Сколько людей числится в организации: списочная, среднесписочная и штатная численность по данным 1С

Посмотреть численность сотрудников в 1С проще всего через кадровые отчёты. В ЗУП 3.1 это раздел Кадры → Кадровые отчеты, отчёт «Среднесписочная численность»: выбираете организацию, период и нажимаете Сформировать. В Бухгалтерии 3.0 такой же отчёт лежит в разделе Зарплата и кадры, в группе кадровых отчётов. Списочную численность на конкретную дату показывает список сотрудников с отбором «работающие» или отчёт «Штатные сотрудники».

Типичная ситуация: инспектор или банк просит справку о численности, а кадровик видит в 1С три разные цифры. Это нормально. Программа считает списочную, среднесписочную и штатную численность по разным правилам, и важно понимать, какую из них у вас спрашивают.

Какая численность вам нужна: три показателя и где они живут в 1С

В кадровом учёте под словом «численность» скрываются три разных числа. Путать их — главная причина расхождений между отчётами.

Списочная численность — это все, кто работает по трудовому договору на дату. Сюда входят и те, кто в отпуске, на больничном, в декрете. Внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ в списочную не попадают.

Среднесписочная — расчётная величина. Она исключает часть людей из списка и учитывает неполное рабочее время. Именно её требуют в расчёте по страховым взносам и в статистике.

Штатная численность к людям не привязана. В штатном расписании может быть 15 ставок при 12 работниках: три вакансии.

Численность сотрудников в ЗУП 3.1: отчёты и списки

В ЗУП 3.1 все три показателя доступны без доработок. Данные берутся из кадровых документов: приёмов, переводов, увольнений, отпусков по уходу.

Среднесписочная численность

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты.
2. В списке отчётов выберите «Среднесписочная численность». Если отчётов много, наберите «числен» в строке поиска формы.
3. Укажите организацию и период: месяц, квартал или год.
4. Нажмите Сформировать.

Отчёт показывает ССЧ по месяцам и итог за период. Если в организации есть обособленные подразделения, проверьте настройку отбора: можно получить цифру по головной организации целиком или по подразделениям.

Списочная численность на дату

Для быстрого ответа «сколько людей сейчас в штате» откройте Кадры → Сотрудники. Список по умолчанию показывает работающих; количество строк — это и есть списочная численность с учётом основных работников и внутренних совместителей.

Внутренние совместители в списке видны отдельными строками. В списочную численность человек входит один раз, поэтому для точной цифры нужен отчёт, а не подсчёт строк.

Отчёт «Штатные сотрудники» из тех же кадровых отчётов строит список на выбранную дату с подразделениями и должностями. Через Настройки отчёта можно добавить группировку по подразделению и получить численность по отделам.

Штатная численность и вакансии

Если в ЗУП ведётся штатное расписание, количество ставок смотрят в Кадры → Штатное расписание. Отчёт по унифицированной форме Т-3 печатается оттуда же. Разница между ставками и занятыми позициями — вакансии.

Как узнать численность в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый, но среднесписочную численность программа считает сама. Условие одно: зарплата и кадры ведутся в этой же базе, а не во внешней программе.

1. Откройте раздел Зарплата и кадры.
2. В группе кадровых отчётов выберите «Среднесписочная численность».
3. Задайте организацию и период, нажмите Сформировать.

Списочную численность на сегодня покажет Зарплата и кадры → Сотрудники. По умолчанию там видны работающие сотрудники; уволенных можно показать отдельной настройкой списка.

Если зарплата считается в ЗУП, а в Бухгалтерию загружаются только проводки, кадровых данных в Бухгалтерии нет. Отчёт покажет ноль или неполную цифру. В этом случае численность берут из ЗУП, а в расчёте по страховым взносам Бухгалтерии её вписывают вручную или сдают РСВ прямо из ЗУП.

Как 1С рассчитывает среднесписочную численность

Программа считает ССЧ по методике Росстата из указаний к форме П-4. Чтобы проверить цифру, полезно знать алгоритм.

Шаг 1. Списочная численность за каждый день

За каждый календарный день берётся число работников в списке. За выходные и праздники принимается численность предыдущего рабочего дня.

Из ежедневного числа исключаются:

• 🤱 женщины в отпуске по беременности и родам;
• 👶 работники в отпуске по уходу за ребёнком (кроме тех, кто вышел на неполный день или работает на дому, не прерывая отпуск);
• 📚 работники в учебном отпуске без сохранения зарплаты;
• 🧾 внешние совместители и исполнители по ГПХ — их нет в списочной численности изначально.

Шаг 2. Неполное время

Сотрудники с неполным рабочим днём по трудовому договору (ст. 93 ТК РФ) учитываются пропорционально отработанному времени. Расчёт идёт через человеко-часы.

Пример. Бухгалтер работает по 4 часа при 8-часовом дне, в месяце 21 рабочий день. Он отработал 84 часа. 84 / 8 = 10,5 человеко-дня. 10,5 / 21 = 0,5. В ССЧ месяца он добавит 0,5 человека.

Те, у кого сокращённое время установлено законом (несовершеннолетние, инвалиды), считаются целыми единицами. 1С делает это сама, если в кадровых документах правильно выбран вид времени.

Шаг 3. Среднее за месяц и за период

ССЧ за месяц = сумма ежедневных значений / число календарных дней месяца.

Пример. В июне 30 дней. С 1 по 15 июня работало 10 человек, с 16 по 30 — 12. (10 × 15 + 12 × 15) / 30 = 330 / 30 = 11 человек.

ССЧ за год = сумма ССЧ за 12 месяцев / 12. Если организация работала неполный год, делят всё равно на 12. В регламентированных отчётах итог округляют до целых.

Как читать отчёт о численности и сверять его с РСВ

Отчёт «Среднесписочная численность» показывает помесячные значения и итог. Дробные числа в месяцах — норма: так проявляются неполное время и приём или увольнение в середине месяца.

Что проверить при чтении:

1. Резкий скачок в одном месяце. Обычно это приём группы сотрудников или документ увольнения, проведённый не той датой. Откройте кадровые документы за месяц.
2. Месяц без изменений, но цифра «поплыла». Ищите отпуск по уходу или по беременности и родам: человек выпал из расчёта.
3. Дробная часть у маленькой организации. Скорее всего, есть сотрудник на неполную ставку.

В расчёте по страховым взносам ССЧ указывается на титульном листе. С 2021 года отдельная форма «Сведения о среднесписочной численности» не сдаётся, показатель перешёл в РСВ. При заполнении РСВ 1С берёт число из того же алгоритма, что и отчёт.

Для ССЧ в РСВ берётся вся организация, включая обособленные подразделения. Разбивка по подразделениям нужна только для внутренних целей.

Где ещё пригодится число из отчёта

Среднесписочная численность нужна не только для РСВ. Тот же отчёт закрывает ещё несколько задач:

• 📈 Статистика П-4. Форму заполняют помесячно, поэтому формируйте отчёт с разбивкой по месяцам. Сам отчёт П-4 есть в списке регламентированных отчётов, в группе статистики.
• 🏢 Критерии малого и среднего бизнеса. Для реестра МСП важна ССЧ за прошлый год: до 15 человек — микропредприятие, до 100 — малое, до 250 — среднее.
• 💰 Лимит для упрощёнки. На УСН средняя численность не должна превышать 130 человек. Ориентироваться можно на годовой итог отчёта, но следите за ним в течение года.
• 🧮 Справки по запросу. Для контрагента или тендера часто просят ССЧ за последний год. Сформируйте отчёт за 12 месяцев и распечатайте его как приложение.

Если показатель близок к границе критерия, проверьте его по документам заранее, а не в январе. Одна неучтённая сотрудница в отпуске по уходу может сдвинуть итог на единицу.

Почему численность в 1С не совпадает с ожидаемой

Если программа выдаёт число, которое вы не ждали, причина почти всегда в исходных документах. Алгоритм в типовой конфигурации работает корректно.

Отдельный случай — переход с Бухгалтерии на ЗУП в середине года. Если в ЗУП не перенесли историю кадровых событий за начало года, ССЧ за год получится заниженной. Проверьте, что при переносе загрузились приёмы и увольнения за все месяцы.

Частые вопросы о численности сотрудников в 1С