Справочник номенклатуры в 1С: где открыть, как найти позицию и проверить остатки

Справочник номенклатуры в 1С:Бухгалтерии 3.0 открывается по пути Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. В 1С:Управлении торговлей 11 тот же список лежит в разделе НСИ и администрирование → Номенклатура. Открывается окно со списком всех товаров, работ и услуг: слева дерево групп, справа — позиции. Двойной щелчок по строке открывает карточку элемента.

Дальше показываю, как в этом списке быстро найти нужный товар, настроить видимые колонки под себя, прочитать карточку номенклатуры и посмотреть остатки по складам. Пути в Бухгалтерии и Управлении торговлей различаются, поэтому даю их отдельно — ориентируйтесь на свою конфигурацию.

Где лежит справочник номенклатуры

Номенклатура — это общий справочник товаров, материалов, продукции и услуг. На него опираются все документы по закупкам, продажам и складу, поэтому доступ к нему вынесен сразу в несколько разделов интерфейса.

Точка входа зависит от конфигурации:

В Управлении торговлей ссылка на номенклатуру продублирована ещё и в разделах Продажи, Закупки, Склад и доставка — открывается тот же самый список, так что берите тот раздел, в котором работаете чаще.

== Справочник единый для всей базы: одна и та же позиция участвует и в приходах, и в продажах. ==

Как быстро найти нужную позицию

Когда позиций тысячи, листать список бессмысленно. В 1С работает несколько способов поиска, и они комбинируются.

1. Быстрый поиск с клавиатуры. Встаньте в список и начинайте набирать название или артикул — 1С сама отфильтрует строки, где встречается набранный фрагмент. Это самый быстрый способ для одной позиции.
2. Поиск по форме. Сочетание Ctrl+F открывает строку поиска по видимым данным списка. Удобно, когда ищете по части слова в любой колонке.
3. Отбор по колонке. Щёлкните правой кнопкой по значению в колонке (например, по виду номенклатуры) и выберите команду отбора — список покажет только строки с таким же значением.
4. Поиск по группе. Если дерево групп слева включено, сначала выберите папку — поиск пойдёт внутри неё.

Для сложных условий откройте настройку списка через меню Еще → Настроить список. Там задаются отборы сразу по нескольким полям: вид номенклатуры, единица измерения, пометка удаления, входит в группу. Сохранённый отбор остаётся, пока вы его не снимете, — это частая причина, по которой «половина товаров пропала»: в списке просто висит старый фильтр.

Группы, папки и дерево номенклатуры

Номенклатуру удобно хранить не плоским списком, а по группам: отдельно товары, материалы, услуги, тара. Группа — это папка, внутри которой лежат позиции и вложенные папки.

Показать или скрыть дерево групп можно кнопкой в командной панели списка (значок с двумя панелями) либо через Еще → Режим просмотра. Доступны три режима:

• 🗂 Иерархический список — дерево групп слева, позиции выбранной папки справа.
• 📃 Список — все позиции подряд, без деления на папки.
• 🌳 Дерево — разворачиваемая структура папок и элементов в одной колонке.

Переносят позицию в другую группу перетаскиванием мышью либо командой Еще → Переместить в группу. Новую папку создают кнопкой Создать группу рядом с кнопкой Создать.

Настройка колонок и вида списка

Стандартно список показывает несколько колонок: наименование, артикул, единицу. Набор колонок настраивается под задачу.

Чтобы изменить видимые колонки, откройте Еще → Изменить форму. В окне настройки формы галочками включают и выключают поля, а стрелками меняют их порядок. Так в список можно добавить, например, вид номенклатуры, ставку НДС, код или полное наименование.

Отдельно настраивается сортировка и условное оформление:

• сортировку задают щелчком по заголовку колонки или через Еще → Настроить список → Сортировка;
• через Еще → Настроить список → Условное оформление строки можно подсветить цветом по условию — например, выделить позиции без заданной единицы измерения;
• ширину колонок тянут мышью за границу заголовка.

Настройки формы запоминаются для конкретного пользователя. Если вы меняете набор колонок, это видите только вы — на список других пользователей это не влияет.

Что показывает карточка номенклатуры

Двойной щелчок по позиции (или клавиша F2) открывает карточку. Здесь собраны все свойства товара или услуги. Состав полей зависит от конфигурации, но базовый набор общий.

В карточке Бухгалтерии 3.0 вы увидите:

• 🏷 Наименование и полное наименование — короткое для документов и полное для печатных форм.
• 📦 Вид номенклатуры — товар, услуга, работа, тара. От него зависят счета учёта и доступные документы.
• 📐 Единица измерения — основная единица, в которой ведётся учёт.
• 💰 Ставка НДС — подставляется в документы реализации и поступления.
• 🔢 Артикул и код — для поиска и сопоставления с прайсами.
• 🌍 Страна происхождения, код ТН ВЭД, номер ГТД — для импортных и прослеживаемых товаров.

Счета учёта позиции не хранятся прямо в карточке — они берутся из отдельного регистра Счета учета номенклатуры. Ссылка на него есть в самой карточке или в меню списка. Проверяйте этот регистр, если документ подставляет не тот счёт: настройка идёт по виду номенклатуры и складу, а не по каждой позиции отдельно.

Характеристики, серии и единицы измерения

Если по товару ведётся учёт в разрезе цвета, размера или партии, в карточке появляются дополнительные вкладки. Эти возможности включаются в настройках, поэтому сначала проверьте функциональность базы.

• Характеристики — варианты одной позиции (размер, цвет, модель). В Управлении торговлей учёт по характеристикам — штатная функция; в Бухгалтерии 3.0 она включается в настройках функциональности. Список характеристик открывается из карточки номенклатуры ссылкой Характеристики.
• Серии — партии товара со своими сроками годности или номерами. Нужны для прослеживаемых и скоропортящихся товаров.
• Единицы измерения — кроме основной единицы можно завести упаковки (коробка, паллета) с коэффициентом пересчёта. Их список открывается из карточки ссылкой Упаковки, единицы измерения.

В Бухгалтерии характеристики и серии встречаются реже и обычно нужны для прослеживаемости и маркировки. В Управлении торговлей без них не обойтись в рознице и опте с разноразмерным товаром.

Отчёты по остаткам и движению номенклатуры

Карточка показывает свойства позиции, но не количество на складе. Остатки и обороты смотрят через отчёты.

В Бухгалтерии 3.0:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Укажите счёт 41 (товары), 10 (материалы) или 43 (продукция) и настройте группировку по субконто «Номенклатура». Получите остатки и обороты по каждой позиции в сумме и количестве.
• 🔎 Карточка субконто — Отчеты → Стандартные отчеты → Карточка субконто. Выберите вид субконто «Номенклатура» и конкретную позицию — отчёт построит все движения по ней: какими документами приходовали и списывали.
• 📦 Остатки товаров в разделе Склад — быстрый взгляд на наличие без выбора счёта.

В Управлении торговлей 11 отчёты по товарам вынесены в раздел Склад и доставка → Отчёты по складу. Там есть ведомость по товарам на складах и отчёт по движениям — остатки показываются в разрезе складов, характеристик и серий.

Почему позиция не находится в списке

Если товар есть, а в списке его не видно, причина почти всегда в отборе или в области поиска, а не в том, что позиция пропала.

Отдельная ситуация — позиция находится, но остаток по ней нулевой или отрицательный. Это уже вопрос не поиска, а учёта: смотрите карточку субконто, каким документом ушёл товар в минус.

Частые вопросы