Остатки товаров на складах в 1С: где смотреть и как читать цифры

Посмотреть остаток товара на складе в 1С быстрее всего в двух местах: в форме подбора любого документа продажи и в складском отчёте. В Управлении торговлей 11 это отчёты Склад и доставка → Отчеты по складу, в Бухгалтерии 3.0 — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (или 10, 43) с разбивкой по складам.

Дальше всё упирается в вопрос, какой именно остаток нужен. Физически лежащий на полке, свободный для продажи, остаток на прошлую дату или остаток конкретной партии с ГТД — это четыре разных отчёта и четыре разные цифры.

Где в 1С смотреть остатки: карта по конфигурациям

Пути в типовых конфигурациях заметно различаются, поэтому сначала найдите свою строку.

Остаток товара из подбора и списка номенклатуры

Когда нужно просто узнать, есть ли товар, не открывайте отчёты. Хватит формы подбора.

Подбор в документе продажи

1. Создайте новый заказ клиента или реализацию (сохранять документ не обязательно).
2. Укажите склад в шапке документа: остаток в подборе показывается по нему.
3. Нажмите кнопку Подбор над табличной частью товаров.
4. Найдите номенклатуру через строку поиска. В колонках формы видно количество на складе, а в УТ 11 ещё и доступное к продаже.
5. Закройте документ без записи, если он был нужен только для справки.

В УТ 11 в подборе можно переключить склад прямо в форме и увидеть остатки по нескольким складам. Это быстрее, чем перезапускать отчёт.

Отчёты из списка номенклатуры

В УТ 11 откройте НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура, выделите товар и нажмите кнопку Отчеты в командной панели. Там собраны отчёты, привязанные к номенклатуре, в том числе остатки и доступность. Отчёт откроется сразу с отбором по выбранной позиции.

Приём удобен, когда кладовщик звонит с вопросом «сколько у нас таких-то фитингов» и нужно ответить за 10 секунд.

Отчёт об остатках товаров на складах: настройка под задачу

Подбор показывает только текущий момент. Для сверки, инвентаризации и остатков на дату нужен отчёт.

Управление торговлей 11

Отчёт «Ведомость по товарам на складах» показывает начальный остаток, приход, расход и конечный остаток за период. Порядок работы:

1. Откройте Склад и доставка → Отчеты по складу и выберите ведомость.
2. Задайте период. Для остатка на конкретную дату поставьте конец периода равным этой дате и смотрите колонку конечного остатка.
3. В отборе укажите склад. Если складов несколько и нужна сводка — оставьте отбор пустым.
4. Откройте Настройки и выберите группировки: «Склад → Номенклатура» или «Номенклатура → Склад».
5. Нажмите Сформировать.

Удачную настройку сохраните как свой вариант отчёта. Через месяц не придётся вспоминать, какие галочки ставили.

Бухгалтерия 3.0

Отдельного «складского» отчёта, как в УТ, здесь нет. Работает оборотно-сальдовая ведомость по счёту:

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Выберите период и счёт: 41.01 для товаров, 10 для материалов, 43 для готовой продукции.
3. Нажмите Показать настройки. На вкладке показателей включите Количество рядом с БУ.
4. На вкладке группировки добавьте субконто «Склады» и «Номенклатура».
5. Сформируйте отчёт. Конечное сальдо — это остаток на последний день периода.

Чтобы понять, откуда взялся остаток одной позиции, дважды щёлкните по её строке в ведомости. Откроется расшифровка, а из неё — карточка счёта со всеми приходами и расходами по этому товару и складу. Так за минуту находится документ, который «съел» лишние 10 штук.

Если субконто «Склады» нет в списке, учёт ведётся без складов. Включается он в Администрирование → Параметры учета → Настройка плана счетов, пункт про учёт запасов. Включать разбивку по складам задним числом в рабочей базе без проверки нельзя: остатки прошлых периодов окажутся без склада, и их придётся разносить вручную.

Свободный остаток, резерв и доступность для заказа

Менеджеру по продажам важен не остаток на полке, а сколько можно пообещать клиенту. В УТ 11 для этого есть отчёт «Остатки и доступность товаров». Его показатели:

Названия колонок в разных релизах немного отличаются, но логика одна: доступное количество = наличие минус всё, что уже кому-то обещано.

Откуда берётся резерв

В строке заказа клиента в УТ 11 есть колонка варианта обеспечения. Резерв появляется при вариантах:

• 📦 «Резервировать на складе» — товар есть, его откладывают под клиента;
• 🚚 «Отгрузить» — товар сразу уходит в отгрузку;
• ⏳ «Резервировать к дате» — резерв из будущего поступления;
• 🔒 «Отгрузить обособленно» и обособленное обеспечение — товар закреплён за конкретным заказом.

При варианте «К обеспечению» резерва нет, заказ только ждёт решения. Вариант «Не обеспечивать» вообще не трогает остатки.

Остатки по сериям, срокам годности и ГТД

Для продуктов, лекарств, косметики и импорта мало знать количество. Нужно знать, какая партия когда истекает и с каким номером декларации пришла.

Серии и сроки годности в УТ 11

Серии включаются в два этапа:

1. Общая настройка использования серий в разделе НСИ и администрирования.
2. Флажок использования серий в виде номенклатуры и политика учёта серий для склада.

После этого срок годности хранится как реквизит серии. В «Ведомости по товарам на складах» добавьте группировку «Серия» — увидите остаток каждой партии. Отсортируйте по сроку годности, и первыми окажутся партии, которые пора продавать или списывать.

Если серии учитываются только при отгрузке, а не на складе, группировка по серии в складском отчёте будет пустой. Это политика учёта, а не ошибка.

Номера ГТД и РНПТ

Номер таможенной декларации нужен в счёте-фактуре на импортный товар. Для прослеживаемых товаров с 1 июля 2021 года он работает как регистрационный номер партии (РНПТ), и остаток по нему сдаётся в отчётности об операциях с такими товарами.

В УТ 11 и Бухгалтерии 3.0 учёт по номерам ГТД включается в настройках функциональности запасов. Остаток в разрезе ГТД смотрят в отчётах по товарам организаций, а не в складских: ГТД относится к учёту по организации.

Как найти неликвиды и пересорт по остаткам

Неликвиды за 5 минут

Неликвид — товар с остатком, который давно не продаётся. Отдельный отчёт не обязателен, хватит ведомости по товарам:

1. Поставьте период, например, последние 6 месяцев.
2. В настройках добавьте отбор: конечный остаток больше 0.
3. Добавьте второй отбор: расход равен 0.
4. Сформируйте отчёт и отсортируйте по конечному остатку.

Получите список того, что полгода лежит без движения. Для оценки в деньгах в Бухгалтерии используйте ОСВ по счёту 41 с теми же условиями: сальдо в рублях покажет, сколько денег заморожено.

Пересорт

Пересорт — это когда по одной позиции излишек, а по похожей недостача на ту же сумму или количество. Пример: в учёте 30 кабелей сечением 1,5 и 20 сечением 2,5, а на полке 25 и 25.

Как выявить:

• 🔍 проведите пересчёт и сравните фактическое количество с учётным;
• 📊 сгруппируйте расхождения по группе номенклатуры — пары «плюс 5 / минус 5» внутри группы почти всегда пересорт;
• 📝 в УТ 11 оформите документ «Пересортица товаров» вместо пары «Оприходование излишков» и «Списание недостач».

Порядок инвентаризации и оформления её итогов задают Методические указания Минфина № 49. Пересорт по ним зачитывается при одном периоде, одном материально ответственном лице и одинаковом наименовании товара.

Кто какие склады видит: права на просмотр остатков

Частый запрос: менеджер филиала должен видеть только свой склад.

Управление торговлей 11

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Включите флажок Ограничивать доступ на уровне записей.
3. Перейдите в группы доступа и создайте группу для филиала.
4. В профиле этой группы оставьте право на просмотр складских данных, а в ограничениях укажите разрешённые склады.
5. Добавьте пользователей в группу.

После этого отчёты и подбор показывают пользователю только разрешённые склады.

Бухгалтерия 3.0

Ограничение на уровне записей в Бухгалтерии работает по организациям, разграничить доступ к отдельным складам типовыми средствами нельзя. Если такая задача стоит остро, это повод вести склад в УТ или заказать доработку.

Частые ошибки при проверке остатков

• ❌ Отчёт по организации вместо склада. В УТ 11 «Ведомость по товарам организаций» показывает принадлежность товара, а не его место. Для кладовщика нужен складской отчёт.
• ❌ Остаток на дату по началу периода. Конец периода не совпадает с нужной датой — в колонке стоит остаток на другой день.
• ❌ Не проведённые документы. Записанный, но не проведённый документ остатки не меняет. Отберите в журнале документы без проведения за период.
• ❌ Количество без суммы в БП. Без показателя Количество ОСВ выдаёт только рубли, и пустые склады выглядят «полными».
• ❌ Документы задним числом. Реализация, введённая вчерашним днём, меняет вчерашний остаток. Если цифры «поплыли», проверьте документы, созданные после даты отчёта.

Частые вопросы