Задолженность покупателя в 1С: где смотреть и чем проверить

Долг покупателя в 1С 8.3 Бухгалтерии виден по дебетовому сальдо счёта 62.01: откройте Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите счёт 62 и нужного контрагента. Конечное дебетовое сальдо — это сумма, которую клиент должен вам на выбранную дату.

Это самый быстрый ответ. Но одной оборотки хватает не всегда: долг бывает «спрятан» в неразнесённых авансах, в расчётах по разным договорам, в отгрузках без оплаты. Пять рабочих способов увидеть задолженность клиента — от беглой проверки по одному покупателю до списка всех должников и поиска скрытых сумм. Пути даны для Бухгалтерии 3.0, по Управлению торговлей 11 — отдельные оговорки.

Чтобы не держать всё в голове, вот какой инструмент под какую задачу:

Долг покупателя всегда сидит на счёте 62, поэтому все способы ниже так или иначе читают именно его — разница в детализации и в удобстве.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 — долг за минуту

Оборотка по счёту (ОСВ по счёту) — главный инструмент. Она показывает начальный остаток, обороты за период и конечное сальдо по каждому контрагенту и договору.

Порядок действий в Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. В поле счёта выберите 62.
3. Задайте период (чаще всего — на текущую дату).
4. Нажмите Показать настройки и на вкладке Группировка оставьте субконто Контрагенты и Договоры.
5. Сформируйте отчёт.

Как читать результат:

• 📈 Дебетовое сальдо по счёту 62.01 — клиент должен вам (дебиторская задолженность).
• 📉 Кредитовое сальдо по счёту 62.02 — вы получили аванс, деньги числятся за вами до отгрузки.

В Управлении торговлей 11 и ERP учёт расчётов ведётся не только на счетах бухучёта, поэтому там удобнее смотреть долг в разделе Финансы — через отчёты по расчётам с клиентами. Но и в УТ бухгалтерская ОСВ по 62 остаётся доступной, если ведётся регламентированный учёт.

Карточка счёта 62 — из чего сложился долг

Оборотка показывает итог, а карточка счёта — каждую операцию, из которой этот итог собрался. Это второй способ, когда сумма долга вызывает сомнения.

Откройте Отчёты → Стандартные отчёты → Карточка счёта, укажите счёт 62, период и в отборе — контрагента. Отчёт выстроит хронологию:

• реализации (Дт 62.01 Кт 90.01) увеличивают долг;
• поступления денег (Дт 51 Кт 62.01 или Кт 62.02) его гасят;
• зачёты аванса (Дт 62.02 Кт 62.01) перекрывают предоплату отгрузкой.

По крайней правой колонке с текущим сальдо видно, как долг рос и уменьшался после каждого документа. Отсюда же двойным щелчком можно провалиться в сам документ — проверить дату, сумму и проведён ли он.

Если долг «не бьётся» с ожиданиями, карточка счёта отвечает на три вопроса сразу: когда возникла задолженность, какими документами гасилась и остался ли непроведённый или задвоенный документ. Чаще всего расхождение — это как раз лишняя или не разнесённая строка, которую в оборотке не видно, а в карточке она стоит отдельной операцией с датой и суммой.

Анализ субконто — взаиморасчёты по каждому договору

Если с клиентом несколько договоров, свёрнутая цифра долга обманчива: по одному договору он должен, по другому — переплатил. Чтобы увидеть картину в разрезе договоров, используйте Отчёты → Стандартные отчёты → Анализ субконто.

В настройках выберите виды субконто Контрагенты и Договоры, в отборе укажите нужного покупателя. Отчёт покажет по каждому договору отдельно дебет и кредит — то есть реальные взаиморасчёты, а не сальдо «в среднем».

Все должники сразу — список дебиторов

Когда нужен не один клиент, а полный список тех, кто должен, сформируйте ту же Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 без отбора по контрагенту. Все покупатели с дебетовым сальдо по 62.01 — это и есть ваши дебиторы на дату отчёта.

Чтобы быстро отсортировать по сумме, нажмите на заголовок колонки с сальдо — строки выстроятся от большего долга к меньшему. Так сразу видно крупнейших дебиторов, с которыми стоит разобраться в первую очередь.

В Бухгалтерии 3.0 есть и готовый управленческий отчёт по дебиторке. Загляните в раздел Руководителю — там собраны отчёты по продажам и задолженности покупателей с диаграммами и динамикой. Точный состав блока зависит от релиза, но отчёт по долгам покупателей там присутствует.

💬 Для массовой сверки и рассылки актов удобнее выгрузить ОСВ в Excel: кнопка сохранения в командной панели отчёта, формат .xlsx.

Долг в карточке контрагента

Иногда проще смотреть долг прямо из справочника, не формируя отчётов. Откройте Справочники → Контрагенты, найдите покупателя и зайдите в его карточку.

В карточке контрагента есть раздел с расчётами и ссылки на связанные документы и отчёты по этому партнёру. Оттуда в один клик открывается сверка и история взаиморасчётов именно по выбранному клиенту — удобно, когда звонит конкретный покупатель и нужно быстро назвать его сальдо.

Этот способ хорош для оперативной справки. Для отчётности и сверки всё равно опирайтесь на ОСВ и анализ субконто — карточка показывает срез, а не регламентные остатки на дату.

Перед тем как назвать клиенту сумму или подписать акт сверки, пройдитесь по короткому списку — это снимает большинство споров «мы же платили»:

Скрытые долги — авансы, счета и отгрузки без оплаты

Самые частые «невидимые» долги возникают там, где сумма есть, но в привычном месте не отображается.

Неразнесённый аванс. Клиент заплатил больше, чем отгружено, или оплата «легла» не на тот договор. Тогда по счёту 62.01 долг, а по 62.02 — висит аванс. Свёрнуто кажется, что всё в порядке. Решение — формировать ОСВ и анализ субконто с развёрнутым сальдо по договорам, а зачёт делать документом Корректировка долга.

Выставленный счёт без реализации. Счёт на оплату проводок не создаёт, поэтому в задолженности по счёту 62 он не виден. Если клиент получил счёт, но товар ещё не отгружен и деньги не пришли — это ожидаемая, а не учтённая дебиторка. Контролировать такие суммы нужно по журналу счетов покупателям, а в УТ 11 — по заказам клиентов и их статусам оплаты и отгрузки.

Отгрузка без оплаты. Проведённая реализация сразу формирует долг на 62.01. Если же документ не проведён (сохранён, но без движений), товар фактически ушёл, а долга в учёте нет. Проверяйте, что все реализации за период проведены.

В Управлении торговлей 11 долг дополнительно привязан к заказу клиента и его этапам. Один и тот же покупатель может по оплаченному заказу не числиться должником, а по новому, ещё не оплаченному, — числиться. Поэтому в УТ проверяйте не только сальдо счёта, но и статусы оплаты и отгрузки по заказам, а расхождения ищите в отчётах по расчётам с клиентами раздела Финансы.

Подтвердить итоговую сумму с самим клиентом помогает документ Акт сверки расчётов (раздел Покупки или Продажи): он собирает обороты и сальдо по контрагенту за период и печатается в двустороннюю форму для подписи. Расхождение в акте — повод вернуться к карточке счёта и найти документ, который есть у одной стороны и отсутствует у другой.

Напоминания о просроченной задолженности

Чтобы не проверять долги вручную каждый день, задолженность можно контролировать по срокам оплаты.

В договоре или в заказе клиента задаётся условие оплаты (срок в днях от отгрузки или конкретная дата). На основе этого срока отчёты по расчётам умеют выделять просроченную часть долга — обычно в разрезе интервалов: до срока, 1–7 дней, 8–30 дней и дальше. Такая разбивка сразу показывает, где долг рабочий, а где уже требует звонка или претензии, и помогает не копить безнадёжную дебиторку.

• В Управлении торговлей 11 и ERP для этого есть отчёты по дебиторской задолженности в разделе Финансы с группировкой по срокам долга.
• В Бухгалтерии 3.0 просрочку удобно оценивать через управленческие отчёты раздела Руководителю и через резерв по сомнительным долгам.

Автоматической рассылки писем должникам в типовой Бухгалтерии нет — напоминания формируют по отчёту о просроченной дебиторке и отправляют вручную либо через сервис ЭДО и сверки.

Частые ошибки при проверке долга

• ❌ Смотрят свёрнутое сальдо по контрагенту. По одному договору аванс, по другому долг — итог вводит в заблуждение. Всегда разворачивайте по договорам.
• ❌ Путают счета 62.01 и 62.02. Дебет 62.01 — клиент должен вам; кредит 62.02 — это его аванс, ваш долг отгрузить. Это не одно и то же.
• ❌ Считают долгом выставленный счёт. Счёт на оплату не создаёт проводок. Пока нет реализации или оплаты, задолженности в учёте тоже нет.
• ❌ Берут отчёт за период, а не на дату. Для остатка долга важна конечная дата. Обороты за месяц ≠ текущий долг.
• ❌ Не замечают непроведённые реализации. Товар отгружен, документ не проведён — долг в учёте отсутствует. Проверяйте проведение всех документов периода.

Частые вопросы