Неверная дата приема на работу в 1С: исправляем документ, расчеты и отчеты

Кадровик оформил менеджера с 1-го числа, а тот вышел только 10-го. Или наоборот: человек работает с понедельника, а в базе стоит дата следующего месяца. Чтобы изменить дату приема сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия, откройте документ Зарплата и кадры → Кадровый учет → Приемы на работу, поправьте поле «Дата приема» и проведите документ заново. В ЗУП 3.1 то же самое делается в списке Кадры → Приемы, переводы, увольнения.

Сама правка занимает минуту. Сложности начинаются, если по сотруднику уже начислена зарплата, сдан ЕФС-1 или закрыт период. Тогда кроме даты нужно поправить расчеты и отчеты, иначе в базе останутся начисления за дни, когда человек еще не работал.

Что проверить до правки даты приема

Прежде чем трогать документ, выясните, что уже успело «зацепиться» за старую дату. От этого зависит способ исправления.

• 📅 Начислена ли зарплата за месяц приема и за следующие месяцы. Если да, после правки их придется пересчитать.
• 💸 Выплачена ли зарплата или аванс. Выплаченную сумму программа назад не заберет: возникнет переплата или недоплата.
• 📄 Есть ли более поздние кадровые документы: перевод, отпуск, больничный, командировка. Если их дата окажется раньше новой даты приема, документ перестанет проводиться.
• 🔒 Установлена ли дата запрета изменения данных. Если месяц приема закрыт, документ просто не сохранится.
• 📤 Сдан ли ЕФС-1 с мероприятием «Прием». Если сдан, понадобится исправление в СФР (бывший ПФР).
• 🧾 Сданы ли 6-НДФЛ и РСВ за квартал, в котором меняются начисления.

Отдельный случай — программы, связанные обменом. Если кадровый учет ведется в ЗУП, а в Бухгалтерию данные приходят синхронизацией, дату меняйте только в ЗУП. Правка в БП будет перезаписана следующим обменом или создаст расхождение между базами.

Еще одна тонкость. В документе приема две даты: дата самого документа (это дата приказа) и «Дата приема» в шапке. Работник начинает числиться со второй. Если ошибка только в дате приказа, менять нужно поле даты документа, а расчеты не пострадают.

Как изменить дату приема сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия

В Бухгалтерии 3.0 порядок зависит от того, как настроен кадровый учет. Проверьте настройку в разделе Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, блок «Кадровый учет»: там выбран полный или упрощенный вариант.

Полный кадровый учет: правим документ приема

При полном учете прием оформлен документом, и дата берется из него.

1. Откройте Зарплата и кадры → Кадровый учет → Приемы на работу.
2. Найдите документ сотрудника. Если их много, отфильтруйте список по фамилии через строку поиска.
3. Откройте документ и поменяйте поле «Дата приема».
4. Проверьте дату документа (приказа). Приказ не может быть позже фактического начала работы без причины, поэтому при сдвиге даты приема назад обычно сдвигают и ее.
5. Нажмите Провести и закрыть.
6. Распечатайте заново приказ Т-1 из документа: в старой печатной форме осталась прежняя дата.

Если программа выдает ошибку при проведении, почти всегда причина в документе, который стоит раньше новой даты приема. Например, вы перенесли прием на 15-е, а кадровый перевод датирован 10-м. Сначала поправьте или отмените проведение такого документа, затем проводите прием.

Упрощенный кадровый учет: правим карточку

При упрощенном учете документов приема нет. Условия работы, включая дату приема, вводятся прямо в карточке сотрудника: Зарплата и кадры → Сотрудники, откройте карточку и найдите блок с условиями приема на работу.

Поменяйте дату, сохраните карточку. Начисления, сделанные раньше, сами не изменятся — их пересчет описан ниже.

Дата приема в ЗУП 3.1: правка документа и закрытый период

В ЗУП 3.1 кадровые данные в карточке сотрудника показываются из документов, поэтому в самой карточке дату не меняют. Править нужно документ.

Обычная правка, когда период открыт

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Найдите документ «Прием на работу» нужного сотрудника. Если человека принимали списком, это будет «Прием на работу списком» — дата меняется в строке сотрудника.
3. Укажите новую дату приема и проведите документ.

После этого ЗУП сама отслеживает, какие начисления стали неверными. Если зарплата за затронутый месяц уже рассчитана, программа регистрирует перерасчет. Список таких записей виден в разделе Зарплата → Перерасчеты.

Перерасчеты попадают в ближайший документ «Начисление зарплаты и взносов» отдельной вкладкой. Например, прием перенесли с 1-го на 10-е марта, а зарплата за март уже начислена и выплачена. В апрельском начислении появится сторно лишних девяти дней марта, и переплата уменьшит апрельскую сумму к выплате.

Если месяц закрыт датой запрета

Дату запрета изменения ставят, чтобы никто случайно не поменял данные отчетных периодов. Она задается в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения.

Порядок такой:

1. Пользователь с полными правами сдвигает дату запрета на день раньше месяца приема.
2. Кадровик правит документ приема.
3. Дату запрета сразу возвращают обратно.

Команда «Исправить» в расчетных документах

У проведенных документов расчета (начисление зарплаты, больничный, отпуск) в форме есть команда «Исправить». Она создает документ-исправление, который сторнирует старые суммы в текущем периоде, а прошлый месяц оставляет как был. Это удобно, когда по прошлому месяцу уже сданы отчеты и переписывать его нельзя.

Для смены даты приема обычно хватает механизма перерасчетов. «Исправить» нужно, когда пострадал конкретный документ: например, отпуск или больничный, рассчитанный исходя из старой даты приема.

Когда документ приема проще удалить и создать заново

Иногда правка не работает: документ создан с ошибками сразу в нескольких полях, сотрудник заведен дважды, или по ошибке оформлен прием на другую организацию. Тогда документ пересоздают.

Порядок действий:

1. Отмените проведение всех более поздних документов по сотруднику: начислений, отпусков, переводов. Начинайте с самых поздних.
2. Отмените проведение документа приема и пометьте его на удаление.
3. Создайте новый документ «Прием на работу» с правильной датой и условиями.
4. Перепроведите отмененные документы в хронологическом порядке, от ранних к поздним.
5. Удалите помеченные объекты через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.

Сделайте резервную копию базы перед этим способом. Он затрагивает много документов, и если по ошибке отменить проведение не того начисления, восстановить картину будет сложно.

Сравним способы:

Что пересчитать после изменения даты приема

Дата приема влияет не только на табель. От нее зависят зарплата, налоги, отпуска и кадровая отчетность.

Зарплата и аванс

В Бухгалтерии 3.0 автоматического журнала перерасчетов нет. Если месяц еще не закрыт и отчеты не сданы, откройте начисление за этот месяц (Зарплата и кадры → Все начисления), нажмите «Заполнить» и проведите документ. Сумма пересчитается по новым отработанным дням.

Если выплата уже прошла, есть два пути:

• 🔁 учесть разницу в начислении текущего месяца (доначислить или уменьшить);
• 🧮 при переплате — договориться с работником о возврате или удержании в пределах ограничений трудового законодательства.

В ЗУП 3.1 разницу посчитают перерасчеты, описанные выше. Проверьте вкладку перерасчетов в ближайшем начислении зарплаты.

Пример. Оклад 60 000 руб., в мае 20 рабочих дней. Прием перенесли с 2 на 16 мая, и из 20 рабочих дней остались 10. Начислено было 60 000 руб., причитается 60 000 / 20 × 10 = 30 000 руб. Разница 30 000 руб. станет сторно в перерасчете.

НДФЛ, взносы и отчеты

• 📊 НДФЛ и 6-НДФЛ. Сумма дохода меняется, а значит и налог. Если 6-НДФЛ за квартал уже сдан, а исправление попало в прошлый период, понадобится уточненный расчет. Если разница прошла текущим месяцем, уточненка не нужна.
• 🏛 Страховые взносы и РСВ. То же правило: исправления прошлого периода ведут к уточненному РСВ, а корректировка в текущем месяце — нет. Если сотрудник «переехал» в другой месяц, меняются и персонифицированные сведения.
• 📑 ЕФС-1, подраздел 1.1. Сведения о приеме подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. Если в отчете ушла неверная дата, в новом отчете старую запись отменяют и передают правильную. Сведения в 1С формируются в разделе электронных трудовых книжек: в ЗУП — Кадры → Электронные трудовые книжки, в БП — Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки.

Отпуска и стаж

Рабочий год для отпуска считается от даты приема. После правки в ЗУП остатки отпусков пересчитываются автоматически. Посмотреть их можно отчетом «Остатки отпусков» в разделе Кадры → Кадровые отчеты.

Если сотрудник уже ходил в отпуск, проверьте документ «Отпуск»: средний заработок и расчетный период зависят от отработанного времени. Здесь пригодится команда «Исправить».

Проверка результата и типичные ошибки

После правки пройдитесь по короткому списку. Это пять минут, которые избавляют от сюрпризов при сдаче отчетов.

Ошибки, которые встречаются на практике:

• ❌ Поменяли дату документа, а не «Дату приема». Приказ стал другим числом, а сотрудник по-прежнему числится со старой даты.
• ❌ Поправили дату в БП при синхронизации с ЗУП. Следующий обмен вернет старое значение или создаст расхождение.
• ❌ Перенесли прием на более позднее число, забыв про перевод или отпуск. Документ приема не проводится, и кажется, что программа «сломалась».
• ❌ Перепровели начисление прошлого месяца, по которому уже сданы отчеты. Данные базы и отчетов в СФР и ФНС разошлись. В закрытом периоде лучше корректировать текущим месяцем.
• ❌ Не подали исправление ЕФС-1. В электронной трудовой книжке осталась неверная дата, и работник увидит ее в личном кабинете на Госуслугах.

Частые вопросы