Смена оклада сотрудника в 1С: ЗУП, Бухгалтерия и УНФ

Оклад в 1С нельзя просто исправить в карточке сотрудника или в документе приёма — так вы перепишете историю и собьёте расчёт прошлых периодов. Правильный способ поменять оклад — ввести отдельный документ с датой начала действия: в ЗУП 3.1 это «Кадровый перевод» или «Изменение плановых начислений», в Бухгалтерии 3.0 — кадровый документ в разделе зарплаты, в УНФ — приказ по сотруднику.

Ниже разберём, каким документом менять оклад в каждой конфигурации, как изменить сумму сразу многим сотрудникам, как провести индексацию и как убедиться, что новый оклад встал с нужного месяца. Юридическая основа — ст. 72 и 74 ТК РФ: смена оклада это изменение условий трудового договора, поэтому под каждый документ в 1С должно быть либо допсоглашение, либо уведомление работника.

С чего начать: дата, основание и запрет на правку приёма

Перед вводом документа определите дату, с которой действует новый оклад. В 1С это поле «Действует с» (или «Дата изменения») — именно от него программа считает, с какого месяца применить сумму. Если поставить середину месяца, система разделит начисление: часть по старому окладу, часть по новому.

Никогда не меняйте оклад прямо в документе «Приём на работу» или в уже проведённом кадровом переводе. Исправление документа-основания пересчитает все месяцы задним числом, и расчётные листки за прошлые периоды «поедут». Каждое изменение — это новый документ со своей датой.

Что стоит проверить до начала:

Основание для документа зависит от того, кто инициатор. По соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ) достаточно допсоглашения к трудовому договору — его подписывают, и оклад можно менять с любой согласованной даты, в том числе при повышении. Если оклад снижает работодатель по организационным причинам (ст. 74 ТК РФ), работника уведомляют не менее чем за два месяца, и только после этого вводят документ в 1С с соответствующей датой. Программа не контролирует эти сроки — ответственность на кадровике, поэтому дату в документе ставьте ту же, что в приказе и допсоглашении.

Отдельный момент — штатное расписание. Если оно ведётся (включается в настройках кадрового учёта), оклад может быть привязан к позиции штатки. Тогда одного кадрового документа мало: сначала меняют оклад в позиции через «Изменение штатного расписания», а потом переводят сотрудника. Если штатное расписание не ведётся, оклад хранится прямо в документах по сотруднику, и достаточно одного документа.

Каким документом менять оклад

Выбор документа зависит от того, что именно происходит с сотрудником. Подберите свой случай:

Как изменить оклад одному сотруднику в ЗУП 3.1

Самый частый случай — повысить оклад одному человеку без перевода. Порядок действий в ЗУП 3.1:

1. Откройте раздел Зарплата и найдите журнал изменений оплаты труда (документ называется «Изменение плановых начислений»; в части релизов — «Изменение оплаты труда»).
2. Создайте документ, укажите месяц и дату в поле «Действует с».
3. Подберите сотрудника. Программа подтянет его текущие плановые начисления.
4. В строке с начислением «Оплата по окладу» впишите новую сумму.
5. Проверьте зависимые начисления — районный коэффициент, северную надбавку, премию от оклада: если они считаются процентом от оклада, пересчитаются автоматически, но суммы лучше сверить.
6. Проведите документ.

Если смена оклада идёт вместе с переводом на другую должность, вместо этого откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод. В нём на вкладке с оплатой включите флажок изменения начислений и задайте новый оклад. Один документ закроет и кадровую часть, и расчётную.

Если оклад меняется не с первого числа, программа посчитает месяц пропорционально отработанным дням. Пример для 20 рабочих дней в месяце: сотрудник первые 10 дней отработал на окладе 40 000 ₽, затем перешёл на 50 000 ₽. За первую половину начислят 40 000 ÷ 20 × 10 = 20 000 ₽, за вторую 50 000 ÷ 20 × 10 = 25 000 ₽, итого 45 000 ₽. Поэтому важно, чтобы дата «Действует с» совпадала с фактической датой повышения.

Изменение оклада в Бухгалтерии 3.0 и УНФ

В типовой Бухгалтерии 3.0 зарплата ведётся в упрощённом виде (для небольшого штата). Кадровые документы лежат в разделе Зарплата и кадры.

Чтобы поменять оклад в БП 3.0:

1. Зайдите в Зарплата и кадры → Кадровые документы (либо Кадровые переводы, если ведётся полноценный кадровый учёт).
2. Создайте документ перевода, выберите сотрудника и укажите дату.
3. В поле оклада введите новую сумму и проведите.

Если в БП 3.0 включён только простой учёт без кадровых переводов, оклад задаётся в карточке сотрудника или в начислении; но и здесь правильнее оформить изменение новым документом, а не редактировать старые данные, чтобы не пересчитать прошлые месяцы.

В 1С:УНФ зарплата и кадры находятся в разделе Зарплата (в некоторых редакциях — Персонал). Оклад сотрудника задаётся при приёме на работу, а изменить его можно кадровым приказом (документом по сотруднику) с указанием даты вступления в силу. Точный состав документов в УНФ зависит от редакции и включённых настроек расчёта зарплаты — если раздел у вас выглядит иначе, ищите документы кадрового характера именно в разделе зарплаты, а новую сумму вводите отдельным приказом, а не правкой приёма.

Общий для всех конфигураций принцип один: новая сумма — всегда новый документ с датой.

Массовое изменение окладов и индексация

Когда оклады меняют всему отделу или компании, вводить документ на каждого — долго. Есть два штатных пути.

Индексация на единый коэффициент. Если оклады растут на один процент (например, +10 %), используйте документ Зарплата → Индексация заработка в ЗУП 3.1. Вы задаёте коэффициент и список сотрудников, программа сама умножает оклады и формирует новые плановые начисления. Это же закрывает требование ст. 134 ТК РФ об индексации зарплаты.

Пример: при коэффициенте 1,1 оклад 40 000 ₽ станет 44 000 ₽ (40 000 × 1,1 = 44 000). Проверьте округление — программа округляет по настройке учётной политики.

Разные суммы разным людям. Откройте «Изменение плановых начислений» и подберите сразу несколько сотрудников (кнопка подбора или заполнение по подразделению). В таблице у каждого проставьте свою новую сумму. Либо используйте «Кадровый перевод списком», если изменение идёт вместе с переводами.

Если нужна регулярная индексация по графику, её удобно привязать к плановой дате и проводить одним документом раз в год или по мере повышения МРОТ.

История окладов и проверка результата

После проведения документа убедитесь, что новый оклад встал правильно.

Где посмотреть историю окладов сотрудника в ЗУП 3.1:

• В карточке сотрудника есть ссылка на историю изменения оплаты труда — там видны все суммы с датами.
• Можно открыть список документов «Изменение плановых начислений» и «Кадровые переводы» с отбором по сотруднику.

Контрольные точки после изменения:

1. Расчётный листок за месяц изменения — проверьте, что оплата по окладу считается от новой суммы (и пропорционально, если меняли с середины месяца).
2. Отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам» (Зарплата → Отчёты по зарплате) — покажет начисления по новым окладам в разрезе сотрудников.
3. Начисление зарплаты за месяц — после смены оклада перепроведите его и сверьте итог.
4. Зависимые начисления — районный коэффициент, надбавки, премии процентом от оклада — пересчитались вместе с окладом.

Если сумма в расчётном листке не изменилась, чаще всего причина одна из трёх: не перепроведено «Начисление зарплаты», неверная дата «Действует с», или оклад привязан к штатному расписанию, а штатку не поменяли.

Проводки и отражение изменения в учёте

Сам по себе документ изменения оклада проводок не формирует — он меняет только плановую сумму. Бухгалтерские записи появляются позже, при расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов». Уже по новому окладу он сформирует стандартные проводки:

Дт 20 (26, 44) Кт 70 — начислена зарплата по новому окладу
Дт 20 (26, 44) Кт 69 — страховые взносы с начислений
Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) определяется способом отражения зарплаты, заданным для подразделения или начисления, а не документом оклада. Поэтому «отразить изменение оклада в бухгалтерском и налоговом учёте» отдельным действием не нужно: достаточно корректно рассчитать зарплату — новая база автоматически попадёт и в расходы, и в базу по взносам, и в 6-НДФЛ.

Типичные ошибки при смене оклада

Ошибки, из-за которых расчёт потом приходится пересобирать:

• 🔴 Правка приёма вместо нового документа. Исправили оклад в документе «Приём на работу» — пересчитались все прошлые месяцы. Всегда вводите отдельный документ изменения.
• 🟠 Неверная дата «Действует с». Поставили первое число следующего месяца вместо текущего — повышение уехало на месяц. Или наоборот, задним числом пересчитали закрытый период.
• 🟠 Забыли про штатное расписание. Поменяли оклад документом по сотруднику, но штатка ведётся и хранит старую сумму — возникает расхождение между штаткой и фактом.
• 🟡 Не перепровели начисление зарплаты за месяц изменения — в расчётном листке осталась старая сумма.
• 🟡 Не пересчитали зависимые начисления. Если премия или надбавка заданы фиксированной суммой, а не процентом, они не изменятся автоматически — их правят отдельно.
• 🟡 Массовое изменение через обработку реквизитов вместо «Индексации заработка» — ломает историю и прошлые периоды.