Расчёт больничного листа в 1С: от документа до выплаты

Больничный лист целиком работодатель не оплачивает. При прямых выплатах из средств компании начисляются только первые 3 календарных дня болезни самого сотрудника, остальное СФР перечисляет работнику напрямую. Рассчитать больничный в 1С — значит ввести электронный листок нетрудоспособности, а программа сама посчитает средний заработок, применит процент по стажу и разделит сумму между работодателем и фондом.

Документ «Больничный лист» живёт в 1С:ЗУП 3.1 (раздел Зарплата) и в 1С:Бухгалтерии 3.0 (раздел Зарплата и кадры). В конфигурациях без модуля зарплаты (УТ, Розница) больничные не считают.

Ниже — где найти документ, по какой формуле 1С считает пособие, как оно делится на разные случаи болезни, чем облагается и как проверить результат до выплаты.

Что проверить до ввода листка нетрудоспособности

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе есть данные, без которых расчёт выйдет неверным.

• 📅 Страховой стаж в карточке сотрудника. От него зависит процент: до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и больше — 100%.
• 💰 Заработок за два календарных года перед годом болезни. Если сотрудник пришёл недавно, суммы с прошлых мест работы вносят из справки о заработке (её обязан выдать прежний работодатель).
• 🏢 Районный коэффициент в настройках организации, если он у вас применяется.
• 🔢 Номер ЭЛН. Бумажные больничные отменены — лист приходит только в электронном виде, и в документ его подтягивают по номеру запросом в СФР.

Как завести больничный лист в 1С по шагам

1. Откройте список больничных: в ЗУП — Зарплата → Больничные листы, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Больничные листы. Нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника. Программа подставит его стаж и данные о заработке.
3. Введите номер ЭЛН и запросите данные из СФР — подтянутся даты начала и окончания болезни, причина нетрудоспособности и признак, кто оплачивает дни.
4. Проверьте причину нетрудоспособности: обычное заболевание, травма, уход за больным членом семьи, карантин и т. д. От причины зависит, с какого дня платит фонд.
5. Укажите период освобождения от работы. 1С рассчитает количество календарных дней — оплачиваются именно они, а не рабочие.
6. Нажмите Провести. В табличной части появится сумма: столько за счёт работодателя, столько за счёт СФР.

После проведения пособие попадёт в ведомость на выплату (часть работодателя) и в реестр для отправки в СФР (часть фонда).

По какой формуле 1С считает пособие

Расчёт идёт в три действия, и программа выполняет их автоматически.

1. Средний дневной заработок. Берётся сумма выплат, облагаемых взносами, за два календарных года до года болезни — но не выше предельной базы по взносам каждого года. Эта сумма делится на 730.

2. Процент по стажу. Средний дневной заработок умножается на коэффициент: 60%, 80% или 100%.

3. Итог. Дневное пособие умножается на число календарных дней болезни. Первые 3 дня (при болезни самого работника) — за счёт работодателя, остальные — за счёт СФР.

Разберём на примере. Стаж сотрудника — 6 лет (значит, 80%), заработок за два года — 2 000 000 ₽ (обе суммы ниже предельной базы), болел 10 календарных дней.

Нижняя граница по МРОТ. Средний дневной заработок не может быть меньше рассчитанного из минималки: МРОТ × 24 ÷ 730. Если фактический заработок ниже, 1С считает по МРОТ. К минимуму из МРОТ районный коэффициент применяется, а к сумме из фактического заработка — нет: он уже «сидит» в начислениях.

Верхняя граница. Заработок каждого года ограничен предельной базой по взносам — больше неё в расчёт не возьмётся. Это и есть максимум больничного.

Посчитать пособие под свои цифры можно прямо здесь:

Разные случаи нетрудоспособности: чем отличается расчёт

Причина болезни меняет не формулу, а то, сколько дней и с какого момента оплачивает фонд.

• 🤒 Болезнь или бытовая травма самого работника. Первые 3 дня — работодатель, с 4-го — СФР. Процент — по стажу.
• 👶 Уход за больным ребёнком или членом семьи. Все дни оплачивает СФР с первого дня. Для ухода за ребёнком действуют ограничения по числу оплачиваемых дней в году в зависимости от возраста.
• ⚠️ Производственная травма или профзаболевание. Пособие — 100% независимо от стажа, всю сумму платит СФР по отдельному виду страхования.
• 🏥 Долечивание в санатории, протезирование в стационаре, карантин. Оплачивает СФР с первого дня.

1С определяет вид по коду причины из ЭЛН и сама ставит нужный признак оплаты. Проверьте, что причина в документе совпадает с той, что пришла из фонда: при уходе за ребёнком программа не должна удерживать 3 дня с работодателя.

Отдельный случай — уход за больным ребёнком. Число дней, которые фонд оплатит за год, зависит от возраста ребёнка и способа лечения (амбулаторно или в стационаре), а размер пособия при амбулаторном лечении после первых дней болезни может снижаться. Эти лимиты 1С отслеживает по данным сотрудника и истории его больничных — поэтому важно, чтобы прошлые листки по тому же ребёнку были проведены в базе.

Если сотрудник болел в начале года, а заработка за два предыдущих года не хватает (был в декрете или отпуске по уходу), эти годы можно заменить на более ранние. Замену указывают в самом документе больничного — но только по заявлению работника и только если она увеличивает пособие. Без заявления менять расчётный период нельзя.

Как проверить расчёт больничного в 1С

Не выплачивайте пособие, не заглянув в расшифровку. В форме документа есть подробный расчёт — нажмите на сумму начисления или на ссылку с итогом, и 1С покажет, из чего она сложилась:

• заработок по годам, который взят в расчёт, и сравнение с предельной базой;
• средний дневной заработок и то, что именно применено — фактический заработок или МРОТ;
• процент по стажу;
• разбивку на дни работодателя и дни СФР.

Сверьте число оплаченных дней с периодом из листка — считаются календарные дни, включая выходные. Если сумма подозрительно мала, чаще всего причина — незаполненный заработок за прошлые годы: тогда расчёт молча уходит на МРОТ.

Для контроля по всем сотрудникам пригодятся зарплатные отчёты в разделе Зарплата (или Зарплата и кадры): анализ начислений и свод по пособиям покажут суммы больничных за период и помогут найти выбивающиеся значения.

Нашли ошибку уже после выплаты — не удаляйте проведённый документ. Если позже внесли заработок за прошлые годы или поправили стаж, откройте больничный и пересчитайте его заново: 1С сформирует доначисление или сторно в текущем месяце, а не задним числом. Это важно, чтобы не разъехались суммы в уже сданной отчётности.

Выплата пособия и обмен с СФР

После проведения больничный распадается на два потока.

Часть работодателя (первые 3 дня). Попадает в ведомость на выплату вместе с зарплатой или отдельной ведомостью. Создайте её в разделе Зарплата → ведомость (в банк или в кассу), и 1С подтянет суммы начисленных, но ещё не выплаченных пособий.

Часть СФР. Фонд платит работнику напрямую, но для этого ему нужны сведения от работодателя. Схема проактивная: получив ЭЛН, СФР сам формирует запрос, а вы отправляете в ответ данные о сотруднике — реквизиты, стаж, заработок, способ выплаты. Обмен идёт через СЭДО (социальный электронный документооборот) прямо из программы.

Чтобы это работало, в 1С должна быть настроена 1С-Отчётность или прямой обмен с фондом. Входящие запросы фонда появляются в журнале обмена с СФР; на них формируют и отправляют ответ. Пока вы не отправите сведения, фонд не выплатит свою часть — сотрудник останется без денег, даже если больничный в базе проведён.

НДФЛ, взносы и проводки по больничному

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, а вот страховыми взносами — нет. Налог удерживают и работодатель со своей части (3 дня), и СФР со своей. Исключение — пособие по беременности и родам: оно НДФЛ не облагается.

Часть работодателя 1С отражает проводками:

Взносов на эту сумму нет, поэтому проводок по счёту 69 по больничному не возникает.

6-НДФЛ. Работодатель показывает в расчёте только свою часть пособия и удержанный с неё налог. Датой получения дохода считается день выплаты, а не последний день месяца, как у зарплаты. Часть, выплаченную напрямую из СФР, работодатель в своём 6-НДФЛ не отражает — её фонд показывает в собственной отчётности.

Частые ошибки при начислении больничного

• ❌ Не внесён заработок за прошлые годы. 1С без ошибок посчитает по МРОТ, и пособие окажется заниженным. Всегда проверяйте расшифровку: какая база взята.
• ❌ Неверный стаж. Лишний или недостающий год сдвигает процент с 80% на 100% или обратно. Пересчитайте стаж на дату начала болезни, а не на сегодня.
• ❌ Оплачены рабочие дни вместо календарных. Больничный считается по всем дням периода, включая выходные и праздники.
• ❌ Удержаны 3 дня с работодателя при уходе за ребёнком. Такой больничный полностью за счёт СФР — проверьте причину нетрудоспособности в документе.
• ❌ Районный коэффициент применён к фактическому заработку. Он добавляется только к минимуму из МРОТ.

Частые вопросы