Где в 1С найти покупателей и как собрать по ним картину продаж

В 1С:Бухгалтерии 3.0 все клиенты лежат в справочнике Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. Отдельного списка «только покупателей» там нет: покупателем контрагента делает договор с видом «С покупателем» и документы продаж. Поэтому полный ответ на вопрос «кто наши клиенты» собирают из трёх мест: справочника, договоров и отчёта по счёту 62.

В 1С:Управлении торговлей 11 логика другая. Там есть партнёры (с кем вы работаете как с компанией или человеком) и контрагенты (юридические реквизиты для документов). Клиентом партнёра делает признак «Клиент» в его карточке. Ниже — как смотреть клиентскую базу в обеих программах, как её фильтровать, выгружать и чистить от дублей.

Справочник контрагентов: откуда начинать поиск клиента

Справочник открывается из раздела Справочники, группа Покупки и продажи, команда Контрагенты. Это один общий список: покупатели, поставщики, банки, налоговая, сотрудники-подотчётники, если их завели как контрагентов.

Найти конкретного клиента можно тремя способами:

• 🔍 Строка поиска в правом верхнем углу списка. Ищет по наименованию, ИНН и другим реквизитам, которые выведены в колонки. Достаточно ввести часть слова: «ромаш» найдёт ООО «Ромашка».
• ⌨️ Ctrl+F — поиск по конкретной колонке. Встаньте на колонку «ИНН» и введите номер.
• 🗂 Группы слева или сверху списка. Если бухгалтер с самого начала раскладывал контрагентов по папкам «Покупатели», «Поставщики», «Прочие», клиенты будут собраны в одной группе.

Какие колонки вывести в список

По умолчанию в списке видны наименование и ИНН. Для работы с клиентами полезно добавить КПП, основной договор, телефон и адрес. Колонки настраивают через меню Ещё → Изменить форму: отметьте нужные поля галочками и сохраните.

Таблица ниже подсказывает, что выводить под разные задачи:

Как выгрузить список клиентов в Excel

Встаньте в список контрагентов, откройте Ещё → Вывести список. Отметьте колонки, которые нужны, и нажмите «ОК». Программа сформирует табличный документ. Его сохраняют кнопкой с дискетой в формате .xlsx.

Выгружается ровно то, что видно в списке. Поэтому сначала отберите нужную группу или поставьте отбор, а уже потом выводите список.

Договоры с покупателями: кто клиент на самом деле

Справочник отвечает на вопрос «кто есть в базе». Договоры — на вопрос «с кем у нас продажи». Один и тот же контрагент может быть одновременно поставщиком и покупателем: тогда у него два договора разного вида.

В карточке контрагента есть ссылка Договоры. Откройте её — увидите все соглашения с этой организацией. Для каждого договора в 1С:Бухгалтерии 3.0 указывается вид:

• 🟢 С покупателем — обычная продажа товаров и услуг;
• 🔵 С поставщиком — закупки;
• 🟡 С комиссионером (агентом) на продажу — продажи через посредника;
• ⚪ Прочее — займы, аренда, всё, что не укладывается в куплю-продажу.

Чтобы получить перечень клиентов именно по договорам, удобнее открыть общий список договоров. В нём ставят отбор по колонке «Вид договора» = «С покупателем». Получится реестр всех договоров с покупателями: номер, дата, контрагент, срок действия.

Что смотреть в реестре договоров

Реестр договоров полезен не только для списка клиентов. По нему видно:

1. У кого из клиентов договор истёк, а отгрузки продолжаются. Это повод перезаключить договор.
2. Кто работает без договора вовсе. В 1С:Бухгалтерии при первом документе продажи программа создаёт договор автоматически с названием «Основной договор». Таких клиентов легко найти по этому названию.
3. Какие договоры заключены в валюте или в условных единицах. Это отдельный признак в карточке договора, он влияет на расчёт курсовых разниц.

Документы продаж: как увидеть клиентов, которым вы реально что-то продали

Самый честный список клиентов — это те, кому были отгрузки. В 1С:Бухгалтерии 3.0 документы продаж собраны в разделе Продажи:

• Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) — отгрузки товаров и оказанные услуги;
• Продажи → Продажи → Счета покупателям — выставленные счета, в том числе неоплаченные;
• Банк и касса → Банк → Банковские выписки — поступления денег от покупателей.

В каждом журнале вверху есть поле отбора по контрагенту. Выберите клиента — останутся только его документы. Так за минуту видно историю: что и когда продавали, на какие суммы, какие счета висят без оплаты.

Приём: отбор по периоду

Нажмите кнопку установки периода над списком и задайте, например, первый квартал. Затем отсортируйте список по колонке «Контрагент». Получится перечень клиентов, которые покупали в этом квартале, с суммами по каждому документу.

Если нужно не «просмотреть», а посчитать — переходите к отчётам. Журнал документов суммы по клиентам не сворачивает.

Отчёты: сегментация клиентской базы по выручке и долгам

Отчёты превращают список клиентов в аналитику. В 1С:Бухгалтерии 3.0 для этого хватает стандартных инструментов.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62

Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Выберите счёт 62 и период, в настройках отметьте детализацию по субконто «Контрагенты».

Что покажет отчёт по каждому клиенту:

• 💰 обороты по дебету — сколько вы отгрузили;
• 💳 обороты по кредиту — сколько клиент заплатил;
• 📌 сальдо на конец — дебетовое означает долг клиента, кредитовое — полученный аванс.

Отсортируйте отчёт по обороту по дебету — сверху окажутся самые крупные клиенты. Это простая ABC-сегментация без отдельных обработок.

Отчёт «Продажи»

В разделе Продажи → Отчеты есть отчёт «Продажи». Он показывает выручку, себестоимость и валовую прибыль с группировкой по контрагентам, номенклатуре и договорам. Здесь видно не только кто купил больше, но и на ком вы больше зарабатываете.

Акт сверки по конкретному клиенту

Продажи → Расчеты с контрагентами → Акты сверки расчетов. Создайте новый акт, выберите контрагента и период, заполните документ. Это быстрый способ показать клиенту его же историю расчётов в принятой форме.

Как это устроено в Управлении торговлей 11

В УТ 11 клиентскую базу смотрят через партнёров. Списки партнёров и контрагентов находятся в разделе CRM и маркетинг. В карточке партнёра отмечено, кем он вам приходится: клиентом, поставщиком, конкурентом. Отбор по признаку «Клиент» даёт ровно список покупателей.

Для анализа в УТ 11 обычно используют отчёт «Ведомость расчетов с клиентами» (долги и авансы) и отчёты по продажам и валовой прибыли в разделе Продажи. Ещё там есть ABC/XYZ-классификация клиентов: программа сама делит покупателей на группы по доле в выручке и стабильности закупок. Классификацию рассчитывает регламентное задание, поэтому её нужно один раз настроить, и дальше она обновляется сама.

Карточка клиента: реквизиты, контакты, история

Двойной щелчок по строке справочника открывает карточку контрагента. В ней собрано всё, что программа знает о клиенте.

Что есть в карточке в 1С:Бухгалтерии 3.0:

• 🏢 Основные реквизиты: вид контрагента (юридическое лицо, физическое лицо, обособленное подразделение, государственный орган), наименование, полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН.
• 📍 Адреса и телефоны: юридический и фактический адрес, телефон, e-mail.
• 👤 Контактные лица — отдельная ссылка в карточке. Здесь хранят ФИО, должность и телефон бухгалтера или менеджера клиента.
• 🏦 Банковские счета — тоже отдельная ссылка. Основной счёт подставляется в платёжки и счета.
• 📄 Договоры — все соглашения с этим контрагентом.

Заполнение по ИНН

При создании нового клиента введите ИНН и нажмите кнопку «Заполнить». Программа подтянет наименование, КПП, адрес и ОГРН из ЕГРЮЛ. Для этого должна быть подключена интернет-поддержка: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Там же включается проверка контрагентов по базе ФНС. Если клиент ликвидирован или его ИНН и КПП не совпадают с данными налоговой, программа подсветит это в карточке и в документах. Для клиентов это критично: счёт-фактура на несуществующий КПП — проблема покупателя с вычетом НДС, а значит, повод для претензий к вам.

Где посмотреть всё, что связано с клиентом

В карточке контрагента есть команда, которая показывает связанные документы. Через неё виден полный список: счета, реализации, оплаты, акты сверки, договоры. Удобно, когда клиент звонит и спрашивает «что у нас по последней отгрузке», а вы не помните номер документа.

Почему клиента не находит поиск и откуда берутся дубли

Частая ситуация: клиент точно работал с вами, а поиск его не находит. Или находит двоих с одинаковым названием.

Причины, по которым поиск «не видит» клиента:

• 🔤 Другое написание. В базе «Ромашка ООО», а вы ищете «ООО Ромашка». Ищите по одному характерному слову или по ИНН.
• 🗂 Включён отбор или открыта группа. Список показывает только содержимое текущей папки. Переключитесь в режим просмотра списком без иерархии или снимите отбор.
• 🗑 Элемент помечен на удаление. Такие элементы отображаются перечёркнутыми, но могут быть скрыты настройкой списка.
• 📛 Клиент заведён как физическое лицо с ФИО вместо названия фирмы. Ищите по фамилии директора или по ИНН.

Дубли контрагентов

Дубль появляется, когда разные сотрудники заводят одного клиента вручную, или при загрузке данных из другой программы. При вводе ИНН, который уже есть в базе, 1С:Бухгалтерия предупреждает о совпадении. Но предупреждение легко проигнорировать, а у обособленных подразделений ИНН одинаковый законно — различается КПП.

Дубли портят аналитику: продажи клиента делятся между двумя элементами, долг по одному закрывается оплатой по другому, акт сверки не сходится.

Как найти и объединить дубли:

1. Сделайте резервную копию базы . Объединение необратимо: ссылки во всех документах заменятся.
2. Откройте Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей.
3. Выберите область поиска «Контрагенты» и правило сравнения: по ИНН, по наименованию или по обоим реквизитам.
4. Нажмите «Найти дубли». Обработка покажет группы похожих элементов.
5. В каждой группе отметьте, какой элемент оставить как основной. Остальные будут заменены им во всех документах.
6. Запустите удаление дублей и после завершения проверьте ОСВ по счёту 62 по этому клиенту.

Объединение дублей в рабочей базе делайте вне рабочего времени и только после резервной копии: обработка перепроводит ссылки в документах за все периоды, включая закрытые.

Частые вопросы