Смена бухгалтера в 1С: права доступа, подпись и передача базы

Первый порыв при смене бухгалтера — зайти в список пользователей и удалить старую учётную запись. Так делать нельзя: вместе с пользователем вы теряете связку «кто создал документ», и во всех проводках за прошлые периоды поле автора становится пустым. Запись не удаляют, а делают недействительной.

Смена ответственного бухгалтера в 1С — это не одна кнопка, а несколько независимых действий: закрыть вход прежнему сотруднику, завести нового пользователя и выдать ему права доступа , переоформить электронную подпись и сертификаты, поменять ответственных лиц в документах, свериться с журналом регистрации и передать саму базу с архивом. Ниже — каждый шаг с точными путями меню для 1С:Бухгалтерии 8.3 (интерфейс «Такси»). В ЗУП и УТ логика та же, расположение пунктов близкое.

Закрыть вход прежнему сотруднику, но сохранить его в базе

Доступ перекрывают в карточке пользователя. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, найдите увольняемого сотрудника и откройте его карточку.

Снимите флажок Вход в программу разрешён — и всё, человек больше не войдёт в базу. Саму запись оставьте: установите флажок Недействителен. Так пользователь пропадёт из списков выбора и из активных, но останется как автор своих старых документов.

Что ещё закрыть у прежнего сотрудника:

• 🔑 если вход был по паролю — пароль можно не трогать, достаточно снятого флажка входа;
• 🔗 отзовите внешние доступы: выгрузка в банк-клиент, подключение к ЭДО , доступ к 1С-Отчётности под его сертификатом;
• 💻 если работа шла через опубликованную базу (веб или RemoteApp) — доступ закроется автоматически вместе с запретом входа;
• 📵 отдельно проверьте мобильное приложение и внешние обработки, если их настраивали персонально.

Завести нового пользователя и выдать права доступа

Нового бухгалтера добавляют в том же справочнике: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, кнопка Создать.

В карточке заполните:

1. Полное имя — ФИО, как оно будет отображаться в документах.
2. Имя для входа (логин) — короткое, латиницей или кириллицей, без пробелов.
3. Способ аутентификации — пароль 1С либо вход по учётной записи Windows/домена, если так настроено в организации.
4. Флажок Вход в программу разрешён — поставьте, иначе пользователь не войдёт.

Права выдаются не галочками по одной операции, а профилями групп доступа. Перейдите на вкладку Права доступа в карточке пользователя (или откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа).

Для главного бухгалтера обычно подходит профиль с полными правами по учёту; типовые профили в 1С:Бухгалтерии — это, например, Главный бухгалтер и Бухгалтер. Не выдавайте новому сотруднику профиль Администратор, если он не должен управлять пользователями и настройками, — административные права отделяют от учётных.

Сколько прав давать новому бухгалтеру

Соблазн выдать новому сотруднику сразу профиль Администратор, чтобы «ничего не блокировало», — ошибка. Административные права дают управление пользователями, настройками обмена и выгрузкой базы; бухгалтеру для работы они не нужны. Разделяйте роли: учётные права отдельно, администрирование — у ответственного за ИТ.

Если организаций в базе несколько, а новый бухгалтер ведёт не все, ограничьте доступ по организациям. В 1С:Бухгалтерии это настраивается через группы доступа: в профиле включается ограничение по организациям, а в группе доступа указываются конкретные юрлица, с которыми сотрудник работает. Остальные организации он не увидит.

Что ещё разумно ограничить на старте, пока новый сотрудник входит в курс дела:

• 🔒 закрытие периода и изменение закрытых периодов — оставьте за главным бухгалтером;
• 🧾 удаление документов — отдельное право, которое лучше не выдавать рядовым пользователям;
• ⚙️ изменение учётной политики и настроек налогов — только для ответственного лица.

Электронная подпись и сертификаты: отозвать старое, выпустить новое

Сертификат электронной подписи привязан к конкретному человеку и к ключевому носителю. При смене бухгалтера он не передаётся — передавать чужой ключ подписи нельзя, это нарушение правил обращения с ключом по закону № 63-ФЗ.

Порядок зависит от того, кто подписывал отчётность.

Если подписывал руководитель. Подпись юридического лица руководитель получает в удостоверяющем центре ФНС. Смена бухгалтера на неё не влияет — руководитель как подписывал, так и подписывает.

Если подписывал сам бухгалтер по доверенности. С 1 сентября 2023 года сотрудник подписывает отчётность и документы личной подписью физического лица, а полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС. При смене бухгалтера нужно:

1. Отозвать (прекратить) МЧД прежнего сотрудника.
2. Новому бухгалтеру получить личный сертификат физлица в аккредитованном удостоверяющем центре.
3. Оформить на него новую МЧД от организации.

Настройки подписи в самой базе: Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки электронной подписи и шифрования. На закладке Сертификаты добавьте сертификат нового бухгалтера кнопкой Добавить, а сертификат уволенного — пометьте на удаление или снимите с использования.

Для сдачи отчётности через 1С-Отчётность зайдите в Отчёты → 1С-Отчётность → Настройки и в заявлении на подключение (или его изменение) укажите нового ответственного и его сертификат.

Отдельно не забудьте про подпись в обмене с банком. Если настроен прямой обмен с банком (DirectBank) с подписью электронной подписью, сертификат для него тоже меняется — через карточку банковского счёта или настройки обмена с конкретным банком.

Поменять ответственных лиц в документах и печатных формах

Фамилия в строке «Главный бухгалтер» печатных форм берётся не из пользователя, а из регистра ответственных лиц организации. Чтобы в новых накладных, счетах-фактурах и отчётах появилась новая фамилия, обновите этот регистр.

Откройте Главное → Организации, выберите организацию и перейдите по ссылке Ответственные лица в её карточке.

Ключевой момент — даты. Регистр ответственных лиц периодический: вы не стираете старую запись, а добавляете новую с датой, начиная с которой действует новый бухгалтер.

Так в документах за прошлые периоды останется тот, кто их действительно подписывал, а в новых появится текущий бухгалтер. Если поставить дату неправильно, «задним числом» переподпишутся старые документы — это частая ошибка.

Проверить, что и когда делал прежний сотрудник: журнал регистрации

Перед тем как окончательно закрыть доступ, полезно посмотреть, что прежний бухгалтер делал в базе в последние дни. Для этого есть журнал регистрации — встроенный аудит действий пользователей.

Откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Если пункт не находится в этой группе в вашем релизе, журнал всегда доступен из главного меню программы (кнопка со стрелкой в левом верхнем углу) через список всех функций.

Что в нём смотреть:

• 👤 отбор по пользователю — все действия конкретного сотрудника;
• 📅 отбор по периоду — например, последняя неделя перед увольнением;
• ✏️ события изменения и удаления данных — не правились ли документы закрытых периодов;
• 🔐 входы и выходы — когда человек в последний раз заходил в базу.

Отбор задаётся кнопкой Настроить (или Установить отбор) в командной панели журнала: выбираете пользователя, диапазон дат и, при необходимости, тип события.

Это не формальность. Если после увольнения выяснится, что в базе поправлены проводки или удалены документы, журнал регистрации — единственный способ понять, кто и когда это сделал. Выгрузите нужный фрагмент журнала и приложите к акту приёма-передачи.

Создать резервную копию и передать базу новому бухгалтеру

Передача дел по бухгалтерскому учёту оформляется актом приёма-передачи, а технически — передачей актуальной копии базы и архива первичных документов. Хранить бухгалтерские документы организация обязана не менее пяти лет (закон № 402-ФЗ), поэтому архив — не формальность.

Сделайте резервную копию перед любыми изменениями в базе.

Для файловой базы. Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование и восстановление → Создать резервную копию. Копия сохраняется в один файл, его можно передать или положить в архив.

Через конфигуратор (любой тип базы). Запустите базу в режиме Конфигуратор, меню Администрирование → Выгрузить информационную базу — получите файл .dt. Это полный слепок базы, из которого её можно развернуть заново.

Что ещё передать новому бухгалтеру вместе с базой:

1. Реквизиты доступа — логин нового пользователя и порядок входа (где лежит база, адрес сервера или публикации).
2. Учётную политику и настройки налогообложения — чтобы новый сотрудник понимал, как настроен учёт.
3. Настройки обмена — с банком (клиент-банк, DirectBank), с ЭДО, с маркетплейсами, если они есть.
4. Архив первичных документов — бумажный и электронный, со сроками хранения.
5. Список открытых задач — незакрытые периоды, несданные отчёты, ожидающие сверки.

В самом акте приёма-передачи дел зафиксируйте состояние учёта на дату передачи: остатки по счетам и кассе, сальдо расчётов с контрагентами, дату последнего закрытого периода и сданной отчётности, перечень открытых и спорных вопросов. Удобно приложить к акту оборотно-сальдовую ведомость на дату передачи — она закрывает большинство разногласий «что было до меня».

Отдельно договоритесь, что прежний сотрудник передаёт ключевой носитель электронной подписи (токен) — но не для использования, а чтобы носитель не остался у постороннего. Пользоваться чужим ключом новый бухгалтер всё равно не имеет права.

Частые вопросы