Где в 1С увидеть все документы, их связи, статусы ЭДО и скан-копии

Посмотреть документооборот в 1С проще всего через журналы разделов: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Продажи → Продажи (акты, накладные, УПД) и Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), в УТ 11 и КА — Продажи → Документы продажи (все) и Закупки → Документы закупки (все). Цепочку «заказ → счёт → реализация → оплата» показывает команда Структура подчинённости в форме любого документа, а состояние электронного обмена — рабочее место Текущие дела ЭДО.

Под «документооборотом» в типовых конфигурациях понимают сразу несколько вещей: список первичных документов, их связи между собой, юридически значимый обмен через оператора ЭДО, прикреплённые сканы и историю правок. Каждую из них в 1С смотрят в своём месте. Всё ниже относится к платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

1. Где лежат списки документов в разных конфигурациях

Каждый вид документа в 1С хранится в своём списке. Разделы на панели слева группируют эти списки по смыслу: всё про продажи в одном месте, про банк — в другом.

Журналы вроде «Продажи (акты, накладные, УПД)» объединяют несколько видов документов. В одном списке рядом стоят реализации, корректировки и возвраты. Вид документа виден в отдельной колонке.

Если нужного списка нет в разделе

Бывает, что пункт скрыт настройками или нужен редкий документ. Тогда:

1. Включите полный список объектов: Главное меню (≡) → Сервис → Параметры → флажок «Отображать команду “Функции для технического специалиста”».
2. Откройте Главное меню (≡) → Функции для технического специалиста.
3. Разверните ветку «Документы» или «Журналы документов» и выберите нужный вид.

Отсюда видны все документы базы, включая служебные. Пользоваться этим режимом для ежедневной работы неудобно, но для разового поиска — самое быстрое решение.

2. Как отфильтровать журнал и быстро найти документ

Журнал на 5 000 строк без отбора бесполезен. В 1С есть четыре инструмента поиска, и они дополняют друг друга.

• 🔍 Строка поиска в правом верхнем углу списка. Ищет по видимым колонкам: номер, контрагент, сумма, комментарий.
• 🎯 Расширенный поиск — Ctrl+F или Alt+F. Позволяет выбрать конкретную колонку и вариант совпадения («с начала строки», «по части строки», «точное совпадение»).
• 📅 Период — кнопка с датами в командной панели. Ограничивает список, например, только третьим кварталом.
• 🧩 Отбор по колонке — щелчок правой кнопкой по значению в ячейке и команда «Найти» или «Отобрать». Так за один клик остаются только документы одного контрагента.

Над многими журналами есть быстрые отборы: организация, контрагент, ответственный, склад. В БП они расположены прямо над таблицей.

Постоянная настройка списка

Если отбор нужен каждый день, его сохраняют в настройках формы:

1. Откройте меню Ещё в командной панели журнала.
2. Выберите настройку списка. В открывшемся окне есть вкладки «Отбор», «Сортировка», «Условное оформление».
3. На вкладке «Отбор» добавьте поле, например «Проведён» = «Нет», чтобы видеть непроведённые документы.
4. Закройте окно — настройка сохранится для вашего пользователя.

Через Ещё → Изменить форму можно добавить в журнал колонки, которые по умолчанию скрыты: «Комментарий», «Ответственный», «Договор».

Полнотекстовый поиск по всей базе

Когда непонятно даже, в каком журнале искать, используйте поиск по всем данным. Его включают в Администрирование → Общие настройки в группе полнотекстового поиска. После построения индекса строка поиска в шапке программы находит документы по любому слову: фамилии, номеру договора, фрагменту комментария.

Индекс нужно периодически обновлять, иначе свежие документы в результатах не появятся. Обычно это делает регламентное задание, и в той же группе настроек видно, когда индекс обновлялся последний раз.

3. Как посмотреть цепочку связанных документов

Одна сделка в 1С порождает 4–6 документов: заказ, счёт, реализацию, счёт-фактуру, поступление оплаты. Связь между ними хранится в реквизите «Основание» и в полях взаимных ссылок.

Чтобы увидеть всю цепочку:

1. Откройте любой документ сделки, например реализацию.
2. В командной панели нажмите кнопку Структура подчинённости (значок с иерархией) или найдите эту команду в меню Ещё.
3. Откроется дерево: сверху документы-основания, ниже — созданные на их основании.

Текущий документ в дереве выделен жирным. Двойной щелчок по любой строке открывает соответствующий документ. Если в дереве нет оплаты, а покупатель уверяет, что платил, — выписку провели без ссылки на счёт или договор, и её нужно искать в журнале банковских выписок по контрагенту.

Что сформировал документ

Второй вопрос при разборе документооборота — какие движения сделал документ. В БП для этого кнопка Дт/Кт в форме документа: она показывает бухгалтерские проводки и движения по регистрам налогового учёта и НДС. В УТ и КА проводок нет, там движения по регистрам смотрят через команду отчёта о движениях документа в меню Ещё.

4. Как отследить статусы электронных документов (ЭДО)

Для обмена с контрагентами через оператора ЭДО в типовых конфигурациях встроена подсистема «1С-ЭДО». Здесь документооборот — это уже юридически значимый обмен с подписями сторон.

Основные места для просмотра:

• 📥 Рабочее место Текущие дела ЭДО. В БП 3.0 оно открывается из разделов Продажи и Покупки. Документы разложены по папкам: что нужно подписать, что отправить, что ждёт ответа контрагента.
• 📄 Строка ЭДО в форме документа. В нижней части реализации или поступления видно текущее состояние обмена. Щелчок по ссылке открывает карточку электронного документа с историей: кто, когда отправил и подписал.
• 🗂 Колонка состояния в журнале. В списке продаж можно вывести колонку состояния ЭДО через Ещё → Изменить форму и отобрать документы, по которым обмен не завершён.

Порядок действий, если нужно понять, почему покупатель не видит УПД:

1. Откройте реализацию и посмотрите строку ЭДО внизу формы.
2. Перейдите по ссылке в карточку электронного документа.
3. Проверьте историю: был ли документ подписан вашей стороной и отправлен.
4. Если документ застрял на отправке, проверьте в Текущие дела ЭДО, нет ли там пакетов, ожидающих вашего действия.

5. Где открыть вложения и скан-копии документов

К любому документу в 1С можно прикрепить файл : скан подписанной накладной, PDF договора, фото чека. Механизм называется «Присоединённые файлы» и есть во всех конфигурациях на БСП.

Как посмотреть вложения:

1. Откройте документ.
2. Нажмите кнопку со скрепкой в командной панели. Если файлы уже есть, рядом со скрепкой видно их количество.
3. В списке файлов дважды щёлкните по нужному — он откроется в программе, связанной с этим типом файла на компьютере.

Добавить скан можно здесь же: выбрать файл с диска или отсканировать сразу из 1С, если на компьютере настроен сканер и установлена компонента сканирования.

Где хранятся файлы физически

Варианта два, и от этого зависит размер базы:

Способ выбирает администратор в разделе Администрирование в настройках работы с файлами. При хранении в томах не удаляйте и не переносите папки томов вручную — 1С потеряет ссылки, и вложения перестанут открываться.

6. Отчёты для анализа документооборота

Когда журнала мало и нужна сводка — сколько документов не проведено, кто сколько оформил, какие документы правились задним числом, — используйте отчёты и служебные инструменты.

• 📊 Универсальный отчёт. Строится по любому виду документов: выбираете объект, группировки и отборы. Удобно, например, посчитать реализации по ответственным за месяц.
• 🕓 История изменений документа. Включается в Администрирование → Общие настройки (версионирование объектов). После этого в форме документа в меню Ещё появляется история: какие реквизиты менялись, кем и когда, с возможностью сравнить версии.
• 📝 Журнал регистрации. Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Показывает действия пользователей: запись, проведение, удаление пометки. Отбор по событию и по пользователю сужает выборку до нужного документа.
• 🧾 Журнал учёта счетов-фактур в БП — для сверки выставленных и полученных счетов-фактур за квартал.

Для контроля полноты первичных документов удобна связка: журнал продаж с отбором «Проведён = Нет» плюс журнал регистрации за тот же период. Первый покажет, что зависло, второй — кто последним открывал документ.

7. Права доступа: почему кто-то не видит документы

Частая ситуация: бухгалтер видит реализацию, а менеджер по продажам — нет. Почти всегда дело в правах.

В типовых конфигурациях права выдаются через группы доступа: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. Группа строится на профиле — наборе ролей, например «Бухгалтер» или «Менеджер по продажам». Если в профиле нет роли на чтение нужного вида документов, журнал просто не появится в разделе.

Второй уровень — ограничение на уровне записей. Оно включается флажком в Настройках пользователей и прав. После этого пользователь видит документы только тех организаций, складов или групп контрагентов, что разрешены его группе доступа. Документ существует, но в списке его нет.

Что проверить, если сотрудник не видит документ:

1. В карточке пользователя откройте его группы доступа.
2. Посмотрите профиль группы: есть ли там роль, дающая доступ к разделу.
3. Если ограничение на уровне записей включено — проверьте, какие организации разрешены группе.
4. После изменения прав пусть пользователь перезапустит 1С: часть настроек применяется только при новом входе.

Даты запрета изменения работают отдельно от прав: документ закрытого периода пользователь видит, но изменить его не может. Это нормальное поведение, а не ошибка доступа.

8. Частые ошибки при просмотре документов

• 🔸 Ищут за неверный период. Журнал открывается с последним выбранным периодом. Документ прошлого года не найден, потому что в списке стоит текущий месяц.
• 🔸 Забыли про отбор по организации. В базе на несколько юрлиц быстрый отбор сохраняется между сеансами и скрывает документы другой фирмы.
• 🔸 Путают журналы. Корректировка реализации лежит в том же журнале продаж, а отдельный счёт-фактура на аванс — в списке счетов-фактур выданных.
• 🔸 Ждут документ в структуре подчинённости, хотя его вводили вручную, без основания.
• 🔸 Ищут скан в папке «Загрузки». Если файлы хранятся в базе, их открывают только из 1С, на диске у пользователя их нет.

Частые вопросы