Смена, создание и переключение фирм в справочнике организаций 1С

Справочник организаций открывается через Главное → Организации. Там же находятся кнопка «Создать» для новой фирмы и команда, которая назначает основную организацию — ту, что подставляется в документы по умолчанию. Чтобы переключиться на другую фирму в конкретном документе, достаточно сменить значение в поле Организация в его шапке.

Если в базе пока одна фирма, поле Организация в документах скрыто — программа и так знает, от чьего имени идёт учёт. Как только вы заводите вторую организацию и включаете соответствующую настройку, поле появляется во всех документах, списках и отчётах, и тогда выбор фирмы становится ежедневной операцией.

Ниже — всё про справочник организаций в 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»): как завести новую фирму, задать для неё учётную политику, переключаться между организациями и убрать ту, что больше не нужна. В ЗУП 3.1 и УТ 11 справочник устроен похоже, но лежит в своих разделах — пути меню там отличаются.

Что такое организация в базе и зачем её меняют

Организация в 1С — это элемент справочника Организации, который описывает одно юридическое лицо или ИП: наименование, ИНН, КПП, систему налогообложения, банковские счета, ответственных лиц. Весь учёт в программе привязан к организации: каждый документ, каждая проводка и каждый отчёт «принадлежат» конкретной фирме.

Поменять организацию означает одно из трёх:

• 🔁 переключиться на другую уже заведённую фирму — в документе, списке или отчёте;
• ➕ добавить новую организацию в справочник, когда в базе их ведётся несколько;
• 🏷️ задать основную фирму, чтобы она подставлялась автоматически и не приходилось выбирать её вручную.

Одна база спокойно держит учёт нескольких организаций: холдинг, группу ИП и ООО, несколько своих компаний. Это дешевле и удобнее, чем отдельная база под каждую фирму, — общие справочники контрагентов и номенклатуры, сводные отчёты, единое рабочее место бухгалтера.

Как добавить новую организацию в справочник

Откройте Главное → Организации и нажмите Создать. Программа спросит тип: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель — от этого зависит набор полей карточки.

Дальше заполните карточку. Ключевые реквизиты:

1. Наименование — сокращённое (для экранных форм) и полное (для печатных документов и отчётности).
2. ИНН и КПП. У ИП КПП нет. Если подключена интернет-поддержка, по ИНН часть реквизитов подтягивается автоматически.
3. Система налогообложения — ОСН, УСН (доходы или доходы минус расходы), для ИП возможен патент. Этот выбор определяет состав учётной политики и доступных отчётов.
4. Банковский счёт — номер, БИК банка. Реквизиты банка по БИК заполняются из встроенного классификатора.
5. Подписи — руководитель, главный бухгалтер, кассир. Подставляются в счета, акты, накладные.
6. Префикс — одна-две буквы или цифры перед номером документа. Нужен, когда фирм несколько: с префиксом номера документов разных организаций не пересекаются, и в общих журналах сразу видно, чья это накладная.

💡 Автозаполнение по ИНН работает через сервис 1С-Контрагент и требует активной интернет-поддержки (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы). Без неё реквизиты вводятся вручную — это не ошибка, просто дольше.

После записи карточки организация появляется в списке и становится доступна для выбора в документах. Пока не настроена учётная политика, проводить документы по новой фирме нельзя — программа потребует её заполнить.

Как переключиться между организациями и задать основную

Сменить фирму можно в трёх местах, в зависимости от того, что вы делаете:

Чтобы не выбирать фирму каждый раз, назначьте основную организацию. В списке Главное → Организации выделите нужную фирму и выполните команду, помечающую её как используемую по умолчанию (в командной панели или в меню Ещё). После этого новые документы создаются сразу от её имени, а в отчётах она подставляется первой.

Если поле Организация в документах не появляется, хотя фирм уже несколько, — не включена настройка учёта по нескольким организациям. Как её включить, разберём ниже.

Настройка учётной политики и налогов для новой фирмы

Новая организация в справочнике — это ещё не готовая к работе фирма. Пока для неё не заданы учётная политика и параметры налогов, корректно провести документы не получится.

Настройки делаются по каждой организации отдельно:

• Учётная политика — Главное → Учётная политика. Способ оценки МПЗ, методы учёта затрат, формирование себестоимости. В карточке выбираете нужную организацию в поле вверху формы.
• Налоги и отчёты — Главное → Налоги и отчёты. Система налогообложения, ставки, параметры НДС, страховых взносов, настройки сдачи отчётности.

💡 Удобный порядок: сначала система налогообложения (она определяет, какие вкладки появятся), потом учётная политика, затем — остальные реквизиты карточки. Если выбрали УСН, в налогах укажите объект и ставку; для ОСН — параметры НДС.

Учётная политика задаётся с указанием периода действия. Менять её посреди года без оснований нельзя — это нарушение требований ПБУ. Новая организация начинает учёт с даты, которую вы указываете при первом заполнении настроек; обычно это начало месяца или года, с которого фирма ведётся в базе.

Если фирму заводят не «с нуля», а переносят в 1С с остатками (начали вести в программе с середины года или перешли из другой базы), нужно ввести начальные остатки. Для этого есть Главное → Помощник ввода остатков: в нём выбирается организация, указывается дата ввода остатков, и по каждому счёту вносятся суммы и аналитика. Дата ввода остатков должна предшествовать первому рабочему документу фирмы — иначе остатки «встанут» позже операций и обороты поедут.

Ведение учёта по нескольким организациям в одной базе

Чтобы в базе одновременно работали несколько фирм и во всех документах появилось поле выбора организации, включите соответствующую настройку функциональности.

Откройте Главное → Функциональность, перейдите на вкладку, отвечающую за организации, и установите флажок, разрешающий учёт по нескольким организациям. После этого:

• поле Организация появляется в шапке всех документов;
• в списках и журналах включается отбор по фирме;
• в отчётах добавляется выбор организации.

Что важно учесть при учёте нескольких фирм в одной базе:

• 📂 Справочники общие. Контрагенты, номенклатура, статьи затрат — одни на всю базу. Это плюс (не дублируете), но будьте внимательны с настройками, специфичными для одной фирмы.
• 🏦 Счета и подписи — свои у каждой организации. Их программа подставляет в зависимости от выбранной фирмы.
• 📊 Отчёты формируются по выбранной организации. Для сводной картины по всем фирмам используйте отчёты, где организацию можно не указывать или выбрать несколько.
• 💳 Взаиморасчёты между своими фирмами ведутся как с обычными контрагентами: своя же организация заводится ещё и карточкой контрагента.

Ещё один момент, о котором забывают: закрытие месяца делается по каждой организации отдельно. Обработка Операции → Закрытие месяца работает в разрезе выбранной фирмы, поэтому в конце периода регламентные операции нужно прогнать по всем организациям, а не по одной. То же касается формирования книги покупок и продаж, расчёта налогов и деклараций — всё это привязано к конкретной фирме.

Как удалить или скрыть ненужную организацию

Просто стереть организацию из справочника, если по ней были документы, нельзя — на неё ссылаются проводки, остатки, отчёты. Поэтому удаление идёт в два шага через стандартный механизм.

1. Откройте карточку или выделите фирму в списке Главное → Организации и пометьте на удаление (клавиша Delete или команда Ещё → Пометить на удаление). Фирма останется в базе, но будет перечёркнута.
2. Запустите Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Программа проверит ссылки.

Если на организацию ссылается хоть один документ, контроль ссылочной целостности не даст её удалить и покажет список мест, где она используется. Это защита: удалив фирму с движениями, вы разрушили бы учёт.

Что делать с фирмой, которую уже не ведёте, но удалить нельзя из-за истории документов:

• Оставьте как есть. Закрытая фирма с архивом документов не мешает — просто не выбирайте её в новых операциях.
• Снимите с неё статус основной, чтобы она не подставлялась автоматически.
• Отфильтруйте списки по действующим организациям, чтобы старая фирма не мелькала в журналах.

Отдельного флага «архив» у организаций в 1С:Бухгалтерии нет — «архивация» на практике и означает «перестать использовать, но сохранить данные».

Частые ошибки при работе с несколькими фирмами

Большинство проблем со сменой организации — не сбои программы, а невнимательность при выборе фирмы. Самые распространённые ситуации:

Отдельно про взаиморасчёты между своими организациями. Когда одна ваша фирма что-то продаёт другой, обе выступают и как организация, и как контрагент. Заведите на каждую свою фирму ещё и карточку контрагента — иначе не получится отразить реализацию и поступление между ними.

И про разделение прав. Если с базой работают бухгалтеры разных фирм, настройте ограничение доступа по организациям (Администрирование → Настройки пользователей и прав), чтобы каждый видел только свою. Иначе легко провести документ не по той компании.

Частые вопросы