Долги, подотчёт и имущество работника: полная проверка в 1С 8.3

Быстрее всего посмотреть в 1С, что числится за сотрудником, через отчёт «Анализ субконто» в Бухгалтерии 3.0: Отчёты → Анализ субконто, вид субконто «Работники», отбор по нужному человеку. Отчёт сразу покажет все счета, где у работника есть остаток: подотчёт (71), займы и ущерб (73), зарплату (70), депонент (76.04), спецодежду в эксплуатации (10.11.1).

Задача обычно возникает в неудобный момент: сотрудник увольняется послезавтра, кадровик ждёт обходной лист, а бухгалтер не уверен, что ничего не забыл. Чтобы ничего не упустить, идите по видам долга: деньги, вещи, основные средства, зарплата.

Один отчёт на всё: как найти все счета, где числится сотрудник

Деньги и имущество работника в Бухгалтерии 3.0 лежат на разных счетах, но почти везде аналитика ведётся по одному субконто — «Работники» (это справочник физических лиц). Поэтому собрать картину можно одним отчётом.

Анализ субконто

1. Откройте Отчёты → Анализ субконто.
2. Укажите период. Для проверки «что висит сейчас» ставьте конец периода на сегодня, начало — на начало года или раньше.
3. В поле вида субконто выберите «Работники».
4. Откройте Показать настройки и на закладке отборов задайте значение «Работники» равно нужному человеку.
5. Нажмите Сформировать.

В строках будут все счета, по которым у работника были обороты или есть сальдо. Интересует колонка конечного сальдо: дебет — долг сотрудника перед организацией, кредит — долг организации перед ним.

Универсальный отчёт как запасной вариант

Если нужна своя группировка (например, сразу по нескольким сотрудникам отдела), подойдёт Отчёты → Универсальный отчёт:

• 🔹 тип данных — регистр бухгалтерии ;
• 🔹 источник — журнал проводок бухгалтерского учёта;
• 🔹 таблица — остатки и обороты;
• 🔹 в группировках строк — счёт и субконто, в отборах — нужное физлицо.

Плюс универсального отчёта — его настройку можно сохранить и потом запускать в один клик перед каждым увольнением.

Подотчётные суммы: остаток на счёте 71 и авансовые отчёты

Подотчёт — самый частый «хвост» при увольнении. Остаток проверяют по счёту 71.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71

1. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. Счёт — 71 (рубли на 71.01, валюта на 71.21).
3. В настройках включите детализацию по субконто «Работники» и при необходимости отбор по человеку.

Как читать результат:

Если долг есть, а сотрудник уверяет, что отчитался

Проверьте список Банк и касса → Авансовые отчёты. Часто документ создан, но не проведён: суммы в нём есть, а проводок по 71 нет. Отберите список по физлицу и посмотрите на значок проведения слева от строки.

Вторая типичная причина — авансовый отчёт проведён, но в нём не заполнена вкладка с выданными авансами, и остаток не закрылся. Откройте документ и сверьте, какие расходные ордера и списания с расчётного счёта в нём указаны.

Спецодежда, инвентарь и материалы, выданные работнику на руки

Спецодежду и инструмент выдают документом «Передача материалов в эксплуатацию» в разделе Склад. Дальше вещь учитывается за сотрудником. Где именно — зависит от способа погашения стоимости, который выбрали при выдаче.

Забалансовые счета часто забывают. На балансе вещи уже нет, стоимость списана в расходы, но количество и работник продолжают числиться на МЦ.02. Именно эти остатки всплывают через три года при инвентаризации.

Когда сотрудник сдаёт вещь, оформите «Возврат материалов из эксплуатации». Если вещь износилась или утеряна — «Списание материалов из эксплуатации». Без этих документов остаток за человеком висит бессрочно, даже если он давно уволен.

Товары и материалы на складе, за который отвечает сотрудник

Если работник — кладовщик или заведующий складом, за ним по факту числится весь остаток его склада. В карточке склада указывают ответственное лицо, но аналитики «Работники» на счетах 10 и 41 нет. Поэтому проверка идёт через склад.

1. Сформируйте ОСВ по счёту 10 или 41 с детализацией по субконто «Склады».
2. Отберите склад, закреплённый за сотрудником.
3. Сравните остатки с результатами инвентаризации при передаче дел новому кладовщику.

Недостачу по итогам инвентаризации сначала относят на 94, а после решения о виновном лице переносят на 73.02 — тогда она уже будет числиться за конкретным человеком.

Основные средства, закреплённые за сотрудником как за МОЛ

С основными средствами иначе. Аналитики «Работники» на счёте 01 нет: ОС учитываются по объектам. Сотрудник указывается как материально ответственное лицо при принятии к учёту и меняется документом «Перемещение ОС».

Сведения о МОЛ и подразделении хранятся в регистре сведений «Местонахождение ОС (бухгалтерский учёт)». Чтобы получить список объектов за конкретным человеком:

1. Откройте Отчёты → Универсальный отчёт.
2. Тип данных — регистр сведений , источник — «Местонахождение ОС (бухгалтерский учёт)», таблица — срез последних.
3. В отборах задайте материально ответственное лицо равным нужному сотруднику.
4. Сформируйте отчёт.

Срез последних даёт текущее состояние: если объект уже передали другому МОЛ, в отчёт он не попадёт. Если нужна история, кто за что отвечал раньше, берите основную таблицу регистра без среза.

Второй путь — документ «Инвентаризация ОС» в разделе ОС и НМА. При заполнении по МОЛ он сам подставит всё, что за ним закреплено. Удобно, когда проверку всё равно делаете в рамках передачи дел.

Что сделать при увольнении МОЛ

• 📦 оформить «Перемещение ОС» на нового ответственного;
• 📝 провести инвентаризацию при смене МОЛ;
• 🔍 повторить универсальный отчёт и убедиться, что за уволенным не осталось объектов.

Займы, возмещение ущерба и депонированная зарплата

Эта группа расчётов сидит на счетах 73 и 76.04. Все они попадают в «Анализ субконто», но разобраться в них проще по отдельности.

Счёт 73: что сотрудник должен организации

• 💰 73.01 — выданные займы. Дебетовое сальдо — непогашенная часть. Проценты, если они есть, тоже отражаются здесь отдельными операциями.
• ⚖️ 73.02 — возмещение материального ущерба: недостачи, порча имущества, утерянная спецодежда.
• 📄 73.03 — прочие операции: стоимость путёвок, личные звонки, излишне выплаченные суммы, которые сотрудник согласился вернуть.

Сформируйте ОСВ по счёту 73 с детализацией по работникам. В ней сразу видно, по какому субсчёту остаток.

Счёт 76.04: что организация должна сотруднику

На 76.04 «Расчёты по депонированным суммам» уходит зарплата, которую не выдали в срок по кассовой ведомости. Кредитовое сальдо — деньги, которые сотрудник может получить. Срок исковой давности по депоненту — три года, всё это время сумма числится за человеком.

Займ при увольнении сам не становится долгом к немедленному возврату — смотрите условия договора. А вот подотчёт и ущерб удерживают из окончательного расчёта по правилам статьи 137 ТК РФ. Общий предел удержаний — 20% от каждой выплаты, в отдельных случаях до 50% (статья 138 ТК РФ).

Карточка счёта: откуда взялся долг сотрудника

Сальдо показывает, сколько числится. Карточка счёта отвечает на вопрос, почему. Её открывают, когда цифра в отчёте не совпадает с ожиданиями.

1. Отчёты → Карточка счёта.
2. Счёт — тот, где нашли остаток (например, 71.01).
3. В настройках поставьте отбор по субконто «Работники» на нужного человека.
4. Задайте период с момента, когда долг мог появиться.

В карточке каждая проводка идёт отдельной строкой с документом-регистратором и нарастающим сальдо. Двойной щелчок по строке открывает документ.

Что обычно находится в карточке:

• 🔁 два расходных ордера на одну сумму в один день — задвоение выдачи;
• ❌ авансовый отчёт за прошлый период, перепроведённый задним числом, после чего остаток «уехал»;
• 🧾 ручная операция без комментария, которую никто не помнит;
• 👥 выдача на одного сотрудника, а отчёт оформлен на однофамильца.

Если остаток накопился за несколько лет, начните с конца: двигайтесь от текущей даты назад до момента, когда сальдо было нулём. Документ сразу после нуля и есть точка, где расхождение появилось.

Расчёты с сотрудником в ЗУП 3.1

ЗУП ведёт зарплатные расчёты: начисления, удержания, выплаты. Подотчёт и спецодежду там не смотрят — они в Бухгалтерии. Если базы раздельные, проверку делайте в обеих.

Что посмотреть в ЗУП:

• 📊 «Анализ взаиморасчётов с сотрудниками» в Зарплата → Отчёты по зарплате. Показывает долг организации перед работником или переплату по каждому месяцу.
• 🧾 Расчётный листок — та же картина для одного человека в понятном ему виде. Его же отдают сотруднику при увольнении.
• 💵 Депонирование — документы «Депонирование зарплаты» в разделе выплат. Если депонент выплачивали через Бухгалтерию, сверьте, что в обеих базах он закрыт.
• 🏦 Займы — если в настройках расчёта зарплаты включён учёт займов сотрудникам, договоры и погашения ведутся в ЗУП, а остаток займа видно в отчётах раздела Зарплата.

Отрицательная сумма к выплате в расчётном листке означает переплату: сотрудник получил больше, чем начислено. Чаще всего это отпускные авансом при увольнении до конца рабочего года. Удержать такую переплату без согласия работника можно только в случаях, которые перечислены в статье 137 ТК РФ.

Частые вопросы