Как посчитать среднесписочную численность сотрудников в 1С

Среднесписочная численность в 1С считается автоматически при заполнении расчёта по страховым взносам — отдельную кнопку «посчитать ССЧ» искать не нужно. Показатель появляется на титульном листе РСВ и в отчёте Среднесписочная численность раздела отчётности. Но цифра будет верной, только если в базе аккуратно проведены приёмы, увольнения и переводы на неполное время.

Ниже — методика Росстата, по которой 1С считает показатель, что проверить в базе перед расчётом и как сверить результат вручную, если инспекция прислала требование по расхождению. Разберём расчёт и в 1С:ЗУП 3.1, и в 1С:Бухгалтерии 3.0.

Что такое ССЧ и по каким правилам её считают

Среднесписочная численность (ССЧ) — это среднее число сотрудников, состоявших в штате за период. Считается по методике Росстата (указания к форме № П-4), и налоговая, и статистика используют один и тот же алгоритм.

Формула за месяц:

ССЧ за месяц = (сумма списочной численности за каждый календарный день месяца) ÷ (число календарных дней месяца)

В списочную численность каждого дня входят все, с кем в этот день действовал трудовой договор, — включая тех, кто в отпуске, на больничном или в командировке. За выходные и праздники берётся списочная численность предыдущего рабочего дня.

Формула за год:

ССЧ за год = (сумма ССЧ за все 12 месяцев) ÷ 12

Результат округляется до целого по обычным арифметическим правилам. Если организация работала неполный год, в знаменателе всё равно 12 — месяцы без работников считаются как ноль.

Зачем показатель нужен на практике:

• 📊 определяет право на некоторые налоговые режимы и льготы;
• 💻 от численности зависит, можно ли сдавать отчётность на бумаге (см. раздел про сдачу);
• 🏷️ используется в статистической форме П-4 и в РСВ.

Кого включают в расчёт, а кого нет

Это главный источник расхождений. Ошибка в составе списочной численности искажает ССЧ сильнее, чем арифметика. Запомните основные правила.

Включаются в списочную численность как целые единицы:

• 👥 сотрудники по трудовому договору — на полной ставке, в отпуске, на больничном, в командировке;
• 🏠 надомники и дистанционные работники;
• 🎓 работники на испытательном сроке.

Не включаются в ССЧ вообще:

• 🚫 внешние совместители (их считают отдельно);
• 🚫 работники по договорам ГПХ;
• 🚫 собственники без зарплаты;
• 🚫 женщины в отпуске по беременности и родам и лица в отпуске по уходу за ребёнком (пока не работают на неполном времени).

Учитываются пропорционально отработанному времени:

• ⏱️ сотрудники на неполном рабочем дне (по соглашению сторон);
• ⏱️ принятые или уволенные в середине месяца — за дни в штате.

Отдельно про внешних совместителей и ГПХ: они не выпадают из отчётности совсем. В статистической форме для них есть собственные строки — средняя численность внешних совместителей и средняя численность работавших по договорам ГПХ. Но в среднесписочную численность, которая идёт в РСВ, эти строки не входят. Поэтому цифра «сколько у меня людей» в кадровом учёте и ССЧ почти всегда различаются — и это не ошибка.

Сотрудники, принятые на неполный месяц (приняли 15-го, уволили 20-го), считаются только за дни нахождения в штате. Один такой человек не даёт целую единицу за месяц — он даёт долю, пропорциональную отработанным календарным дням.

Что проверить в базе перед расчётом

1С берёт данные из кадровых документов. Если они проведены неверно, показатель поедет. Пройдитесь по списку до формирования отчёта.

Где смотреть вид занятости и ставку:

• В 1С:ЗУП 3.1 — в документе Приём на работу (раздел Кадры), поля вида занятости и количества ставок.
• В 1С:Бухгалтерии 3.0 — в карточке сотрудника и документе Приём на работу раздела Зарплата и кадры (упрощённый кадровый учёт).

Отдельно проверьте переводы: если человека перевели с полной ставки на 0,5, в период до перевода он должен считаться как целая единица, а после — пропорционально. Это отрабатывается документом Кадровый перевод, а не новым приёмом. Если вместо перевода оформить увольнение и новый приём, в день стыка человек может задвоиться или, наоборот, выпасть — и ССЧ сместится.

Ещё один повод для расхождений — выходные и праздники. По методике за нерабочий день берётся списочная численность предыдущего рабочего дня. Это значит, что сотрудник, уволенный в пятницу, в субботу и воскресенье в расчёт уже не попадёт, а принятый с понедельника — наоборот, за выходные не учитывается. 1С раскладывает это автоматически, но при ручной сверке про правило легко забыть.

Где взять ССЧ в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП показатель формируется в двух местах, и оба опираются на кадровый учёт.

Через расчёт по страховым взносам. Раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность. Создайте РСВ за нужный период — на титульном листе поле среднесписочной численности заполнится автоматически при нажатии Заполнить.

Отдельным отчётом. В разделе отчётов по кадрам или налогам есть отчёт со среднесписочной численностью — он показывает помесячную разбивку и итог за период. Если не находите его в меню сразу, воспользуйтесь строкой поиска по разделу: наберите «среднесписочная».

Отчёт удобен тем, что раскрывает цифру по месяцам. По нему видно, в каком месяце численность скакнула, — и можно сразу проверить кадровые документы этого месяца.

Важная деталь: программа считает списочную численность на каждый календарный день периода, опираясь на действующие кадровые документы. Приём «датой выхода», увольнение «последним рабочим днём», период перевода на неполное время — всё это 1С раскладывает по дням сама. Ваша задача — только чтобы документы были проведены правильными датами. Никакого ручного подсчёта по дням делать не нужно.

Где взять ССЧ в 1С:Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 кадровый учёт упрощённый, но среднесписочную численность программа тоже считает сама.

Порядок действий:

1. Откройте раздел Отчёты → Регламентированные отчёты (или Отчётность, справки, если включена 1С-Отчётность).
2. Создайте Расчёт по страховым взносам за период.
3. Нажмите Заполнить — на титульном листе появится значение среднесписочной численности.

Если в БП ведётся полноценный кадровый учёт (включён в настройках зарплаты), расчёт корректен. Если зарплата считается во внешней программе, а в БП только отражается, численность 1С взять неоткуда — тогда поле заполняется вручную по данным зарплатной базы.

Разница конфигураций — только в пути к отчёту, сам алгоритм один:

Как сверить цифру вручную

Если показатель из 1С вызывает сомнения, пересчитайте один месяц руками — это занимает пару минут и снимает вопросы.

Пример. В компании с 1-го по 10-е число работали 15 человек. С 11-го числа приняли ещё 5 — стало 20. В месяце 30 дней.

• Дни 1–10: 15 человек × 10 дней = 150
• Дни 11–30: 20 человек × 20 дней = 400
• Сумма: 150 + 400 = 550
• ССЧ за месяц: 550 ÷ 30 = 18,33 → 18

Для сотрудников на неполном времени считают отдельно, через человеко-часы: сумму отработанных за месяц часов делят на продолжительность рабочего дня, затем на число рабочих дней месяца. Этот результат прибавляется к численности полностью занятых.

Пример с неполным днём. Один сотрудник на 0,5 ставки работает по 4 часа при 8-часовом дне. В месяце 22 рабочих дня, он отработал все.

• Человеко-часы за месяц: 4 ч × 22 дня = 88 часов
• Условных человеко-дней: 88 ÷ 8 = 11
• Средняя численность неполностью занятых: 11 ÷ 22 = 0,5

Эти 0,5 прибавляются к целым единицам полностью занятых, и только потом общий итог за месяц округляется. Если округлять каждого «половинщика» по отдельности, цифра завысится — поэтому промежуточные доли в расчёте сохраняют.

Годовой показатель — среднее из двенадцати месячных. Если по месяцам вышло, например, по 18 человек, то и за год 18 (216 ÷ 12 = 18). Месяцы, когда организация ещё не работала, входят в расчёт как ноль и занижают годовую цифру — это нормально и спорить с программой не нужно.

Когда какой период считать:

• для РСВ — за отчётный (расчётный) период, нарастающим итогом, как формирует титульный лист;
• для статистической формы П-4 — помесячно и за период наблюдения;
• годовая ССЧ — чаще всего нужна для внутренней отчётности и обоснования лимитов.

Куда сдаётся численность и как не ошибиться

Отдельный отчёт «Сведения о среднесписочной численности» (прежняя форма КНД 1110018) отменён с 2021 года — Федеральный закон от 28.01.2020 № 5-ФЗ. Теперь показатель входит в титульный лист расчёта по страховым взносам и сдаётся вместе с ним. Вновь созданным организациям тоже больше не нужно подавать отдельные сведения в течение 20 дней после регистрации — первый раз численность уедет в составе ближайшего РСВ.

От численности зависит способ сдачи отчётности. По Налоговому кодексу при численности работников более 10 человек РСВ и 6-НДФЛ сдаются только электронно; 10 и меньше — можно на бумаге. Статистическую форму П-4 с показателем численности сдают в Росстат по установленному перечню организаций.

Что чаще всего приводит к неверной цифре:

• приём проведён датой приказа, а не датой выхода на работу;
• уволенный «висит» в базе, потому что увольнение не проведено;
• договор ГПХ оформлен как трудовой — человек попал в ССЧ;
• внешний совместитель учтён как целая единица;
• неполное время не отражено в кадрах — работник посчитан как целая ставка.

Все эти случаи лечатся в кадровых документах, а не правкой самого отчёта. Исправили кадры — перезаполнили РСВ. Ручная правка цифры на титульном листе при заполненной кадровой базе — плохая идея: при следующем перезаполнении её сотрёт, а расхождение с данными учёта останется.

Частые вопросы