Изменение оклада и зарплаты сотрудника в 1С:ЗУП

Новый оклад сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 вводят одним из двух документов: Кадровый перевод (когда одновременно меняются должность, подразделение или график) либо Изменение плановых начислений (когда меняется только сумма). Оба лежат в разделах Кадры и Зарплата, проводятся с указанием даты, и именно с этой даты зарплата будет считаться по-новому.

Поменять зарплату сотруднику — значит изменить его плановое начисление: оклад, тарифную ставку, надбавку или доплату. Разовые суммы (премия к празднику, доплата за замещение на месяц) оформляют отдельными документами и в плановые начисления не попадают. Ниже — как провести каждый случай, как повысить оклады сразу по подразделению и чем потом проверить результат.

Какой документ выбрать под вашу ситуацию

Сумма в карточке сотрудника хранится не напрямую, а через назначенные ему плановые начисления. Первое назначение оклада происходит при приёме — документом Приём на работу на вкладке оплаты. Всё, что меняется потом, — это уже корректировка существующего начисления. Поэтому «поменять оклад» — это всегда провести документ , который перезапишет это начисление с нужной даты, а не отредактировать цифру в справочнике. Выбор документа зависит от того, что именно меняется.

Плановое повышение оклада кадровым переводом

Этот вариант применяют, когда перевод оформляется «по правилам кадрового учёта»: приказ, запись в трудовой книжке (в бумажной) и в сведениях о трудовой деятельности.

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
2. Нажмите Создать и выберите Кадровый перевод.
3. Укажите организацию, сотрудника и дату, с которой действует новый оклад — это ключевое поле, по нему документ встаёт в хронологию начислений.
4. Перейдите на вкладку с оплатой труда. Установите флажок напротив строки оклада и впишите новую сумму. Старое значение показано рядом для сверки.
5. При необходимости тут же поправьте должность, подразделение или график — для этого на соответствующих вкладках поставьте флажки «Перевести».
6. Проведите документ.

Печатную форму приказа (по форме, принятой в организации) можно вывести из самого документа кнопкой печати. На основании проведённого перевода формируется и запись для отчётности по трудовой деятельности.

Разберём на числах. Оклад 60 000 ₽ подняли до 72 000 ₽ с 16-го числа месяца, в котором 22 рабочих дня. С 1-го по 15-е сотрудник отработал 10 дней, с 16-го по конец месяца — 12. Программа посчитает: 60 000 ÷ 22 × 10 = 27 272,73 ₽ по старому окладу плюс 72 000 ÷ 22 × 12 = 39 272,73 ₽ по новому. Итого за месяц — 66 545,46 ₽. Со следующего полного месяца начислится ровно 72 000 ₽.

Изменение оклада без перевода

Когда у человека остаются прежними должность и подразделение, а растёт только сумма, кадровый перевод избыточен. Быстрее провести отдельный документ.

1. В разделе Зарплата откройте список документов, меняющих оплату, и создайте Изменение плановых начислений.
2. Укажите месяц и дату начала действия.
3. Подберите сотрудника (или сразу нескольких — документ списочный).
4. В строке с окладом включите флажок изменения и укажите новый размер. Начисления, которые не трогаете, оставьте без флажка — они сохранятся.
5. Проведите.

Так же меняют размер постоянной надбавки или персональной доплаты, если они уже назначены сотруднику как плановое начисление. Снимать и назначать заново не нужно — достаточно изменить сумму.

Доплаты и надбавки: когда нужна настройка вида начисления

Если доплаты как таковой в базе ещё нет (например, вводите новую надбавку за наставничество), сначала её создают как вид начисления, и только потом назначают сотруднику.

• Откройте Настройка → Начисления.
• Создайте новый вид начисления или проверьте подходящий из типовых.
• Задайте, как считается сумма: фиксированной суммой, процентом от оклада или по формуле.
• Укажите, облагается ли начисление НДФЛ и взносами и входит ли оно в средний заработок — от этого зависят и налоги, и будущие отпускные с больничными.

После того как вид начисления готов, назначьте его сотруднику документом Изменение плановых начислений или на вкладке оплаты в Кадровом переводе. Отдельно вид начисления на зарплату не влияет, пока он кому-то не назначен.

Способ расчёта надбавки выбирайте под задачу. Фиксированная сумма удобна, когда доплата не зависит от оклада (например, компенсация за разъездной характер). Процент от оклада пересчитывается автоматически при каждом изменении оклада — так надбавка «за стаж» вырастет сама вместе с окладом, отдельно её менять не придётся. Если доплата считается сложнее (скажем, процент только от части начислений), задайте формулу через показатели расчёта.

Разовые суммы и премии

Разовая выплата оклад не меняет и в плановые начисления не записывается — это важное отличие. Для таких сумм есть свои документы.

• Премия. Раздел Зарплата, документ Премия. Подходит для месячной, квартальной или единовременной премии. Вид премии при этом тоже сначала настраивается в Настройка → Начисления с нужным порядком обложения.
• Разовое начисление. Тот же раздел, документ Разовое начисление — для доплаты за конкретный период или прочих единовременных сумм.

Такие выплаты попадают в расчётный листок месяца, в котором проведены, но в следующем месяце автоматически не повторяются. У каждого вида разового начисления свой порядок обложения НДФЛ и взносами и своё правило учёта в среднем заработке — задайте их при настройке вида, иначе премия может неверно войти в базу для отпускных. Если доплата должна идти каждый месяц — это уже плановое начисление, и оформлять его нужно через изменение плановых начислений, а не разовым документом.

Массовое изменение окладов по подразделению

Когда оклады растут сразу у отдела или всей организации, вводить каждого вручную не нужно.

Через Изменение плановых начислений:

1. Создайте документ и укажите дату начала действия.
2. Кнопкой подбора добавьте сразу группу сотрудников — можно отобрать по подразделению.
3. Проставьте новые суммы. Если повышение процентное (например, +10% всем), пересчитайте значения заранее или задайте новую сумму для каждой строки.

Если в базе ведётся штатное расписание с привязкой начислений к позициям, оклады удобнее менять не по людям, а по позициям:

1. Откройте работу со штатным расписанием в разделе Кадры.
2. Создайте Изменение штатного расписания с нужной датой.
3. Измените оклад (или «вилку» оклада) по позициям подразделения.
4. После проведения проверьте, что сотрудникам, чьи начисления привязаны к позиции, сумма обновилась. Тем, у кого оклад задан индивидуально, штатное расписание его не перепишет — их правят отдельно.

Отдельно учтите средний заработок. Когда оклады повышаются по всей организации или по подразделению целиком, при расчёте отпускных и командировочных суммы за месяцы до повышения индексируются на коэффициент роста. В 1С:ЗУП это отрабатывается, если повышение проведено корректным документом с датой начала действия, а не правкой суммы вручную. Поэтому массовое повышение всегда оформляйте документом, а не разовыми начислениями: иначе средний заработок посчитается без индексации, и отпускные после повышения окажутся занижены.

Чем проверить, что оклад изменился

После проведения стоит убедиться, что новая сумма встала с нужной даты и ни у кого не «потерялась».

• Карточка сотрудника. В разделе Кадры → Сотрудники по ссылке с размером оплаты видно текущее действующее начисление и дату, с которой оно применяется.
• Отчёты по плановым начислениям. В разделе Зарплата в составе отчётов есть анализ начислений сотрудников — по нему видно действующие оклады списком на выбранную дату.
• Первый расчёт зарплаты. Самая надёжная проверка — рассчитать зарплату за месяц изменения и посмотреть расчётный листок: там сумма оклада и период её применения показаны прямо.

Если оклад изменили серединой месяца, в листке будет две строки оклада с разными суммами и количеством отработанных дней — это нормально.

Если же сумма не изменилась или встала не с той даты, причина почти всегда в одном из двух: документ не проведён (сохранён как черновик) либо дата начала действия указана не та, что нужно. Откройте документ, проверьте флажок проведения и дату, затем пересчитайте зарплату за месяц заново.

Частые ошибки

• 🔸 Перепутали дату документа и дату начала действия. Зарплата считается по дате начала действия. Документ можно провести задним числом, но начисление встанет туда, где указана дата действия.
• 🔸 Меняли оклад разовым начислением. Разовая сумма добавится один раз и в следующем месяце исчезнет. Постоянное изменение — только через плановые начисления или кадровый перевод.
• 🔸 Правили сумму прямо в карточке сотрудника. Карточка показывает действующее значение, но историю изменений формируют документы. Без документа не будет ни корректной хронологии, ни печатных форм.
• 🔸 Забыли про документальное основание. В 1С оклад меняется приказом, а по трудовому законодательству — ещё и дополнительным соглашением к трудовому договору. Проведённый документ в базе не отменяет кадровых бумаг.

Частые вопросы