Недостача товаров в 1С:Бухгалтерии 3.0: от описи до взыскания с виновного

Недостачу в 1С:Бухгалтерии 3.0 показывают в два документа. Сначала Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров фиксирует факт расхождения. Затем на её основании создают Списание товаров: оно даёт проводку Дт 94 Кт 41.01 (или Кт 10.xx для материалов). Дальше сумму со счёта 94 распределяют вручную: на виновного (73.02), в пределах норм убыли (44 или 20, 26) или на прочие расходы (91.02).

Сама инвентаризация проводок не делает. Она нужна для печатных форм ИНВ-3 и ИНВ-19 и как основание для акта о недостаче. Поэтому «показать недостачу» в учёте — это всегда связка: опись → списание → закрытие счёта 94.

1. Подготовка к инвентаризации и ввод фактических остатков

Перед пересчётом проверьте, что в базе проведены все приходы, отгрузки и перемещения по складу на дату инвентаризации. Иначе «недостача» окажется просто непроведённой реализацией.

Порядок ввода данных:

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров и нажмите Создать.
2. Укажите дату, организацию и склад. Дата — день фактического пересчёта.
3. Заполните ответственное лицо и членов комиссии: они попадут в печатные формы.
4. Нажмите Заполнить и выберите заполнение по остаткам на складе. Колонка «Количество учёт» получит данные учёта.
5. В колонку «Количество факт» внесите результат пересчёта. Программа сама посчитает отклонение в штуках и в сумме.
6. Запишите документ.

💡 Если товаров сотни, распечатайте ИНВ-3 с пустыми фактическими остатками и раздайте комиссии. После пересчёта цифры вносят в документ одним проходом, а не по ходу.

Что напечатать

Обе формы — в меню Печать документа. Формы ИНВ с 2013 года не обязательны: организация может утвердить свои. Но если в учётной политике закреплены ИНВ-3 и ИНВ-19, печатайте именно их.

2. Разбор расхождений до списания недостачи

Не спешите списывать. Часть «недостач» — это ошибки учёта, а не реальные потери, и их исправляют, а не списывают. Сначала пройдите по списку отклонений.

🔍 Что проверить в первую очередь:

• 📦 Пересортица. Недостача одного товара и излишек похожего на ту же сумму. Часто это одна и та же позиция, принятая под разными карточками номенклатуры.
• 🧾 Непроведённые документы. Реализация, перемещение или возврат поставщику, которые оформили на складе, но не провели в 1С.
• 📏 Единицы измерения. Принимали в упаковках, а считают в штуках.
• 🏷 Двойные карточки. Один товар заведён дважды, и остаток «разъехался» между ними.

Зачёт пересортицы допускается, если расхождение выявлено за один проверяемый период, у одного материально ответственного лица и по товарам одного наименования. Это прямо предусмотрено методическими указаниями по инвентаризации. Если стоимость недостающего товара выше стоимости излишка, разницу всё равно взыскивают с виновного или относят на убытки.

После исправлений перезаполните колонку «Количество учёт» и проверьте, что в документе остались только настоящие расхождения.

3. Как в 1С показать недостачу документом «Списание товаров»

Акт о недостаче в 1С оформляется не отдельным документом, а документом списания на основании инвентаризации.

1. Откройте проведённую или записанную инвентаризацию.
2. Нажмите Создать на основании → Списание товаров.
3. Табличная часть заполнится только строками с недостачей. Количество — разница между учётом и фактом.
4. Проверьте счета учёта в строках: 41.01 для товаров, 10.01, 10.09 и другие для материалов.
5. Проведите документ.

Проводки, которые сформируются:

Дт 94 Кт 41.01 — недостача товаров по учётной стоимости
Дт 94 Кт 10.xx — недостача материалов по учётной стоимости

Печатная форма «Акт о списании товаров» (ТОРГ-16) доступна в документе. Как акт о недостаче её используют, если в организации не утверждена своя форма.

Если не хватает основных средств

Для ОС используют отдельную цепочку: ОС и НМА → Инвентаризация ОС, затем Списание ОС с причиной списания. Балансовая стоимость за минусом амортизации уходит на 91.02, а виновный отражается отдельной операцией. Товарная логика со счётом 94 здесь не применяется.

4. Куда отнести недостачу со счёта 94

После списания на счёте 94 висит остаток. Его закрывают ручной операцией: Операции → Бухгалтерский учёт → Операции, введённые вручную → Создать → Операция. Дата — дата решения руководителя по итогам инвентаризации.

Одну недостачу можно разнести на несколько адресатов. Например, часть в пределах норм — на 44, остаток — на виновного. Тогда в ручной операции будут две строки, и в сумме они дают ровно остаток 94 по этому складу.

💡 В операции на счёте 73.02 выберите субконто «Работник». Без него потом не получится увидеть долг конкретного человека.

5. Учёт требований к виновному сотруднику

Взыскать недостачу с работника можно только по правилам главы 39 ТК РФ. Для 1С это значит: до проводки на 73.02 должны быть объяснение сотрудника и решение работодателя.

📋 Документы в бумажной части:

• 📝 письменное объяснение работника (ст. 247 ТК РФ); отказ дать его оформляют актом;
• 📑 договор о полной материальной ответственности, если хотите взыскать больше среднего месячного заработка;
• 🖊 приказ о взыскании — не позднее месяца с даты окончательного установления суммы ущерба (ст. 248 ТК РФ).

Без договора о полной материальной ответственности работник отвечает в пределах среднего месячного заработка. Если сумма больше или сотрудник не согласен, удержать по приказу нельзя: только добровольно или через суд.

Пример с числами

Недостача 10 единиц, учётная стоимость 500 ₽, рыночная цена 650 ₽. С кладовщика взыскивают по рыночной цене.

Дт 73.02 Кт 94    — 5 000 ₽  (10 × 500, учётная стоимость)
Дт 73.02 Кт 98.04 — 1 500 ₽  (10 × (650 − 500), разница)
Дт 70 Кт 73.02    — 6 500 ₽  удержание из зарплаты
Дт 98.04 Кт 91.01 — 1 500 ₽  по мере погашения долга

Ограничение: из каждой выплаты удерживают не больше 20% (ст. 138 ТК РФ). Оклад 40 000 ₽, НДФЛ 5 200 ₽, к выплате 34 800 ₽. Предел — 20% от 34 800 = 6 960 ₽. Сумма 6 500 ₽ укладывается в одну выплату. Если бы долг был 15 000 ₽, его пришлось бы растянуть на три месяца.

Если сотрудник вносит деньги в кассу, вместо удержания будет приходный кассовый ордер с видом операции «Прочий приход», счёт 73.02: Дт 50.01 Кт 73.02.

6. Проводки по недостаче и налоговая база

В бухучёте все варианты закрываются, а вот для налога на прибыль важно основание.

В 1С это отражается через налоговые суммы в ручной операции: в колонках налогового учёта для 91.02 выберите статью прочих расходов с флажком «Принимается к налоговому учёту». Если расход не принимается — отдельная статья без флажка. Тогда в декларации сумма не попадёт в расходы.

Что с НДС

Прямой обязанности восстанавливать входящий НДС по недостаче в закрытом перечне п. 3 ст. 170 НК РФ нет. Минфин в разные годы требовал восстанавливать налог по хищениям и недостачам сверх норм, суды чаще вставали на сторону налогоплательщиков. Позицию фиксируют в учётной политике.

Если решили восстанавливать, используйте документ «Восстановление НДС» из регламентных операций НДС за квартал. Проводка: Дт 91.02 Кт 68.02, налоговая сумма — без принятия к расходам.

7. Отчёты после отражения недостачи

После всех проводок прогоните три проверки.

1. ОСВ по счёту 94 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Сальдо на конец месяца должно быть нулевым. Остаток — значит, часть недостачи не распределена.
2. ОСВ по счёту 73.02 с разбивкой по работникам. Видно, сколько каждый ещё должен и как идёт погашение.
3. Ведомость по товарам на складах (Склад → Отчёты) на дату инвентаризации. Остаток по учёту должен совпадать с колонкой «Количество факт».

Если остаток на складе не сходится, проверьте даты. Частая история: инвентаризация 30-м числом, списание — 31-м, а между ними провели отгрузку. Тогда в списании правильное количество, но фактический остаток другой.

8. Частые ошибки при отражении недостачи в 1С

• ❌ Списание датой раньше инвентаризации. Документ основания должен быть не позже списания, иначе ИНВ-19 и акт противоречат друг другу.
• ❌ Долг на 73.02 без субконто работника. Общая сумма есть, а по людям не разложить.
• ❌ Разница рыночной и учётной стоимости сразу в 91.01. Доход признают по мере погашения, до этого сумма живёт на 98.04.
• ❌ Нормы естественной убыли к товарам, для которых их нет. Нормы утверждены для конкретных групп. На технику, одежду, бытовую химию в штуках они не распространяются.
• ❌ Удержание больше 20% без оснований. Повышенный предел 50% и 70% ТК РФ даёт для отдельных случаев, к обычному ущербу по приказу работодателя он не относится.
• ❌ Инвентаризация перед годовым отчётом без списания. Документ записали, недостачу не показали. Остатки в балансе завышены.

Частые вопросы