Где найти клиента в базе 1С и как попасть в его карточку
Содержание
Чтобы открыть карточку клиента в 1С:Бухгалтерии 3.0, зайдите в Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, найдите клиента строкой поиска и откройте его двойным щелчком. В 1С:Управлении торговлей 11, ERP и Комплексной автоматизации клиент — это партнёр: список открывается из раздела CRM и маркетинг, а юрлица и ИП этого клиента лежат внутри его карточки, на вкладке-ссылке «Контрагенты».
Есть и короткие пути: глобальный поиск по ИНН или телефону, переход прямо из счёта или реализации, навигационная ссылка, «Избранное». Все они описаны ниже, вместе с ситуациями, когда клиент «пропал» из списка.
Через список контрагентов: основной путь
Список — самый надёжный способ. Он работает в любой роли, где есть право читать справочник, и не зависит от настроек поиска.
Пути меню по конфигурациям
Разделы в разных программах называются по-разному, поэтому сначала сверьтесь с таблицей.
| Конфигурация | Где список клиентов | Что открывается |
|---|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 3.0 | Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты | Карточка контрагента: реквизиты, договоры, счета |
| 1С:Управление торговлей 11 | CRM и маркетинг → Клиенты | Карточка партнёра, внутри — его контрагенты |
| 1С:ERP 2, 1С:КА 2 | CRM и маркетинг → Клиенты | То же, что в УТ 11: партнёр → контрагенты |
В части релизов УТ, ERP и КА команда в разделе называется «Партнеры» и показывает всех партнёров сразу — клиентов, поставщиков, конкурентов. Клиентов тогда отбирают фильтром по признаку «Клиент».
Пошагово
- Откройте нужный раздел на панели слева (в интерфейсе «Такси»).
- Нажмите команду списка — «Контрагенты» или «Клиенты».
- Встаньте в строку поиска над таблицей или нажмите
Ctrl+F, чтобы курсор перешёл туда. - Введите часть названия: «ромаш», а не «ООО «Ромашка»». Поиск ищет вхождение по видимым колонкам.
- Откройте найденную строку двойным щелчком или клавишей
Enter.
Вводите самое редкое слово из названия. «Торговый дом» есть у сотни клиентов, а «Велес» — у одного.
Если список разбит на папки
В Бухгалтерии справочник контрагентов иерархический: клиенты могут лежать в группах «Покупатели», «Москва», «Архив». Поиск по строке ищет по всему справочнику, но при обычном пролистывании клиента внутри закрытой папки не видно.
Переключить вид можно через меню Ещё → Режим просмотра: варианты «Иерархический список», «Список», «Дерево». В режиме «Список» все элементы показаны одной таблицей без папок.
Глобальный поиск по всей базе
Поле поиска со значком лупы находится в заголовке главного окна «Такси». Оно ищет сразу по командам программы и по данным базы.
Как пользоваться:
- Щёлкните в поле поиска вверху окна.
- Введите название клиента, ИНН, телефон или e-mail.
- Дождитесь результатов: сверху будут команды меню, ниже — найденные объекты.
- Щёлкните по найденному контрагенту или партнёру — откроется карточка.
Поиск по данным работает через полнотекстовый индекс. Если индекс выключен или давно не обновлялся, свежих клиентов программа не найдёт, хотя в списке они есть.
Как включить и обновить индекс
В БП 3.0 настройки находятся в разделе Администрирование → Поддержка и обслуживание, группа про полнотекстовый поиск. В УТ 11, ERP и КА — в разделе НСИ и администрирование, там же, в настройках обслуживания.
- 🔧 Включите полнотекстовый поиск, если он выключен.
- 🔄 Нажмите «Обновить индекс», если клиент заведён недавно.
- ⏱ Проверьте, что регламентное задание обновления индекса включено, — иначе через неделю история повторится.
Первое построение индекса в большой базе занимает от десятков минут до нескольких часов и нагружает сервер. Запускайте его вечером или в выходной.
Из документа: счёта, реализации, заказа
Чаще всего карточка нужна, когда документ уже открыт: проверить адрес доставки, телефон, договор. Искать клиента в справочнике заново не нужно.
Из открытого документа
- Откройте счёт, реализацию, акт или заказ клиента .
- Встаньте в поле «Контрагент» (в УТ и ERP — «Клиент» или «Партнер»).
- Нажмите
Shift+F4— откроется карточка выбранного значения.
Тот же результат даёт кнопка открытия рядом с полем, если она выведена на форму. Не путайте её с кнопкой выбора «…» или клавишей F4: они открывают список для замены клиента, а не его карточку.
Не меняйте клиента в проведённом документе, если просто хотели посмотреть карточку. Если случайно выбрали другого контрагента — закройте документ без записи.
Из списка документов
В журнале документов (например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) в БП 3.0) колонку «Контрагент» можно использовать как фильтр: щёлкните правой кнопкой по значению и выберите отбор по нему. Так видны все документы клиента. Саму карточку проще открыть из документа, как описано выше.
Из отчёта
В оборотно-сальдовой ведомости по счёту 62 или в «Анализе субконто» строка с контрагентом — это расшифровка. Двойной щелчок по сумме откроет детализацию. Чтобы открыть карточку, щёлкните по названию контрагента правой кнопкой мыши и выберите открытие значения — команда есть в контекстном меню ячейки.
Поиск клиента по ИНН, телефону или почте
Когда известен только реквизит, а не название, действуйте так.
| Что известно | Где искать | Условие |
|---|---|---|
| ИНН, КПП | Строка поиска в списке контрагентов | Колонка ИНН видна в списке (в БП 3.0 — по умолчанию) |
| ИНН | Глобальный поиск | Включён полнотекстовый индекс |
| Телефон, e-mail | Глобальный поиск | Индекс включён и обновлён |
| Часть адреса | Глобальный поиск | Индекс включён и обновлён |
ИНН в списке
В Бухгалтерии колонка ИНН есть в списке контрагентов, поэтому достаточно вставить 10 или 12 цифр в строку поиска. Если колонку скрыли, верните её через Ещё → Изменить форму и отметьте нужное поле.
Телефон и e-mail
Контактная информация хранится внутри карточки, а не в колонках списка. Поэтому строка поиска списка по телефону обычно ничего не находит, а глобальный поиск — находит, если индекс актуален.
Вводите телефон так, как он записан в базе. Если в карточке «+7 (495) 123-45-67», запрос «84951234567» может не сработать. Попробуйте последние 7 цифр — «1234567» или «123-45-67».
Расширенный поиск в списке
Для точного совпадения по одной колонке используйте расширенный поиск: Ещё → Расширенный поиск или Alt+F. Выберите поле, например «ИНН», и вариант сравнения «по точному совпадению». Удобно, когда в базе десятки похожих названий.
Ссылки, «Избранное» и меню «Все функции»
Эти способы пригодятся тем, кто открывает одну и ту же карточку по десять раз в день, и администраторам.
Навигационная ссылка
У любой открытой карточки в заголовке есть значок цепочки — «Получить ссылку». Он копирует адрес объекта вида e1cib/data/Справочник.Контрагенты?ref=....
Зачем это нужно:
- 📨 отправить коллеге в мессенджер — он вставит ссылку в 1С и сразу окажется в карточке;
- 📝 сохранить в заметке задачи, чтобы не искать клиента снова;
- 🛠 приложить к обращению в поддержку, чтобы специалист открыл тот же объект.
Чтобы перейти по ссылке, откройте главное меню программы и выберите «Перейти по ссылке», затем вставьте скопированный адрес. Ссылка работает только в той же базе: в копии или в другой информационной базе объект с тем же идентификатором не найдётся.
Избранное
Звёздочка рядом со значком ссылки добавляет карточку в «Избранное». Список избранного открывается кнопкой со звёздочкой в верхней части окна. Это быстрее любого поиска для 5–10 ключевых клиентов.
«Все функции»
Меню «Все функции» показывает все справочники конфигурации, даже если их нет в разделах. Это способ на случай, когда раздел скрыт настройками интерфейса.
- Откройте главное меню →
Сервис → Параметры. - Отметьте флажок «Отображать команду “Все функции”».
- В главном меню выберите
Все функции → Справочники. - Откройте «Контрагенты» или «Партнеры».
Через «Все функции» открываются служебные справочники и регистры. Ничего не меняйте там, если не знаете, зачем это поле.
Карточка не открывается или клиента «нет»: разбор причин
Ниже — ситуации, в которых клиент вроде бы есть, а открыть его не удаётся.
Ещё → Режим просмотра → Список. Ещё одна причина — сохранённый отбор в списке: сбросьте его кнопкой с крестиком в панели отборов.Партнёр есть, а контрагента нет
Типичная путаница в УТ 11 и ERP. Партнёр — это клиент как компания или человек, с которым вы работаете. Контрагент — юрлицо или ИП, которое указывают в документах и счетах-фактурах.
У одного партнёра бывает несколько контрагентов: например, сеть магазинов с тремя ООО. Если найден партнёр, откройте его карточку и перейдите по ссылке «Контрагенты» в панели навигации формы — там лежат юридические реквизиты.
Что делать в карточке клиента
Открыть карточку — полдела. Вот что в ней обычно проверяют и меняют.
В Бухгалтерии 3.0
- 🏢 Реквизиты: вид контрагента, ИНН, КПП, ОГРН, страна регистрации.
- 📍 Адреса и телефоны: юридический и фактический адрес, телефон, e-mail.
- 📄 Договоры: ссылка в верхней части карточки. Там же основной договор, который подставляется в документы.
- 🏦 Банковские счета: расчётные счета клиента для платёжек.
- 👤 Контактные лица: кто подписывает, кому звонить.
- 🔎 Проверка контрагента: при подключённой интернет-поддержке программа сверяет ИНН и КПП с данными ФНС и показывает предупреждение у некорректных реквизитов.
Кнопка «Заполнить по ИНН» обновляет реквизиты из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, если работает интернет-поддержка. Пригодится, когда клиент сменил адрес или КПП.
В УТ 11, ERP и КА
В карточке партнёра — менеджер, бизнес-регион, вид отношений (клиент, поставщик) и контактная информация. Ссылки панели навигации ведут к контрагентам, соглашениям, договорам и контактным лицам. Цены и условия оплаты задаются в соглашениях с клиентом, а не в самой карточке.
Перед изменением реквизитов
Изменённые название и адрес подставятся во все новые документы. В старых документах печатные формы обычно берут данные на момент печати, поэтому переизданный счёт-фактура за прошлый квартал покажет новый адрес. Если реквизиты клиента сменились с определённой даты, проверьте, как ваша конфигурация хранит историю изменений, прежде чем перепечатывать старые документы.