Новый руководитель или главбух: что перенастроить в базе 1С

Поменять подписантов в 1С можно в карточке организации: Главное → Организации, откройте организацию и перейдите к ответственным лицам (раздел подписей). Там добавьте нового руководителя или главного бухгалтера с датой, с которой он подписывает документы. Старую запись не трогайте: программа хранит историю, и документы прошлых периодов продолжат печататься со старыми фамилиями.

Сама замена фамилии занимает минуту. Проблемы начинаются потом: новый главбух не может войти в базу, отчёт в ФНС не уходит из-за старого сертификата, а акт за прошлый квартал вдруг печатается с новой подписью. Порядок действий, при котором ничего не сломается, такой. Пути даны для «1С:Бухгалтерии предприятия» 3.0 в интерфейсе «Такси»; в ЗУП 3.1 и УТ 11 логика та же, отличаются только разделы меню.

Что подготовить до смены подписантов в 1С

Начните не с карточки организации, а с данных о человеке. Программа выбирает подписанта из справочника физических лиц, поэтому сначала его нужно туда внести.

📋 Что понадобится:

• 👤 ФИО нового руководителя или главбуха так, как они записаны в паспорте;
• 📅 дата, с которой человек вступает в должность (из приказа или решения учредителей);
• 🏷 точное название должности для печатных форм: «Генеральный директор», «Директор», «Управляющий»;
• 🔑 сертификат квалифицированной электронной подписи, если человек будет подписывать отчётность и ЭДО;
• 🖊 скан подписи на белом фоне, если вы печатаете счета с факсимиле.

Если человек уже работает в компании и оформлен в программе, карточка физлица у него есть. Если нет, создайте её: Справочники → Зарплата и кадры → Физические лица → Создать. Достаточно ФИО, даты рождения и ИНН. Кадровое оформление (приём, должность в штатном расписании) делается отдельно, и для смены подписанта оно не обязательно.

Перед массовой правкой старых документов (раздел про переподписание ниже) сделайте резервную копию базы . Для замены ответственных лиц в карточке копия не нужна: это обычная запись, её легко исправить.

Как поменять руководителя и главбуха в карточке организации

Здесь выполняется основная часть работы. В «1С:Бухгалтерии» 3.0 ответственные лица хранятся с историей: каждая запись действует с определённой даты до появления следующей.

Пошаговая замена ответственного лица

1. Откройте Главное → Организации и дважды щёлкните по нужной организации.
2. В карточке найдите раздел подписей. В нём видны текущий руководитель, главный бухгалтер и кассир.
3. Нажмите на ссылку истории рядом с должностью, которую меняете. Откроется список записей с датами.
4. Создайте новую запись. Укажите дату начала полномочий, физическое лицо и должность.
5. Запишите и закройте форму. Предыдущий подписант останется в истории до вчерашнего дня относительно новой даты.

Если в должности руководителя временно работает исполняющий обязанности, сделайте для него отдельную запись с датой начала. Когда вернётся постоянный директор, добавьте ещё одну запись с его фамилией. Удалять записи для этого не нужно.

Какие роли бывают в истории ответственных лиц

Факсимиле и печать

Счёт на оплату и акт можно печатать с картинкой подписи и печати. Изображения загружаются в карточке организации, в разделе с логотипом и печатью. После смены директора замените картинку его подписи.

Учтите ограничение: картинка подписи одна, истории у неё нет. Если загрузить новую подпись, старые счета при повторной печати выйдут уже с ней. Поэтому старые счета с факсимиле сохраняйте в PDF до замены картинки.

Права доступа для нового сотрудника

Новый подписант часто ещё и новый пользователь базы. Учётную запись для него создаёт администратор 1С.

Создание пользователя

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите Создать. Укажите имя для входа и выберите физическое лицо из справочника. Связь пользователя с физлицом нужна, чтобы программа понимала, кто именно работает в базе.
3. Задайте пароль или включите вход через учётную запись Windows.
4. Перейдите по ссылке прав доступа и включите пользователя в нужные группы.

Какой профиль выдать

В «Бухгалтерии» 3.0 есть готовые профили групп доступа: «Администратор», «Главный бухгалтер», «Бухгалтер» и другие. Главбуху обычно дают профиль «Главный бухгалтер»: с ним можно закрывать месяц, менять учётную политику и даты запрета изменения. Директору, который только смотрит отчёты, хватит профиля с правами на просмотр.

Отдельно проверьте дату запрета изменения данных: Администрирование → Проведение документов → Даты запрета изменения. Если запрет настроен по пользователям, новому главбуху нужна своя строка. Иначе он либо не сможет исправить документ текущего периода, либо, наоборот, получит доступ к закрытому периоду.

Как сменить сертификат электронной подписи в 1С

Это самый капризный этап. Сертификат КЭП выдаётся на конкретного человека. Новый директор не может подписывать отчёты сертификатом прежнего: такой отчёт контролирующий орган отклонит.

Где взять сертификат

Квалифицированный сертификат руководителя юрлица выпускает удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица. Главбух и другие сотрудники получают КЭП физлица в аккредитованном УЦ и подписывают документы организации по машиночитаемой доверенности (МЧД).

Добавление сертификата в программу

1. Установите сертификат на компьютер вместе с программой-криптопровайдером. Обычно это делает УЦ или ваш системный администратор.
2. В 1С откройте Администрирование → Обмен электронными документами и перейдите в настройки электронной подписи и шифрования.
3. На вкладке сертификатов нажмите Добавить и выберите вариант для подписания и шифрования из установленных на компьютере.
4. Выберите сертификат нового подписанта, проверьте организацию и физлицо и запишите.
5. Нажмите проверку сертификата: программа подпишет тестовые данные и сообщит, всё ли в порядке.

Отчётность и ЭДО

Для сервиса 1С-Отчетность смена руководителя меняет параметры подключения. Оформите заявление на изменение параметров в настройках регламентированной отчётности. После одобрения в программе появится новый сертификат для отправки отчётов.

Для 1С-ЭДО откройте учётную запись ЭДО организации и добавьте в неё новый сертификат. Старый сертификат удалите из учётной записи только после того, как все входящие документы, подписанные им, будут обработаны.

Старые документы: менять ли подписи задним числом

Нет, не нужно. Документы до даты смены подписанта должны остаться со старыми фамилиями. Их подписывал человек, который тогда занимал должность. По закону о бухучёте первичный документ содержит подписи лиц, совершивших операцию. Подставлять туда нового директора нельзя.

Переподписывать нужно только документы, которые попадают на период после смены, но были созданы заранее. Например, вы выставили счета на следующий месяц до приказа о назначении. Или оформили акты за октябрь до того, как внесли нового директора в историю.

Как программа выбирает подписанта для документа

В документах реализации, счетах-фактурах и УПД есть поля подписей: руководитель, главный бухгалтер, кто отпустил груз. При создании документа они заполняются по истории ответственных лиц на дату документа. Если поля заполнены вручную или документ создан до изменения истории, в них сохранится прежний человек.

Отсюда простое правило проверки. Откройте документ после даты смены и посмотрите на поля подписей внизу формы. Стоит старый директор — поправьте вручную или очистите поле, чтобы программа подставила подписанта по истории.

Массовое исправление

Если таких документов десятки, используйте групповое изменение реквизитов: Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов.

1. Выберите вид документа, например реализацию товаров и услуг.
2. Отберите документы по организации и периоду: с даты смены по сегодня.
3. Укажите реквизит подписи руководителя и новое значение.
4. Запустите изменение и проверьте результат на двух-трёх документах.

Не ставьте в отбор период раньше даты смены подписанта: обработка без предупреждений перепишет и документы прежнего директора.

Проверка печатных форм после изменений

Проверку лучше сделать в день смены, пока никто не отправил контрагенту документ с неправильной фамилией.

Что распечатать на пробу

Создайте черновики документов с датой после смены и откройте печатные формы, не проводя документы. Посмотрите:

• 🧾 счёт на оплату — ФИО руководителя и бухгалтера, факсимиле, если используется;
• 📦 УПД или накладную с актом — строки «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер»;
• 📄 счёт-фактуру — по статье 169 НК РФ его подписывают руководитель и главбух или уполномоченные лица;
• 💰 приходный и расходный кассовые ордера — подписи главбуха и кассира;
• 📊 любой регламентированный отчёт — на титульном листе подписант и его ФИО.

Затем откройте документ с датой до смены и убедитесь, что там остался прежний директор. Это проверка, что история ответственных лиц работает, а не просто перезаписана.

Регламентированные отчёты

В отчётах подписант берётся из карточки организации. В форме отчёта есть выбор, кто подписывает: руководитель или представитель. Если отчёт подписывает главбух по доверенности, укажите представителя и реквизиты доверенности.

Отчёты, созданные до смены директора и ещё не отправленные, заполните заново. Иначе титульный лист сохранит старую фамилию: она записывается при заполнении отчёта.

Частые вопросы о смене подписантов