Среднесписочная численность в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: расчёт, проверка, отчётность

Посчитать среднесписочную численность в 1С можно двумя путями. В ЗУП 3.1 есть готовый отчёт Кадры → Кадровые отчеты → Среднесписочная численность: он берёт кадровые документы и сам делит численность по дням на календарные дни. В Бухгалтерии 3.0 отдельного отчёта нет — показатель рассчитывается при заполнении расчёта по страховым взносам в Отчеты → Регламентированные отчеты.

Какой способ выбрать? Если кадры ведутся в ЗУП — считайте там и переносите в РСВ уже проверенную цифру. Если зарплата в Бухгалтерии — проверяйте число на титульном листе РСВ ручным расчётом. Программа ошибается не в формуле, а в исходных данных: незакрытый декрет, неверный вид занятости, неотмеченное неполное время.

Что входит в среднесписочную численность и где она нужна

Среднесписочная численность (ССЧ) — средний за период штат в пересчёте на полные единицы. Методику задаёт Росстат в указаниях по заполнению статистических форм о численности. Налоговые и иные органы пользуются тем же порядком.

Где показатель нужен на практике:

• 📄 РСВ — среднесписочная численность за отчётный период указывается в расчёте по страховым взносам;
• 📊 Статистика — формы Росстата о численности и зарплате (например, П-4) для тех, кто их сдаёт;
• 🏢 Критерии МСП — численность за год определяет категорию субъекта малого и среднего предпринимательства;
• 💼 Спецрежимы и льготы — у УСН, ПСН и ряда льгот есть ограничения по средней численности;
• 📝 Тендеры, банки, гранты — справку о численности часто просят контрагенты.

ССЧ — не то же самое, что списочная численность на дату. Списочная — это все, кто числится в штате в конкретный день. Среднесписочная — средняя за период, причём часть людей из неё исключается.

Формула расчёта среднесписочной численности

Расчёт идёт снизу вверх: день → месяц → квартал → год.

За месяц

1. Для каждого календарного дня месяца определите списочную численность без исключённых категорий.
2. За выходные и праздники берите численность предыдущего рабочего дня.
3. Сложите численность за все дни и разделите на число календарных дней месяца — 28, 29, 30 или 31.
4. Добавьте отдельно посчитанных работников неполного времени (см. ниже).

Делите всегда на полное число дней месяца. Даже если компания зарегистрирована 20-го числа, делитель — 30 или 31, а не 11.

Работники неполного времени

Тех, кто работает неполный день или неделю по собственному желанию, пересчитывают пропорционально:

ССЧ неполного времени = отработанные человеко-часы
                        / продолжительность рабочего дня при полной ставке
                        / число рабочих дней месяца по календарю

Если работник болел или был в отпуске, за эти дни часы условно берутся по предыдущему рабочему дню.

За квартал, полугодие, год

• Квартал — сумма ССЧ за 3 месяца, делённая на 3.
• Год — сумма ССЧ за 12 месяцев, делённая на 12.
• Нарастающим итогом (полугодие, 9 месяцев) — сумма за все месяцы периода, делённая на число месяцев в нём.

Если организация работала не весь год, сумму всё равно делят на 12. Компания, созданная в июле, сложит шесть месяцев и разделит на 12.

Пример с числами

Октябрь, 31 день. Данные:

• 20 человек работают весь месяц на полную ставку: 20 × 31 = 620 человеко-дней;
• 1 человек принят 16 октября: числится с 16 по 31 — это 16 дней;
• 1 сотрудница весь месяц в отпуске по уходу за ребёнком — не учитывается;
• 1 работник по своему заявлению работает 4 часа в день при нормальных 8; в октябре он отработал 22 рабочих дня по 4 часа — 88 часов.

Считаем:

1. Полные единицы: (620 + 16) / 31 = 636 / 31 ≈ 20,52.
2. Неполное время: 88 / 8 / 22 = 0,5.
3. ССЧ за октябрь: 20,52 + 0,5 = 21,02 ≈ 21 человек.

Если ССЧ за октябрь 21, за ноябрь 22, за декабрь 20, то за IV квартал: (21 + 22 + 20) / 3 = 63 / 3 = 21.

Как получить отчёт о среднесписочной численности в ЗУП 3.1 и БП 3.0

ЗУП 3.1

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты.
2. Выберите отчёт Среднесписочная численность.
3. Укажите организацию и период: месяц, квартал или год.
4. Нажмите Сформировать.

Отчёт показывает численность по месяцам и итог за период. В расшифровке видно, кто и с каким весом попал в расчёт. Через Настройки отчёта можно добавить группировку по подразделениям или по сотрудникам — так проще искать ошибку.

Программа не держит отдельного реестра «кто входит в ССЧ». Она вычисляет показатель по кадровым и зарплатным документам:

• Приём, Увольнение, Кадровый перевод — кто и с какого дня числится;
• вид занятости в документе приёма — основное место, внутреннее или внешнее совместительство;
• Отпуск по уходу за ребёнком и больничный по беременности и родам — исключение из расчёта;
• график работы сотрудника — признак неполного времени и норма часов.

Бухгалтерия 3.0

В БП 3.0 ССЧ рассчитывается при автоматическом заполнении РСВ:

1. Откройте Отчеты → Регламентированные отчеты.
2. Создайте или откройте расчёт по страховым взносам за нужный период.
3. Нажмите Заполнить.
4. Проверьте среднесписочную численность на титульном листе.

Поле можно исправить вручную. Это нормальная практика для БП: учёт кадровых событий здесь проще, чем в ЗУП. Декреты, совместительство и неполное время Бухгалтерия учитывает хуже, поэтому число в РСВ стоит сверить с собственным расчётом.

Особые режимы работы и как их видит программа

Неполное рабочее время

Главный вопрос — чья инициатива. По заявлению работника — пропорционально часам. По инициативе работодателя (простой, режим неполной недели из-за сокращения объёмов) — целой единицей. Также целой единицей считают тех, кому сокращённое время положено по закону: несовершеннолетних, работников с инвалидностью, вредные условия.

В ЗУП неполное время задают графиком работы. Если работнику с половиной ставки назначили общий график пятидневки, программа посчитает его целой единицей. Проверьте у таких сотрудников:

• в карточке кадрового документа указан отдельный график с сокращённой нормой;
• в графике норма меньше полной;
• табель (или данные учёта времени) показывает фактические часы.

Декрет и уход за ребёнком

Сотрудница в отпуске по беременности и родам и затем по уходу за ребёнком выпадает из ССЧ. Исключение — если она вышла на неполное время или работает на дому с сохранением пособия: тогда её учитывают, причём при неполном дне — пропорционально.

В ЗУП ключевое — чтобы был введён и проведён документ отпуска по уходу с правильными датами. Если декрет оформили только больничным листом, а отпуск по уходу не ввели, программа после окончания больничного вернёт сотрудницу в расчёт.

Совместители

• Внутренний — у работника два кадровых документа, но в ССЧ он идёт один раз по основному месту.
• Внешний — не включается. Убедитесь, что в приёме выбран вид занятости Внешнее совместительство, а не Основное место работы.

Договоры ГПХ

Исполнители по договорам подряда и оказания услуг в среднесписочную численность не входят. В ЗУП их оформляют отдельным документом договора, а не приёмом — тогда в отчёт они не попадут. Если исполнителя по ошибке «приняли на работу», ССЧ завысится.

Вахта, сменный график, суммированный учёт

Методика та же: в каждый календарный день считается тот, кто числится в штате, независимо от того, его смена или нет. Межвахтовый отдых и выходные по графику человека из списка не убирают.

Проверка и сверка данных перед сдачей отчётности

Сдавать цифру «как программа посчитала» опасно. Сверку удобно делать в таком порядке.

1. Сравните с прошлым периодом. Если в штате 40 человек, а ССЧ вдруг 52 или 31 — ищите причину раньше, чем открывать РСВ.

2. Разверните отчёт по сотрудникам. В ЗУП добавьте группировку по физлицам и пройдите список: нет ли уволенных, внешних совместителей, исполнителей ГПХ.

3. Проверьте особые категории. Отфильтруйте отпуска по уходу и больничные по беременности. Каждая сотрудница в декрете должна иметь вес 0 за период отпуска.

4. Сверьте с ручным расчётом за один месяц. Возьмите самый «сложный» месяц — с приёмами и увольнениями. Посчитайте по формуле в таблице. Расхождение больше десятых долей — повод искать документ.

5. Сопоставьте ЗУП и РСВ. Если РСВ формируется в Бухгалтерии после синхронизации, число на титульном листе должно совпасть с годовым или квартальным итогом отчёта в ЗУП.

Автоматизация: как не считать каждый раз заново

Задача повторяется каждый квартал, поэтому её стоит настроить один раз.

• ⚙️ Свой вариант отчёта. В ЗУП сохраните вариант отчёта «Среднесписочная численность» с нужными группировками и отборами: Еще → Сохранить вариант. Через квартал откроете его одним кликом.
• 📧 Рассылка отчётов. В типовых конфигурациях есть механизм рассылок: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов. Можно настроить отправку отчёта на почту бухгалтеру в первые дни квартала.
• 🧩 Внешний отчёт или расширение. Если нужна своя форма — например, ССЧ по филиалам с выделением декретниц, — её делает программист на системе компоновки данных. Подключают через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки или расширением конфигурации, не снимая конфигурацию с поддержки.
• 🔁 Синхронизация ЗУП и БП. Если РСВ сдаёт Бухгалтерия, а кадры ведутся в ЗУП, настройте обмен так, чтобы кадровые данные попадали в БП. Но надёжнее сдавать РСВ из ЗУП — там численность считается по полным кадровым данным.

Почему ССЧ в 1С не сходится: частые причины

Частые вопросы