Смена пароля учётной записи электронной почты в 1С

Пароль от почты в 1С меняется в карточке учётной записи электронной почты: открываете её, вписываете новый пароль в поле «Пароль» и записываете. Но сначала пароль нужно сменить на самом почтовом сервере, иначе 1С продолжит стучаться со старым и получит отказ.

Если вы поменяли пароль у провайдера, а письма из 1С перестали уходить, причина почти всегда одна: в программе остался прежний. Ниже порядок действий от подготовки до проверки, плюс особенности популярных почтовых сервисов, где обычный пароль уже не подходит.

Что проверить перед заменой пароля

Две минуты подготовки избавят от поиска виноватого, если что-то пойдёт не так.

1. Узнайте, какие учётные записи есть в базе. Их может быть несколько: общая бухгалтерская, личная у директора, отдельная для рассылки отчётов.
2. Выясните, кто и чем пользуется. Одну учётную запись иногда используют сразу несколько сотрудников, а ещё регламентные задания, например автоматическую рассылку.
3. Проверьте права. Системную учётную запись правит пользователь с полными правами или администратор. Личную может поменять сам владелец.
4. Сохраните старые настройки. Сделайте скриншот карточки: адрес сервера, порты, тип защиты. Пароль на скриншот не попадает, зато параметры не придётся вспоминать.
5. Узнайте новый пароль заранее. Лучше скопировать его из менеджера паролей, чем набирать вручную: так меньше опечаток.

Где в 1С лежат настройки почтового ящика

Учётные записи почты живут в справочнике, и у разных конфигураций путь к нему чуть отличается. Поэтому надёжнее всего найти его так:

• откройте раздел «Администрирование» и найдите пункт, связанный с настройкой электронной почты или органайзером;
• либо нажмите значок поиска в верхней части окна и введите слова «учётные записи электронной почты»;
• либо зайдите в любой документ с кнопкой отправки письма, нажмите отправку и перейдите по ссылке «Настроить учётную запись».

В открывшемся списке вы увидите все ящики, подключённые к базе. Как правило, одна из записей помечена как используемая по умолчанию для системных рассылок.

💡 Если пункта нет в меню, он может быть скрыт настройкой видимости разделов. Включите его через общие настройки интерфейса или используйте поиск по форме.

Как понять, какую запись менять

Если в списке три-четыре ящика, не гадайте. Проще проверить, откуда уходит письмо, которое сейчас не доходит.

1. Откройте неотправленное письмо или журнал рассылки и посмотрите адрес отправителя.
2. Найдите эту запись в списке по адресу электронной почты, а не по наименованию. Названия вроде «Основная» или «Почта 2» ничего не говорят.
3. Проверьте, не стоит ли у пользователя в личных настройках другая запись по умолчанию.
4. Если рассылка идёт из регламентного задания, посмотрите её настройки отдельно: там может быть прописан свой профиль.

Бывает и обратное: пароль сменили у одного ящика, а в базе он заведён дважды под разными названиями. Тогда обновлять приходится обе карточки. Лишнюю дубликатную запись лучше потом удалить или пометить как неиспользуемую, чтобы не путаться через полгода.

Системная и личная учётная запись

Различие простое, а путают их часто.

Если письма «от имени компании» идут с одного ящика, а у каждого менеджера есть своя подпись, пароль придётся менять в нескольких карточках. Одной правкой не обойтись.

Пошагово: меняем пароль в карточке учётной записи

Предполагаем, что на сервере почты пароль уже изменён.

1. Откройте список учётных записей электронной почты.
2. Дважды щёлкните по нужной записи, чтобы открыть карточку.
3. Найдите поле «Пароль». Оно показывает точки или звёздочки. Прежнее значение не отображается, и это нормально.
4. Очистите поле и введите новый пароль. Не добавляйте пробел в конце: невидимый символ ломает авторизацию.
5. Если в карточке есть отдельные пароли для входящей и исходящей почты, поменяйте оба. Например, когда для SMTP заведён собственный логин.
6. Нажмите «Записать и закрыть».

После этого 1С хранит пароль в защищённом хранилище базы, а не в открытом виде в таблице. В общем виде вы его оттуда обратно не прочитаете, поэтому держите его в менеджере паролей.

Если у ящика двухфакторная защита

На современных сервисах (Яндекс, Mail.ru, Google) при включённой двухфакторной защите основной пароль от аккаунта в сторонней программе не работает . Нужен отдельный пароль приложения. Создаётся он в настройках безопасности самого сервиса, а в 1С вводится вместо обычного. Подробности по провайдерам ниже.

Как проверить, что почта работает после замены

Не оставляйте настройку непроверенной до первой рассылки отчёта. Сломанную отправку заметят в самый неудобный момент, обычно перед сдачей отчётности.

Тестовое письмо себе

1. Откройте любой документ, который можно отправить письмом, или форму нового письма.
2. В качестве получателя укажите свой собственный адрес, лучше на другом домене.
3. Выберите изменённую учётную запись и отправьте.
4. Убедитесь, что письмо пришло, и посмотрите, что в поле «От кого» указан правильный адрес.

Если в карточке есть кнопка проверки настроек, нажмите и её. Она выполняет пробное подключение к серверу и показывает текст отказа, если он есть. Этот текст пригодится при диагностике.

Проверка получения

Если ящик используется ещё и для входящей почты, нажмите получение писем. В протоколе обычно сразу видно, что вход прошёл. Ошибка входа здесь значит, что в 1С записан неверный пароль или сервер его не принимает.

Регламентные задания

Если рассылка работает по расписанию, дождитесь ближайшего запуска или запустите задание вручную через консоль заданий (раздел администрирования). Задание может использовать ту же учётную запись и упасть, хотя тестовое письмо ушло нормально. Так бывает, если задание использует другую запись, которую вы не трогали.

Особенности популярных почтовых сервисов

Для каждого провайдера важны три вещи: адрес сервера, порт и тип пароля. Значения ниже типовые, но перед настройкой сверьте их в справке самого сервиса: провайдеры меняют параметры.

Яндекс и Mail.ru

В обоих сервисах для внешних программ включают доступ по протоколам IMAP/SMTP в настройках почты. Затем создают пароль приложения. Именно его вводят в 1С.

Если вы поменяли основной пароль аккаунта, старые пароли приложений нередко перестают действовать. Придётся выпустить новый и обновить его в карточке.

Gmail

Обычный пароль аккаунта для программ вроде 1С Google давно не принимает. Нужна двухфакторная аутентификация и пароль приложения из настроек безопасности. Для простого пароля сервер ответит отказом, даже если вы ввели его без ошибок.

Почта на собственном домене

Здесь всё определяет тот, кто поддерживает почтовый сервер. Уточните у него:

• нужен ли полный адрес в качестве логина или достаточно части до «@»;
• какой порт и какое шифрование включено;
• не ограничено ли подключение по IP-адресу.

Последний пункт часто выпадает из виду: сервер принимает пароль только с адресов из белого списка, и ваш сервер 1С в нём отсутствует.

Ошибки после смены пароля и что с ними делать

Ниже симптомы, которые встречаются чаще других. Сначала посмотрите текст ошибки, он обычно прямо указывает на причину.

Если не помогло

Когда все пункты проверены, а ошибка остаётся, попробуйте зайти в этот же ящик через веб-интерфейс провайдера с тем же паролем. Не входит — проблема на стороне сервера почты: пароль вводится неверно, ящик заблокирован за подозрительную активность или истёк срок пароля. Входит — сравните параметры порта и шифрования с официальной справкой провайдера.

Последний способ — создать новую учётную запись в 1С с нуля и перенести настройку использования на неё. Это занимает минут десять и иногда выручает, когда в старой записи накопился «хвост» настроек.

Как не получить такую проблему снова

Смена пароля почты — рутинная операция, которую легко забыть. Несколько привычек сделают её безболезненной.

• 📝 Ведите реестр учётных записей. Для каждой запишите, где используется: рассылка отчётов, обмен, уведомления.
• 🔑 Заведите отдельный ящик под 1С. Не используйте для рассылок личную почту директора или главбуха. Меняя пароль у личного ящика, вы каждый раз рискуете сломать рассылку.
• 🔐 Используйте пароли приложений. Они не связаны с основным паролем аккаунта, поэтому смена основного не ломает 1С.
• 📅 Если политика безопасности требует регулярной смены пароля, поставьте напоминание и меняйте его в 1С в тот же день.
• 💾 Перед сменой пароля сделайте копию базы , если вы заодно правите другие настройки.

Частые вопросы