Проверка кассы и денежных остатков в 1С:Бухгалтерии

Остаток кассы в 1С:Бухгалтерии 3.0 быстрее всего смотреть через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выбрать счёт 50, задать период — в колонке «Сальдо на конец периода» будет сумма наличных в кассе. Весь приход и расход наличных денег лежит в журнале Банк и касса → Кассовые документы.

Касса в программе — это счёт 50 «Касса». Приход оформляется приходным кассовым ордером (документ «Поступление наличных»), расход — расходным (документ «Выдача наличных»). Отсюда три задачи, которые чаще всего и решают: увидеть текущий остаток, разобрать движения за период и сверить данные программы с фактической наличностью в денежном ящике.

Ниже — как посмотреть кассу с разных сторон: от быстрого остатка до разбора по каждому ордеру, кассовой книги и операционной кассы ККТ.

Быстрый остаток наличных в кассе

Когда нужна одна цифра — сколько денег в кассе на сегодня — не стройте тяжёлые отчёты. Достаточно оборотно-сальдовой ведомости по одному счёту.

1. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. В поле «Счёт» выберите 50.
3. Укажите период (например, с начала года по текущую дату).
4. Нажмите Сформировать.

Колонка «Сальдо на конец периода», строка по дебету — это и есть остаток наличных. Если в организации несколько касс или валют, разверните счёт по субсчетам:

• 📁 50.01 — касса организации в рублях;
• 📁 50.02 — операционная касса (розничные точки, ККТ);
• 📁 50.03 — денежные документы (путёвки, авиабилеты, марки);
• 📁 50.21 — касса организации в валюте.

Второй быстрый способ — начальная страница. В разделе Руководителю → Монитор (или на начальной странице, если монитор вынесен туда) выводится блок «Денежные средства» с остатками по кассе и расчётным счетам на дату. Это удобно для ежедневного контроля без построения отчётов.

Журнал приходных и расходных ордеров

Все наличные движения собраны в одном списке: Банк и касса → Кассовые документы. Здесь и приходные ордера (ПКО), и расходные (РКО) за выбранный период.

Что показывает журнал:

• 📥 Поступление — зелёная сумма, приходный ордер. Это выручка, возврат от подотчётника, снятие с расчётного счёта наличными.
• 📤 Выдача — расходный ордер. Выплата зарплаты, выдача под отчёт, сдача наличных в банк, оплата поставщику.
• 🔢 Колонка «Остаток» показывает нарастающий остаток кассы после каждого документа — удобно ловить момент, когда касса ушла в минус.

Чтобы быстро найти нужный ордер, работайте с фильтрами над списком:

• поле поиска вверху — по сумме, номеру или назначению;
• отбор по виду операции (Оплата от покупателя, Выдача под отчёт, Сдача в банк и т. д.);
• отбор по контрагенту или подотчётному лицу — через Ещё → Настроить список.

Двойной щелчок по строке открывает сам ордер — там видно корреспонденцию счетов, подотчётное лицо, статью движения денежных средств. Кнопка Дт/Кт (или Показать проводки) в форме документа показывает проводку: например, выручка наличными — Дт 50.01 Кт 90.01, выдача под отчёт — Дт 71.01 Кт 50.01.

Оборотно-сальдовая ведомость и кассовая книга

Для анализа за период используют два отчёта: ОСВ по счёту 50 и кассовую книгу.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) показывает сразу три цифры:

• остаток на начало периода;
• обороты — сколько всего пришло и ушло;
• остаток на конец.

Разверните счёт по корреспондирующим счетам (кнопка Показать настройки → Группировка → По субсчетам или двойным щелчком по счёту 50) — увидите, с какими счетами кассa работала: 51 (банк), 70 (зарплата), 71 (подотчёт), 62 и 90 (выручка).

Кассовая книга (Банк и касса → Кассовая книга) — это обязательный по закону отчёт. Она формируется за каждый день, где были движения, и показывает остаток на начало дня, приход, расход и остаток на конец. Форма КО-4 соответствует требованиям Указания Банка России № 3210-У.

Как построить кассовую книгу:

1. Откройте Банк и касса → Кассовая книга.
2. Задайте период и, при необходимости, конкретную кассу.
3. Нажмите Сформировать.
4. Для печати или сохранения — кнопка Печать вверху формы.

Разбор движений по каждому документу

Когда ОСВ показала расхождение и нужно понять, какой именно ордер «сломал» остаток, стройте детальные отчёты — карточку и анализ счёта.

Карточка счёта 50 (Отчёты → Карточка счёта) выводит каждое движение построчно: дата, документ, дебет, кредит и остаток после операции. Это самый подробный взгляд на кассу — видно всю историю движений в хронологии. Отбор по подразделению, подотчётному лицу или статье ДДС задаётся в настройках.

Анализ счёта 50 (Отчёты → Анализ счёта) группирует обороты по корреспондирующим счетам. Одним взглядом видно: сколько наличных поступило от покупателей (счёт 62/90), сколько выдано под отчёт (71), сколько сдано в банк (51). Это отвечает на вопрос «куда делись деньги из кассы».

В 1С:Бухгалтерии 3.0 движения кассы хранятся в регистре бухгалтерии — это и есть «база» по счёту 50, из которой строятся все стандартные отчёты. Отдельного регистра накопления по наличным в типовой конфигурации нет: источник данных один — проводки по счёту 50. Если нужен нестандартный срез (например, обороты по статьям ДДС в связке с подразделениями), постройте его Универсальным отчётом:

1. Откройте Отчёты → Универсальный отчёт.
2. В шапке выберите тип источника «Регистр бухгалтерии » и регистр «Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учёт)».
3. В настройках задайте отбор по счёту 50 и нужную группировку.
4. Нажмите Сформировать.

Отдельно стоит смотреть статьи движения денежных средств. У каждого кассового ордера есть реквизит «Статья ДДС » — именно он определяет строку в отчёте о движении денежных средств и в платёжном календаре. Если в ОСВ развернуть счёт 50 по статьям ДДС (Показать настройки → Группировка → Статьи движения денежных средств), будет видно, какая часть наличных прошла как выручка, какая — как выплаты персоналу, какая — как расчёты с поставщиками. Пустая или неверная статья ДДС — частая причина, по которой отчёт о движении денежных средств не сходится с фактическими оборотами кассы.

Операционная касса и кассовые смены ККТ

Розничная выручка через онлайн-кассу учитывается отдельно — на счёте 50.02 «Операционная касса». Смотреть её нужно не там же, где обычную кассу организации.

Где искать данные по ККТ:

• 🧾 Банк и касса → Отчёты о розничных продажах — сводная выручка за смену по каждой торговой точке;
• 🧾 Банк и касса → Кассовые смены — журнал открытых и закрытых смен подключённой онлайн-кассы (раздел появляется, когда к базе подключена ККТ);
• 📊 ОСВ по счёту 50.02 — остаток и обороты операционной кассы.

Поступление розничной выручки формирует проводку Дт 50.02 Кт 90.01, а при безналичной оплате картой деньги идут на счёт 57 «Переводы в пути» — Дт 57.03 Кт 90.01. Поэтому выручка по чекам и остаток наличных в денежном ящике розничной точки — разные цифры: часть оплат ушла по эквайрингу.

Как сверить смену:

1. Откройте закрытую кассовую смену в журнале Кассовые смены.
2. Сравните сумму наличных по чекам с «Отчётом о розничных продажах» за ту же дату.
3. Остаток наличных в точке = остаток по счёту 50.02 за вычетом инкассации (сдачи в банк или в головную кассу).

Как найти расхождение кассы с фактом

Главная практическая задача — сверить остаток в программе с деньгами в ящике. Если цифры не сходятся, разбирайте расхождение по шагам, а не пересчитывайте всё подряд.

Порядок сверки на практике:

1. Постройте ОСВ по счёту 50 на дату пересчёта кассы.
2. Сравните сальдо с фактической наличностью по акту инвентаризации.
3. При расхождении откройте карточку счёта и идите от последнего совпадавшего остатка вперёд.
4. Найдите документ, после которого расчётный остаток разошёлся с фактом, — почти всегда это пропущенный или задвоенный ордер.

Фактический остаток наличных ограничен лимитом кассы, который организация устанавливает сама (малые предприятия и ИП вправе лимит не вводить). Сверхлимитный остаток на конец дня, кроме дней выплаты зарплаты, нужно сдавать в банк — это требование Указания Банка России № 3210-У, и именно его проверяют при ревизии кассы.

Частые вопросы