. Пометка удаления ничего не удаляет: позиции остаются в базе, видны в отчётах и мешают при подборе в документы. Доводить чистку надо до конца — удалением помеченных и разбором того, что программа удалить отказалась.

Что проверить до того, как удалять номенклатуру

Чистку начинают не со справочника, а с копии базы. Удаление помеченных объектов необратимо: кнопки «Отменить» после него нет.

Резервная копия

Сделайте выгрузку базы до любых массовых операций со справочником. Самый надёжный способ — через Конфигуратор: Администрирование → Выгрузить информационную базу, файл .dt. Для выгрузки все пользователи должны выйти из базы.

Для базы на SQL-сервере подойдёт и штатный бэкап СУБД, если администратор делает его по расписанию. Уточните у него дату последней копии.

Анализ справочника

Перед чисткой разберите номенклатуру на группы. Удобнее всего — выгрузить список в таблицу:

1. Откройте список номенклатуры.
2. Отключите иерархический просмотр, чтобы видеть все позиции разом.
3. Через Ещё → Вывести список выгрузите колонки «Наименование», «Артикул», «Вид номенклатуры», «Единица».
4. Сохраните результат в Excel и отсортируйте по наименованию.

После сортировки дубли видны сразу: «Бумага А4 Svetocopy» и «Бумага А4 SvetoCopy 500л» окажутся рядом.

Остатки и обороты

Позицию с остатком удалять нельзя по смыслу, даже если программа это позволила бы.

• 📊 В БП 3.0 сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41, 10, 43 с детализацией по номенклатуре.
• 📦 В УТ 11, ERP и КА — отчёт Остатки и доступность товаров или Ведомость по товарам на складах.
• 🕒 Посмотрите обороты за последние 1–2 года: позиция без движения с давних пор — кандидат в архив.

Когда чистку лучше отложить

Есть моменты, когда трогать справочник не стоит:

• 📆 идёт закрытие квартала или года, и отчётность ещё не сдана;
• 🔄 настроен обмен с другой базой (БП ↔ УТ, магазин, сайт), а правила сопоставления номенклатуры не проверены — удалённая в одной базе позиция может вернуться при следующем обмене или сломать загрузку;
• 📋 проходит инвентаризация: документы пересчёта ссылаются на позиции, которые вы собрались объединять.

При обмене между базами чистите сначала базу-источник справочника, затем приёмник, и только после сверки сопоставления.

Удалить, спрятать или объединить: как выбрать способ очистки

Не каждую лишнюю карточку можно и нужно удалять. Решение зависит от того, есть ли по ней документы и есть ли у неё «двойник».

Как удалить номенклатуру в 1С по шагам

Удаление идёт в два этапа: пометка, затем физическое удаление. Между ними можно спокойно проверить список и снять лишние пометки.

Шаг 1. Пометка на удаление

1. Откройте справочник номенклатуры.
2. Выделите нужные позиции. Ctrl — по одной, Shift — диапазоном.
3. Нажмите Del или выберите Ещё → Пометить на удаление / Снять пометку.
4. Подтвердите действие.

Помеченные строки отображаются с перечёркнутой иконкой. Чтобы посмотреть их все, отключите иерархию и отсортируйте список, либо отберите по полю «Пометка удаления» через Ещё → Настроить список.

Шаг 2. Удаление помеченных объектов

Пути к обработке в разных конфигурациях:

Команда Все функции включается в Сервис и настройки → Параметры → Отображать команду «Все функции».

Дальше:

1. Выберите режим выборочного удаления, чтобы видеть, что именно будет удалено.
2. Отметьте в списке только справочник «Номенклатура» и связанные с ним объекты.
3. Запустите удаление.
4. Изучите итог: часть объектов программа удалит, часть — нет, с перечнем мест использования.

Запускайте обработку, когда в базе мало пользователей: на большой базе поиск ссылок занимает от минут до часов. Если кто-то в это время проводит документы с этими позициями, они не удалятся.

Шаг 3. Разбор неудалённых позиций

Обработка покажет, кто ссылается на каждую неудалённую карточку. Типовые «держатели»:

• 📄 документы поступления, реализации, перемещения, инвентаризации;
• 💰 записи регистров цен и установки цен;
• 🏷️ штрихкоды, упаковки, характеристики, спецификации;
• 📑 договоры и заказы с табличной частью товаров.

Если ссылается другой помеченный объект, обработка удаляет их вместе. Если ссылается проведённый документ — решайте, что с позицией: архив или объединение. Удалять документ ради чистки справочника не нужно.

Архивирование номенклатуры: скрыть позицию, не теряя истории

Позиции с историей не удаляют, а убирают с глаз. Отчёты за прошлые годы при этом остаются верными.

Архивная группа

Рабочий приём, который подходит для БП, УТ и ERP:

1. Создайте в справочнике группу Архив (или Не используется).
2. Выделите устаревшие позиции и перетащите их в эту группу мышью.
3. Для большого объёма воспользуйтесь обработкой Групповое изменение реквизитов и задайте новую группу (реквизит «Родитель»).
4. Сверните группу в списке — в подборе пользователи её почти не открывают.

Групповое изменение в БП 3.0 лежит в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных, в УТ 11 и ERP — по тому же пути внутри раздела НСИ и администрирование.

Дополнительные метки

• ✏️ Добавьте в начало наименования префикс (арх) или яя_, чтобы позиция уходила в конец сортировки.
• 🚫 Пометка удаления без последующего удаления тоже скрывает позицию из подбора в части форм, но засоряет отчёты пометками. Как постоянное решение не годится.
• 🔒 Если в базе настроены права по группам номенклатуры, закройте группу «Архив» на добавление в документы для рядовых пользователей.

Объединение дублей и обработки для автоматической очистки

Дубли — главный мусор в справочнике. Вручную их не удалить: обе карточки обычно уже в документах.

Поиск и удаление дублей

В типовых конфигурациях на БСП есть обработка Поиск и удаление дублей. В БП 3.0 она находится в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных.

1. Выберите область поиска — справочник «Номенклатура».
2. Задайте правило сравнения: по наименованию «похоже» или «совпадает», по артикулу «совпадает».
3. Ограничьте отбор группой, если справочник большой, — иначе поиск идёт долго.
4. Просмотрите найденные группы дублей и в каждой отметьте оригинал.
5. Запустите замену: ссылки во всех документах перейдут на оригинал, дубль будет удалён.

Объединение из списка

Когда дублей немного, проще работать прямо из справочника. Выделите две-три карточки и найдите в меню Ещё команду объединения (в разных релизах — «Объединить» или «Заменить и удалить»). Программа спросит, какой элемент оставить основным.

Внешние обработки

Кроме штатных инструментов используют внешние обработки (.epf) для массовой чистки по условиям — например, «пометить все позиции без движений за 3 года».

• 🔍 Подключайте только обработки из проверенного источника и проверяйте их на копии базы.
• 🧩 Внешняя обработка, которая удаляет объекты напрямую, минуя поиск ссылок, оставит в документах битые ссылки.
• 🛠️ Для подключения нужна настройка Дополнительные отчёты и обработки в разделе администрирования.

Ошибки при очистке справочника и как их исправить

Тестирование и исправление запускается в Конфигураторе: Администрирование → Тестирование и исправление. Для неё нужен монопольный доступ, поэтому все пользователи должны выйти из базы. Перед запуском — снова свежая выгрузка.

Как держать номенклатуру в чистоте после уборки

Без правил справочник зарастает за полгода. Несколько договорённостей решают проблему.

Правила ввода

• 👤 Право добавлять номенклатуру — у одного-двух ответственных, остальные подают заявку.
• 📝 Единый шаблон наименования: «Тип — Марка — Модель — Параметр». Например: «Бумага офисная — SvetoCopy — A4 — 500 л.».
• 🔢 Артикул обязателен и уникален. В УТ 11 и ERP включите контроль уникальности артикула в настройках номенклатуры, если ваш релиз его поддерживает.
• 🏷️ Перед созданием карточки — поиск по артикулу и штрихкоду. Сканер в форме поиска сразу находит товар.

Загрузка из файлов поставщика

Основной источник дублей — загрузка прайсов и электронных накладных. При приёме ЭДО программа предлагает сопоставить номенклатуру поставщика со своей. Сопоставьте один раз — дальше позиции подставятся сами, без новых карточек.

Регламент проверок

• 📅 Раз в квартал — поиск дублей по наименованию и артикулу.
• 🗂️ Раз в год — перенос позиций без движений в группу «Архив».
• 🧹 После каждой проверки — удаление помеченных объектов.

Частые вопросы