Кто и сколько вам должен: дебиторка в 1С 8.3 по отчётам, срокам и документам

Быстрее всего посмотреть дебиторскую задолженность в 1С Бухгалтерии 3.0 так: Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 62, период — нужная дата, детализация по контрагентам. Дебетовое сальдо на конец периода по каждой строке — это и есть долг покупателя перед вами.

Но 62-й счёт — только часть дебиторки. Выданные авансы поставщикам, долги подотчётных лиц, прочие расчёты на 76-м тоже относятся к ней. Каждую часть смотрят своим отчётом, а просрочку и долг по одной накладной — отдельными.

Из чего складывается дебиторка в 1С: счета и аналитика

Прежде чем открывать отчёты, определитесь, какую дебиторку вы ищете. От этого зависит счёт.

Субконто на 62.01 в Бухгалтерии 3.0 три: Контрагенты, Договоры, Документы расчетов с контрагентом. Третье заполняется, только если в договоре включён учёт по документам расчётов. Иначе долг виден по договору целиком, без привязки к накладной.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62: сводная картина

Это основной отчёт для ответа на вопрос «кто должен на дату». Открывается так: Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

1. Укажите период. Конец периода — дата, на которую нужен остаток.
2. В поле счёта выберите 62 (или сразу 62.01).
3. Нажмите Показать настройки, на вкладке группировки проверьте, что включены Контрагенты и при необходимости Договоры.
4. Нажмите Сформировать.

В отчёте четыре пары колонок: сальдо на начало, обороты по дебету и кредиту, сальдо на конец. Смотрите сальдо на конец, дебет.

Почему важна детализация по контрагентам

Без группировки по контрагентам 1С покажет свёрнутое сальдо счёта: дебиторку минус полученные авансы. Например, покупатель А должен 120 000 ₽, покупатель Б заплатил аванс 50 000 ₽. По счёту в целом вы увидите 70 000 ₽ — и потеряете реальную картину.

Дебиторку всегда смотрите с детализацией хотя бы до контрагента. Тогда сальдо будет развёрнутым: 120 000 ₽ в дебете и 50 000 ₽ в кредите.

Как не пропустить долги на соседних счетах

Сформируйте ОСВ без выбора одного счёта — общую Оборотно-сальдовую ведомость — и пройдитесь по строкам 60, 71, 73, 76. Дебетовые остатки на них тоже дебиторка. Именно эти суммы попадают в строку 1230 баланса вместе с долгами покупателей.

Анализ субконто: долг в разрезе контрагента и договора

Если нужна дебиторка по одному клиенту сразу на всех счетах, удобнее Анализ субконто. Путь: Отчеты → Стандартные отчеты → Анализ субконто.

1. В поле вида субконто выберите Контрагенты.
2. В отборе укажите нужного контрагента (или оставьте пустым — получите всех).
3. Добавьте второе субконто Договоры, если у клиента их несколько.
4. Сформируйте отчёт.

Отчёт покажет остатки и обороты по каждому счёту, где встречается этот контрагент. Вы сразу увидите: на 62.01 клиент должен 300 000 ₽, а на 76.02 висит претензия на 15 000 ₽ за брак.

Карточка счёта: как появился и гасился долг

ОСВ отвечает на вопрос «сколько», карточка — на вопрос «откуда». Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Карточка счета, выберите счёт 62.01, в отборе укажите контрагента.

Карточка выводит каждую проводку построчно:

• 📄 дата и документ (реализация, поступление на счёт, корректировка);
• ➕ сумма по дебету — отгрузка увеличила долг;
• ➖ сумма по кредиту — оплата или возврат его уменьшили;
• 📊 текущее сальдо после каждой операции.

Двойной щелчок по строке открывает сам документ. Так быстро находят, какая отгрузка осталась неоплаченной или какая оплата легла не на тот договор.

Пример чтения карточки. 3 мая — реализация на 90 000 ₽, сальдо 90 000 ₽ в дебете. 10 мая — оплата 60 000 ₽, сальдо 30 000 ₽. 25 мая — ещё реализация на 45 000 ₽, сальдо 75 000 ₽. Значит, на конец мая клиент должен 75 000 ₽: 30 000 ₽ остатка за первую отгрузку и всю сумму второй. Если клиент утверждает, что заплатил всё, ищите оплату в банковских выписках: возможно, её не загрузили или отнесли на другого контрагента.

Похожий отчёт — Карточка субконто. Он строит ту же ленту операций, но по контрагенту сразу на всех счетах. Удобно перед сверкой с клиентом.

Просроченная дебиторская задолженность: долги по срокам

Остаток по счёту не говорит, просрочен ли долг. Для этого в Бухгалтерии 3.0 есть отчёт Задолженность покупателей по срокам долга. Он лежит в разделе Продажи (группа отчётов) и в разделе Руководителю.

Отчёт раскладывает долг по интервалам просрочки: в пределах срока, до 30 дней, 31–60, 61–90 и дальше. Рядом — отчёт Задолженность покупателей без разбивки на интервалы.

Откуда 1С берёт срок оплаты

Срок берётся из договора с покупателем: в карточке договора есть поле срока оплаты в днях. Если в договоре он не указан, используется общий срок из параметров учёта. Когда ни там, ни там ничего нет, вся задолженность попадает в колонку «в пределах срока» — и отчёт бесполезен.

Пример: отгрузка 1 марта на 200 000 ₽, срок в договоре 14 дней. Оплата должна прийти до 15 марта. Если на 20 апреля денег нет, просрочка составит 36 дней, и сумма попадёт в интервал 31–60 дней.

В УТ 11 и ERP

В Управлении торговлей 11 и 1С:ERP расчёты ведутся по объектам расчётов (заказам или накладным) и по графикам оплаты. Отчёты собраны в Продажи → Отчеты по продажам: Ведомость расчетов с клиентами показывает долги и авансы по каждому клиенту, а отчёт по задолженности клиентов выделяет просрочку по графику оплаты.

Как посмотреть долг по конкретному документу

Иногда нужен ответ на узкий вопрос: оплачена ли накладная № 128 от 5 июня. Есть три способа.

Через отчёты по документу расчётов

Если в договоре включены расчёты по документам, у проводок на 62.01 заполнено третье субконто. Сформируйте Анализ субконто или ОСВ по счёту 62.01 с группировкой по Документам расчетов с контрагентом. Каждая неоплаченная накладная будет отдельной строкой со своим остатком.

Из самого документа

Откройте реализацию и нажмите кнопку ДтКт — она показывает проводки документа. Затем через Структуру подчиненности (в меню Ещё или по ссылке в карточке) увидите связанные оплаты, счета-фактуры и корректировки. Если оплаты в структуре нет, долг по накладной не погашен.

Через акт сверки

Продажи → Акты сверки расчетов — документ, который заполняется по данным учёта за период. В нём построчно видны отгрузки и оплаты. Если сверку отправить клиенту и получить подписанный экземпляр, долг подтверждён документально. Это пригодится при инвентаризации расчётов и для признания долга сомнительным.

Свой отчёт для сложного анализа дебиторки

Стандартные отчёты не всегда отвечают на управленческие вопросы. Например, «дебиторка по менеджерам» или «долги в разрезе регионов». Здесь помогут настройки отчётов и Универсальный отчет.

Настройка стандартного отчёта

В любом стандартном отчёте нажмите Показать настройки:

1. Группировка — добавьте Договоры после Контрагентов, чтобы видеть долг по каждому договору.
2. Отбор — оставьте только нужную группу контрагентов, например «Оптовые покупатели».
3. Детализация по периодам — по месяцам, если надо увидеть, как росла дебиторка.
4. Показатели — снимите количество и валюту, если они не нужны.

Готовую настройку сохраните как вариант отчёта через меню Ещё. В следующий раз она откроется в один клик.

Универсальный отчёт

Отчеты → Универсальный отчет строится по регистрам, в том числе по регистру бухгалтерии. Выберите тип источника «Регистр бухгалтерии », вид «Остатки и обороты», в отборе укажите счёт 62.01. Группировки можно задать по любым реквизитам контрагента — например, по основному менеджеру покупателя, если он заполнен в карточках.

Выгрузка в Excel

Любой отчёт сохраняется в .xlsx через кнопку сохранения на панели отчёта. Это удобно, когда дебиторку надо отдать руководителю или свести с данными из других баз. Учтите: в файле останутся только значения, расшифровок двойным щелчком уже не будет.

Частые ошибки при просмотре дебиторки

• ❌ Смотреть сальдо по счёту целиком. Авансы одних покупателей «съедают» долги других. Нужна детализация до контрагента.
• ❌ Забывать про неразнесённые выписки. Оплата пришла, но выписка не загружена — долг в отчёте завышен.
• ❌ Оплата на чужой договор. У клиента висит долг по одному договору и аванс по другому. Итог по контрагенту верный, а по договорам — нет. Исправляется в самом документе оплаты.
• ❌ Смотреть на дату без учёта времени документов. Отчёт «на 31 марта» включает операции этого дня. Если оплата проведена 1 апреля, на 31 марта долг будет.

Частые вопросы