Итог по нескольким документам из списка: пять рабочих способов

Чтобы в 1С посчитать сумму выделенных документов, выделите их в списке (Ctrl + клик или Shift + клик), откройте Ещё → Вывести список..., включите флажок «Только выделенные» и нажмите «ОК». Список откроется табличным документом: выделите в нём колонку «Сумма», и итог появится в поле суммы в правом верхнем углу окна.

Способ работает в любой конфигурации на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси»: Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, УНФ. Это возможность самой платформы, а не конкретного прикладного решения. Если нужен не разовый подсчёт, а регулярный контроль, удобнее отбор плюс отчёт. Ниже все варианты, от самого быстрого до автоматического.

Что подготовить в списке до подсчёта

Перед тем как складывать, убедитесь, что в списке видна нужная колонка и что в выборку не попадёт лишнее.

📌 Колонка с суммой. В большинстве журналов колонка «Сумма» выведена по умолчанию. Если её нет, откройте Ещё → Изменить форму..., найдите поле суммы в дереве элементов и поставьте флажок видимости. Без колонки в списке её не будет и в выведенном табличном документе.

📌 Период. Многие списки документов показывают данные за выбранный период. Проверьте его в шапке формы, иначе часть документов просто не попадёт на экран.

📌 Пометка удаления и проведение. Помеченные на удаление и непроведённые документы видны в списке наравне с остальными. Если считаете то, что реально отражено в учёте, отфильтруйте их или отсортируйте по колонке проведения.

📌 Валюта. В списке валютных документов колонка «Сумма» обычно показывает сумму в валюте документа. Складывать доллары с рублями в одну цифру бессмысленно — сначала сделайте отбор по валюте.

Как выделить нужные строки

Поле суммы выделенных ячеек: основной способ

Сам динамический список итоги по выделенным строкам не показывает. Зато их показывает табличный документ, в который платформа умеет выгрузить любой список.

1. Выделите документы в журнале.
2. Нажмите Ещё → Вывести список....
3. В окне настройки оставьте нужные колонки и включите «Только выделенные». Если хотите получить весь список с учётом отбора, флажок не ставьте.
4. Выберите вывод в табличный документ и нажмите «ОК».
5. В открывшемся окне выделите ячейки колонки «Сумма» — мышью или кликом по заголовку колонки.
6. Посмотрите на поле в правом верхнем углу окна табличного документа: там появится сумма выделенных ячеек.

Текстовые ячейки (заголовок колонки, пустые строки) в сумму не попадают, поэтому колонку можно выделять целиком, вместе с шапкой.

Не только сумма

Если щёлкнуть по полю итога, платформа предложит другой режим расчёта: количество, среднее, минимум или максимум. Это удобно, когда нужно быстро понять, сколько документов выделено или какой из них самый крупный. Набор режимов зависит от версии платформы: в старых сборках 8.3 доступна только сумма.

Отбор и группировка: итог без ручного выделения

Когда документы объединяет общий признак — контрагент, склад, ответственный, — выделять их по одному не нужно. Пусть отбор сделает это за вас.

Отбор в списке

1. Откройте Ещё → Настроить список....
2. На вкладке «Отбор» добавьте условие: например, «Контрагент» равно «ООО Ромашка» и «Проведен» равно «Да».
3. Нажмите «Завершить редактирование».
4. Выведите отфильтрованный список через Ещё → Вывести список... без флажка «Только выделенные» и посчитайте колонку в табличном документе.

Для простых условий хватит быстрых отборов в шапке списка — по организации, контрагенту, периоду. Они есть почти в каждом журнале документов типовых конфигураций.

Группировка

В той же настройке списка есть вкладка «Группировка». Если сгруппировать документы, например, по контрагенту, список станет иерархическим: строка контрагента, под ней его документы. Это помогает увидеть структуру, но итоги по группам динамический список сам по себе не выводит.

Поэтому группировка хороша как «предварительный просмотр»: свернули ненужное, развернули нужную группу, выделили её документы и вывели в табличный документ. Для настоящих итогов по группам переходите к отчёту.

Отчёт на СКД вместо ручного сложения

Если сумму по документам нужно считать каждую неделю или месяц, табличный документ из списка быстро надоест. Отчёт на системе компоновки данных (СКД) один раз настраивается и потом пересчитывается одной кнопкой.

Универсальный отчёт в Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 есть Отчеты → Стандартные отчеты → Универсальный отчет. Он строит выборку по любому объекту без программирования:

1. В шапке выберите тип объекта «Документ» и нужный вид документа, например «Реализация (акты, накладные, УПД)».
2. Укажите период.
3. Откройте настройки отчёта и задайте отбор (организация, контрагент, проведение).
4. В группировках строк добавьте поле, по которому нужны итоги: контрагент, договор, ответственный.
5. Сформируйте отчёт.

Отчёт выведет общий итог и подытоги по каждой группировке. Настройку можно сохранить под своим именем и вызывать повторно.

Отчёты конфигурации

Иногда готовый отчёт уже считает то, что вам нужно, и ничего настраивать не надо:

• 📊 продажи и выручку удобнее смотреть отчётами по продажам или анализом счёта 90;
• 📊 поступления от поставщиков — оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 60 с отбором по контрагенту;
• 📊 зарплатные документы в ЗУП 3.1 — отчётами по начислениям и удержаниям, а не выделением документов в журнале.

Сверка суммы по документам с оборотами по счёту — хороший контроль. Если цифры расходятся, причина обычно в непроведённых документах, исправлениях прошлых периодов или документах другой организации.

Выгрузка в Excel для дальнейших расчётов

Иногда сумму нужно не просто увидеть, а обработать: построить сводную таблицу, сравнить с реестром банка, отправить коллеге.

Сохранение табличного документа

1. Выведите список через Ещё → Вывести список....
2. В окне табличного документа нажмите кнопку сохранения или Ctrl + S.
3. Выберите тип файла «Лист Microsoft Excel 2007-…» (.xlsx) и папку.

Колонки сохранятся как есть, суммы — числами. Дальше в Excel работает обычная формула =СУММ(D2:D150) или строка состояния, которая тоже показывает сумму выделенного.

Копирование через буфер обмена

Быстрый вариант без сохранения файла: выделите строки прямо в списке, нажмите Ctrl + C и вставьте в Excel через Ctrl + V. Колонки разойдутся по ячейкам.

Проверьте, что суммы вставились числами, а не текстом. 1С разделяет разряды неразрывным пробелом, и Excel порой воспринимает «125 400,00» как строку. Признаки: числа прижаты к левому краю, СУММ возвращает ноль.

Как исправить:

1. Выделите колонку в Excel.
2. Откройте «Найти и заменить» (Ctrl + H).
3. В поле «Найти» введите неразрывный пробел: зажмите Alt и наберите 0160 на цифровой клавиатуре.
4. Поле «Заменить на» оставьте пустым и нажмите «Заменить все».

После этого значения станут числами. Если в колонке точка вместо запятой как разделитель дробной части, проверьте региональные настройки Windows.

Как это выглядит в разных клиентах 1С

Порядок действий почти не меняется, но есть детали.

🖥 Тонкий клиент, интерфейс «Такси». Всё, что описано выше, работает полностью: меню «Ещё», вывод списка, поле суммы в табличном документе.

🌐 Веб-клиент. Вывод списка и поле суммы тоже доступны. Сохранение в .xlsx идёт через браузер: файл окажется в папке загрузок. Копирование через Ctrl + C может зависеть от прав браузера на буфер обмена.

📱 Мобильный клиент. Выделение нескольких строк и табличный документ там есть, но на маленьком экране удобнее сразу сформировать отчёт с нужным отбором, чем выделять строки пальцем.

🗂 Старые конфигурации на обычных формах (толстый клиент). Меню «Ещё» нет: вывод списка вызывается из меню «Действия» или контекстного меню списка. Табличный документ в старых платформах показывает итог выделенных ячеек не всегда, поэтому надёжнее сохранить его в Excel.

Обработка или расширение: сумма по кнопке

Когда бухгалтер десять раз в день выделяет счета на оплату и считает итог, имеет смысл добавить в список свою команду. Делают это расширением конфигурации, не снимая типовую с поддержки.

Пример обработчика команды формы списка. Он проходит по выделенным строкам и показывает итог:

&НаКлиенте
Процедура СуммаВыделенных(Команда)

    Итого = 0;
    Количество = 0;

    Для Каждого КлючСтроки Из Элементы.Список.ВыделенныеСтроки Цикл
        ДанныеСтроки = Элементы.Список.ДанныеСтроки(КлючСтроки);
        Если ДанныеСтроки = Неопределено Тогда
            Продолжить;
        КонецЕсли;
        Итого = Итого + ДанныеСтроки.СуммаДокумента;
        Количество = Количество + 1;
    КонецЦикла;

    Текст = СтрШаблон("Выделено документов: %1, сумма: %2",
        Формат(Количество, "ЧГ=0"),
        Формат(Итого, "ЧДЦ=2; ЧН=0"));
    ПоказатьПредупреждение(, Текст);

КонецПроцедуры

Пара тонкостей:

• 🔧 ДанныеСтроки возвращает только те поля, которые динамический список загрузил на клиент. Если реквизит СуммаДокумента не выведен в форму, добавьте его в список полей, иначе обращение к нему даст ошибку.
• 🔧 Имя реквизита суммы отличается от документа к документу. Проверьте его в конфигураторе, прежде чем копировать код.
• 🔧 Если среди выделенного могут оказаться группировки (при включённой группировке списка), проверяйте тип строки перед сложением.

Для массовых итогов за период удобнее не клиентский код, а запрос. Его можно выполнить в консоли запросов:

ВЫБРАТЬ
    КОЛИЧЕСТВО(Док.Ссылка) КАК Документов,
    СУММА(Док.СуммаДокумента) КАК Итого
ИЗ
    Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Док
ГДЕ
    Док.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
    И Док.Проведен
    И НЕ Док.ПометкаУдаления

Почему итог не сходится и как это исправить

Сумма посчиталась, но не совпадает с ожиданием. Вот что проверить.

Отдельно о выделении всех строк. Динамический список подгружает данные порциями по мере прокрутки, поэтому в длинном журнале Ctrl + A может захватить не всё. Если нужен весь отфильтрованный список, выводите его через Ещё → Вывести список... без флажка «Только выделенные». Чтобы проверить себя, выделите колонку номеров и переключите поле итога в режим «Количество»: число строк должно совпасть с ожидаемым.

Частые вопросы