Где искать отгрузочную или приходную накладную в 1С 8.3 и как её открыть

Чтобы посмотреть накладную в 1С 8.3, откройте список документов, в котором она создана: в Бухгалтерии 3.0 отгрузочные накладные лежат в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), приходные — в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Найдите строку по номеру, дате или контрагенту, откройте двойным щелчком и нажмите Печать, чтобы увидеть бумажный вид — ТОРГ-12, УПД или товарную накладную .

Сложности начинаются, когда документа нет на привычном месте: стоит отбор по другой организации, период списка обрезан, накладная введена в другом разделе или у пользователя нет прав.

Где лежат накладные в разделах 1С

В 1С нет отдельного объекта «накладная». Накладная — это печатная форма документа, который отражает движение товара. Поэтому сначала определите, какой это документ: продажа, покупка, внутреннее перемещение или возврат.

В УТ 11 списки «Документы продажи (все)» и «Документы закупки (все)» сводные. В них видны реализации, возвраты и корректировки сразу, а колонка с типом документа подсказывает, что перед вами.

Журнал операций в Бухгалтерии 3.0

Когда непонятно, каким документом проведена отгрузка, откройте Операции → Журнал операций. Здесь собраны все документы базы, которые сделали проводки. Установите период и отберите по контрагенту — в списке окажутся реализация, оплата, счёт-фактура и прочее по этому клиенту.

Режим «Все функции»

Через меню «Все функции» можно открыть список любого документа, даже если команды нет в разделах. Включите режим: Главное меню → Сервис → Параметры, флажок «Отображать команду “Все функции”». Затем Главное меню → Все функции → Документы и выберите нужный вид, например «Реализация товаров и услуг».

Как найти накладную по номеру, дате и через поиск

Списки документов большие, листать их бесполезно. Работают три приёма.

Поиск в списке

1. Откройте список документов (например, реализацию).
2. Кликните в любую строку колонки Номер.
3. Начните набирать номер — 1С переключится на поиск по колонке.
4. Если ищете по фрагменту, используйте строку поиска над списком: она ищет по всем видимым колонкам сразу.

Номер документа часто содержит префикс организации и нули: например, 00БП-000123. Набирайте последние значимые цифры — 123 — поиск по вхождению найдёт строку.

Для точных условий служит расширенный поиск (Alt+F или команда в меню Ещё). В нём выбирается поле, значение и способ сравнения: «по точному совпадению», «по началу строки» или «по части строки».

Отбор по дате

Над списком есть команда установки периода. Если нужна накладная от 14 марта, задайте период с 14 по 14 марта — останутся документы одного дня. Это быстрее любых фильтров, когда известна дата, но не номер.

Глобальный поиск по базе

Поле поиска вверху окна ищет не только команды, но и данные. Наберите номер накладной или название контрагента — программа покажет найденные документы и элементы справочников. Скорость зависит от того, включён ли полнотекстовый поиск и обновлён ли его индекс. Это делает администратор в разделе Администрирование → Общие настройки.

История, избранное и ссылка на документ

Если вы открывали накладную недавно, искать её заново не нужно.

• 🕘 История. Кнопка с часами в панели инструментов показывает последние открытые документы и элементы. Список ведётся отдельно для каждого пользователя.
• ⭐ Избранное. Откройте нужную накладную и нажмите звёздочку в заголовке формы. Документ появится в панели «Избранное». Удобно для накладных, к которым возвращаетесь неделями: спорные поставки, акты расхождений.
• 🔗 Ссылка. В форме документа есть команда получения навигационной ссылки (значок цепочки в заголовке или в меню формы). Ссылку отправьте коллеге в мессенджере. Он вставит её через команду «Перейти по ссылке» в главном меню и окажется в том же документе — без поиска.

Поиск накладной от контрагента и по договору

Часто известен только клиент: «покажи, что мы отгружали ООО “Ромашка” в прошлом квартале». Есть несколько путей.

Отбор списка по контрагенту

В списках реализаций и поступлений над таблицей есть поле отбора по контрагенту. Выберите организацию — останутся только её документы. Сочетайте с периодом, и в списке будет десяток строк вместо тысяч.

Из карточки контрагента

Откройте Справочники → Контрагенты (в БП 3.0) и найдите карточку. В панели над формой есть переходы к связанным данным: договорам, банковским счетам и документам. Набор ссылок меняется от релиза к релизу, но переход к договорам есть всегда. Откройте договор — в его панели видно, какие документы по нему оформлены.

Структура подчинённости

Если у вас есть любой документ по сделке — счёт, оплата, счёт-фактура, — откройте его и выберите в меню Ещё команду «Структура подчиненности». 1С нарисует дерево связанных документов: счёт → реализация → счёт-фактура → оплата. Двойной щелчок по строке открывает нужный документ.

Через отчёты по счетам

Бухгалтеру быстрее всего зайти из оборотно-сальдовой ведомости:

1. Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Счёт 62 для покупателей или 60 для поставщиков, нужный период.
3. Двойной щелчок по сумме оборота нужного контрагента — откроется карточка счёта.
4. Двойной щелчок по строке карточки — откроется сам документ.

Так находят накладную, когда известна сумма: «отгрузка на 148 300 рублей в мае».

Печатные формы накладной и прикреплённые файлы

Открыть документ — половина дела. Бухгалтеру или кладовщику обычно нужен бумажный вид.

Какие формы доступны

В форме документа нажмите Печать. Список зависит от документа и конфигурации, чаще всего встречаются:

Печатную форму можно смотреть на экране, сохранить в PDF или Excel кнопкой сохранения в окне предпросмотра и отправить по почте прямо из 1С.

Скан подписанной накладной

Подписанный покупателем экземпляр прикрепляют к документу. В форме реализации или поступления есть кнопка со скрепкой — «Присоединенные файлы». Нажмите её, чтобы увидеть сканы, или добавьте новый файл с диска.

Ещё один источник — электронный документооборот. Если накладная пришла или ушла по ЭДО, в форме документа видна строка состояния обмена. По ссылке открывается электронный документ с подписями сторон — именно он имеет юридическую силу.

Отметка о возврате оригинала

В БП 3.0 у реализации и поступления есть флажок, что оригинал документа получен. Он виден в колонке списка. Отберите по этой колонке все накладные без оригинала — так проверяют, кто из покупателей не вернул подписанные экземпляры.

Как настроить список и сохранить нужный вид отчёта

Если вы каждый день ищете накладные одного типа, настройте список один раз.

Колонки и отборы в списке

В меню Ещё выберите команду настройки списка. В открывшемся окне три вкладки:

• Отбор — постоянное условие: склад, менеджер, организация, сумма больше заданной.
• Сортировка — например, по дате по убыванию, чтобы свежие накладные были сверху.
• Условное оформление — подсветка строк: накладные без оригинала красным, крупные суммы жирным.

Чтобы добавить колонку (склад, ответственный, комментарий), используйте команду изменения формы в том же меню Ещё. Настройки сохраняются за пользователем и не мешают коллегам.

Варианты отчётов

Когда накладных нужно не открыть, а посчитать или выгрузить, удобнее отчёт. В БП 3.0 это, например, Продажи → Отчеты → Продажи: он показывает отгрузки по контрагентам, номенклатуре и документам.

1. Откройте отчёт и задайте период.
2. Нажмите Настройки и добавьте группировку по документу.
3. Сформируйте отчёт — двойной щелчок по строке документа открывает его.
4. В меню Ещё выберите «Сохранить вариант отчета » и дайте ему понятное имя, например «Отгрузки по накладным».

В следующий раз вариант выбирается из списка, и настраивать заново не надо.

Что делать, если накладная не открывается или пропала из списка

Почти всегда документ есть, но его не видно из-за настроек. Пройдите по симптомам.

Если не помогло

Когда документа нет ни в списке, ни в журнале регистрации, проверьте, в той ли базе вы работаете. Частая история: у бухгалтера в окне запуска две базы с похожими названиями — рабочая и копия для тестов. Посмотрите заголовок окна программы: там видно имя базы.

Ещё один вариант — накладная оформлена другим документом. Например, отгрузку провели через «Корректировку реализации», «Отчёт комиссионера» или перемещение на склад покупателя. Ищите по контрагенту через Журнал операций или структуру подчинённости.

Частые вопросы