Где в 1С хранится договор ГПХ и как проверить по нему начисления, налоги и выплаты

Договор ГПХ в 1С посмотреть можно в журнале договоров: в ЗУП 3.1 это Зарплата → Договоры (в т.ч. авторские), в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Договоры. Там лежат все зарегистрированные договоры подряда, оказания услуг и авторские. Второй вход — через карточку исполнителя в справочнике Сотрудники: на его форме есть ссылка на связанные договоры.

Открыв договор, вы увидите исполнителя, предмет, сумму и способ оплаты. От способа оплаты зависит, где смотреть начисления: в Акте приёмки выполненных работ (когда оплата идёт по актам) или в Начислении зарплаты и взносов (при ежемесячной оплате и оплате в конце срока). Сам договор налоги и выплаты не формирует — он только задаёт условия, по которым их считают другие документы.

В каком справочнике 1С лежат данные по исполнителю ГПХ

Физлицо, с которым заключён договор, хранится сразу в двух справочниках, и путать их не нужно.

• 👤 Физические лица (Кадры → Физические лица в ЗУП) — анкета человека: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес. Один человек здесь всегда один, даже если договоров у него несколько.
• 🧾 Сотрудники (Кадры → Сотрудники) — это «вид отношений» с организацией. Для исполнителя ГПХ при приёме создаётся запись с видом занятости «Договор ГПХ», а не «Основное место работы».

Если в списке Сотрудники поставить фильтр или открыть колонку «Вид занятости», исполнителей по ГПХ видно отдельно от штатных работников. Это удобный способ найти всех договорников, когда номер договора неизвестен.

Журнал договоров: как открыть нужный ГПХ

Основное место, где собраны договоры гражданско-правового характера, — журнал.

В ЗУП 3.1: Зарплата → Договоры (в т.ч. авторские). В Бухгалтерии 3.0 с расчётом зарплаты в программе: Зарплата и кадры → Договоры.

В журнале доступны обычные приёмы поиска:

1. Поле поиска над списком — наберите фамилию исполнителя или часть предмета договора.
2. Сортировка по колонке «Дата» — свежие договоры окажутся сверху.
3. Отбор по организации, если учёт ведётся по нескольким юрлицам.

В этом же журнале лежат и авторские договоры, и договоры подряда, и возмездного оказания услуг — вид договора указан в самой карточке. Если нужен конкретный тип, отсортируйте список по колонке с видом договора или отберите по исполнителю: так не придётся пролистывать все записи подряд.

Открытый договор — это документ с полями: исполнитель, организация, даты начала и окончания, предмет, сумма и способ оплаты. Проверьте поле «Оплата» в первую очередь: от него зависит, каким документом начисляется вознаграждение.

Способов оплаты обычно три:

Где посмотреть начисления по договору ГПХ

Само вознаграждение в договоре только задаётся — проводки и сумма к выплате появляются в других документах.

Если оплата «по актам» — ищите документ Акт приёмки выполненных работ. В ЗУП он открывается из самого договора по ссылке или из общего журнала начислений. В акте указывается сумма за принятый объём, и именно он формирует начисление и записи по НДФЛ и взносам.

Если оплата «ежемесячно» или «в конце срока» — вознаграждение попадает в документ Начисление зарплаты и взносов за соответствующий месяц. Откройте его, найдите исполнителя в табличной части — строка с видом начисления по договору ГПХ покажет сумму, НДФЛ и облагаемую базу.

Быстрее всего увидеть итог по человеку — через расчётный листок: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок, выбрать исполнителя и период. В листке отдельной строкой стоит начисление по договору, удержанный НДФЛ и сумма к выплате.

Важная деталь: в договоре задаётся общая сумма за весь объём работ, а начисляется она по частям — в зависимости от способа оплаты. Поэтому, открыв договор на 120 000 руб. с оплатой ежемесячно в течение трёх месяцев, в начислении за один месяц вы увидите не всю сумму, а её часть. Чтобы сверить итог, смотрите начисления за весь срок договора, а не за один период.

Как проверить НДФЛ и страховые взносы

Вознаграждение по ГПХ облагается НДФЛ и страховыми взносами — проверить это стоит отдельно, потому что ошибки здесь всплывают только в отчётности.

• 💰 НДФЛ удерживается при выплате дохода. В документе начисления (или акте) есть колонка НДФЛ; расшифровку по датам удобно смотреть в отчёте Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → Удержанный НДФЛ.
• 🏥 Страховые взносы. С 2023 года выплаты по договорам ГПХ облагаются взносами на пенсионное, медицинское страхование и на страхование на случай временной нетрудоспособности (раньше по ВНиМ исполнители по ГПХ не страховались). То есть взносы считаются по тому же единому тарифу, что и по трудовым договорам.
• 🩹 Взносы «на травматизм» (на страхование от несчастных случаев) начисляются по ГПХ, только если это прямо записано в договоре. Нет условия в договоре — нет и этих взносов.

Посмотреть базу и суммы взносов по исполнителю можно в отчёте Налоги и взносы → Отчёты → Проверка расчёта взносов или в карточке учёта по страховым взносам за период.

Разберём на цифрах, что должно сойтись в документе. Пусть вознаграждение по акту — 50 000 руб., стандартных вычетов у исполнителя нет.

• Начислено — 50 000 руб.
• НДФЛ 13 % — 6 500 руб., к выплате остаётся 43 500 руб.
• Страховые взносы по единому тарифу 30 % (в пределах базы) — 15 000 руб. Их платит заказчик сверх вознаграждения, из суммы к выплате они не удерживаются.

Если в расчётном листке и в начислении видны именно эти суммы — учёт по договору собран верно. Расхождение по НДФЛ почти всегда означает, что не учтён вычет или неверно указана ставка; расхождение по взносам — что вид начисления выпал из облагаемой базы.

Выплаты по договору: ведомости и история расчётов

Факт выплаты вознаграждения — это отдельный документ-ведомость, а не сам договор.

Выплату проводят ведомостью В банк, На счета или Через кассу (раздел Выплаты). В отличие от зарплаты, выплату по ГПХ можно провести в любой день — она не привязана к датам аванса и окончательного расчёта. При заполнении ведомости сумма по договорнику подтягивается автоматически, если начисление уже проведено.

Чтобы увидеть всю историю расчётов с конкретным исполнителем:

1. Откройте отчёт Выплаты → Отчёты по выплатам → Задолженность по зарплате (или аналогичный по вашей версии) и выберите человека.
2. Отчёт покажет, что начислено, что выплачено и остаток долга на выбранную дату.
3. Если нужна детализация по датам — используйте Анализ зарплаты по сотрудникам с группировкой по сотруднику.

Так одной выборкой видно, оплачен договор полностью, частично или ещё висит задолженность.

Отдельно полезно проверить способ перечисления. Если у исполнителя в карточке не заполнен счёт или карта, ведомость В банк его не подхватит — выплату придётся проводить через кассу или возвращаться и дозаполнять реквизиты. Поэтому при разборе «почему человеку не ушли деньги» первым делом смотрят не договор, а реквизиты выплаты в записи Сотрудник и в самой ведомости.

Отчёты, где виден договор ГПХ

Договор и выплаты по нему отражаются в нескольких отчётах — по ним удобно сверять, что всё учтено.

• Расчётный листок — быстрый взгляд на начисление, НДФЛ и выплату по одному человеку.
• 6-НДФЛ — вознаграждение по ГПХ входит в облагаемый доход; в разделе с доходами оно отражается наравне с зарплатой.
• РСВ (расчёт по страховым взносам) — суммы по ГПХ попадают в базу по взносам; исполнители показываются в разделе 3 с признаком застрахованного лица.
• Персонифицированные сведения о физических лицах — ежемесячная форма в ФНС, в неё включаются и договорники.
• ЕФС-1, подраздел 1.1 — с 2023 года о заключении и прекращении договора ГПХ нужно сообщить в Социальный фонд (СФР, бывший ФСС) не позднее рабочего дня, следующего за датой. В 1С эта форма формируется из раздела отчётности; сведения берутся из реквизитов самого договора — поэтому важно указать в нём корректные даты начала и окончания.

Чем отличается поиск в ЗУП и в Бухгалтерии

Логика одинаковая, различаются разделы меню и глубина учёта.

Бухгалтерия 3.0 ведёт зарплату и ГПХ, когда включена соответствующая настройка и численность небольшая (ориентировочно до 60 человек). Для крупного учёта кадров и расчётов договоры ведут в ЗУП, а в Бухгалтерию переносят только итоговые проводки через синхронизацию. Поэтому в чистой Бухгалтерии без включённого расчёта зарплаты журнала договоров ГПХ может не быть вовсе — договоры ищут в той базе, где фактически считают выплаты.

Типичные ошибки при поиске договора ГПХ

Пара моментов, из-за которых договор «не находится» или суммы не сходятся. Чаще дело не в программе, а в том, где именно смотрят.

• 🔍 Ищут не в том справочнике. Договор привязан к записи Сотрудник с видом занятости «Договор ГПХ». Если смотреть только штатных работников, исполнителя в списке не будет.
• 🧩 Договор есть, а начисления нет. При оплате «по актам» без проведённого Акта приёмки выполненных работ сумма нигде не отражается — договор это ещё не начисление.
• 📄 Дубль записи сотрудника. У человека, который и в штате, и по ГПХ, две записи Сотрудник. Выплаты и начисления разнесены по разным записям — сверяйте по физлицу, а не по строке списка.
• 🗓 Путают дату документа и период начисления. В Начислении зарплаты и взносов вознаграждение показывается за месяц начисления, а не за дату подписания договора.