Проверяем остаток наличных в кассе в программе 1С

Остаток наличных в кассе — это дебетовое сальдо счёта 50 на нужную дату. Самый быстрый способ его увидеть в 1С:Бухгалтерии 3.0 — отчёт Оборотно-сальдовая ведомость по счёту: раздел Отчёты, выбираете счёт 50, период, и сумма в колонке «Сальдо на конец» и есть деньги в кассе.

Распространённое заблуждение — что кассовая книга и сальдо счёта 50 всегда совпадают до копейки. Совпадают они только тогда, когда все приходные и расходные ордера проведены, а на счёте 50 нет денежных документов (субсчёт 50.03). Ниже — все рабочие способы посмотреть остаток по кассе, с точными путями меню, и разбор ситуаций, когда цифра не сходится с фактом в денежном ящике.

Какой инструмент выбрать под вашу задачу

Остаток можно смотреть по-разному в зависимости от того, что именно нужно: просто сумму, расшифровку оборотов или движение по дням.

Дальше разберём каждый из этих инструментов.

Оборотно-сальдовая ведомость — самый быстрый способ

Это главный отчёт, когда нужна одна цифра. Открывается за несколько секунд.

1. Откройте раздел Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. В поле «Счёт» выберите 50. Чтобы увидеть и подробности, можно указать конкретный субсчёт — 50.01 (касса в рублях) или 50.21 (валютная).
3. Задайте период. Для текущего остатка поставьте дату окончания сегодняшним числом.
4. Проверьте, что в поле «Организация» выбрана нужная фирма — при учёте нескольких организаций остаток у каждой свой.
5. Нажмите Сформировать.

Колонка «Сальдо на конец», значение по дебету — это остаток наличных на конец периода. «Сальдо на начало» показывает, сколько было на старте, а колонки «Обороты» — сколько поступило и выдано за период.

Если нужен остаток строго на определённый момент прошлого — просто сдвиньте дату окончания периода. ОСВ пересчитает сальдо на любую дату, когда в базе есть данные.

Пара деталей, из-за которых новички путаются в цифрах ОСВ:

• Касса — активный счёт, поэтому остаток всегда по дебету. Если сальдо вдруг оказалось в колонке кредита, значит в учёте ошибка — деньги выдали больше, чем было.
• Отчёт считает только проведённые документы. Записанный, но не проведённый ордер в сальдо не войдёт, даже если он уже виден в журнале.
• Если выбрать весь счёт 50 без разбивки, в сумму попадут и денежные документы субсчёта 50.03 (почтовые марки, топливные карты, путёвки). Это не наличные деньги — для чистого остатка кассы смотрите субсчёт 50.01.

Остаток одним взглядом с начальной страницы

Когда отчёт формировать некогда, а цифру нужно прикинуть прямо сейчас, в 1С:Бухгалтерии 3.0 есть сводка по деньгам.

Откройте раздел Руководителю → Денежные средства (блок «Остатки денежных средств»). Программа покажет текущие остатки по кассам и расчётным счетам одним списком, без настройки периода и счетов. Это не замена кассовой книги, но для быстрой оценки «сколько сейчас наличных» — самый короткий путь.

Если раздела Руководителю в меню нет, его включают в Главное → Настройки → Разделы: доступность раздела зависит от прав пользователя, поэтому у кассира он может быть скрыт, а у бухгалтера или руководителя — открыт.

Анализ и карточка счёта 50 — когда нужна расшифровка

ОСВ отвечает «сколько», но не отвечает «из чего». Если остаток вызывает вопросы, идите глубже.

Анализ счёта. Раздел Отчёты → Анализ счёта, счёт 50. Отчёт показывает обороты счёта 50 в корреспонденции с другими счетами: сколько пришло с расчётного счёта (Кт 51), сколько от покупателей (Кт 62), сколько выдано подотчётникам (Дт 71) и так далее. Удобно, когда надо понять структуру движения денег.

Карточка счёта. Раздел Отчёты → Карточка счёта, счёт 50. Это построчный список всех операций по кассе за период: дата, документ, сумма прихода или расхода и остаток после каждой строки. По карточке легко найти конкретный ордер и увидеть, как менялся остаток шаг за шагом.

Из любого из этих отчётов можно дважды щёлкнуть по строке и провалиться в исходный документ — приходный или расходный кассовый ордер . Этот приём — «провалиться до документа» — выручает, когда остаток не сходится: вы не ищете ордер вручную по журналу, а переходите к нему прямо из подозрительной строки.

Карточка счёта удобна ещё и тем, что в ней видна хронология с точностью до минуты. Если за один день было много операций, именно порядок приходов и расходов по времени объясняет, почему в какой-то момент остаток был одним, а к концу дня — другим.

Кассовая книга и журнал кассовых документов

Остаток наличных по дням удобнее всего смотреть в кассовой книге — это требование кассовой дисциплины, и в 1С она формируется автоматически из проведённых ордеров.

1. Откройте раздел Банк и касса → Кассовые документы. Это журнал всех ПКО и РКО.
2. В командной панели журнала нажмите Кассовая книга.
3. Укажите период и организацию, нажмите Сформировать.

Каждый лист кассовой книги содержит остаток на начало дня, обороты по приходу и расходу и остаток на конец дня — именно эту цифру кассир сверяет с наличными в ящике.

Сам журнал Кассовые документы тоже полезен: в нём видно все ордера списком, можно отфильтровать по дате и быстро заметить непроведённый документ — такие строки выделяются и в остаток не попадают.

Остаток в рознице: наличные и эквайринг — это разные счета

В розничной торговле частая ошибка — считать всю выручку кассой. Безналичная оплата картой на счёт 50 не поступает, поэтому остаток наличных и сумма выручки за день — разные числа.

Как деньги попадают в кассу розницы:

• 💵 Наличная выручка приходуется на счёт 50. Через Отчёт о розничных продажах (для автоматизированной точки) или приходным ордером с видом операции «Розничная выручка» (для неавтоматизированной).
• 💳 Оплата картой проходит через счёт 57.03 «Продажи по платёжным картам». В кассу эти деньги не идут — банк зачислит их на расчётный счёт за вычетом комиссии эквайринга.

Поэтому остаток по кассе смотрите всё той же ОСВ по счёту 50, а безналичную часть — отдельно по счёту 57.03. Если сложить их и сравнить с кассовым аппаратом, вы поймёте, вся ли выручка разнесена.

При операционной кассе в торговой точке выручка может учитываться на субсчёте 50.02 «Операционная касса» — тогда в ОСВ раскройте субсчета, чтобы не перепутать её с основной кассой 50.01.

Отдельный момент — инкассация розничной выручки. Когда деньги из операционной кассы сдают в основную или в банк, движение проходит внутренними проводками (например, Дт 50.01 Кт 50.02 или через счёт 57 при сдаче в банк). Пока инкассация не проведена документом, остаток «зависает» на операционной кассе, хотя физически деньги уже увезли. Поэтому в рознице сверяйте остаток не вообще по счёту 50, а по конкретному субсчёту той точки, которую проверяете.

Несколько касс и валют: где смотреть каждую

Здесь путь зависит от конфигурации, и это надо учитывать.

1С:Бухгалтерия 3.0. Отдельного справочника касс нет — наличные ведутся в разрезе организации и субсчетов счёта 50. Если у вас несколько точек, их обычно разделяют субсчетами (50.01 и 50.02) или ведут раздельный учёт по организациям. Остаток каждой смотрите, раскрыв субсчета в ОСВ или отобрав нужную организацию.

Валютная касса. Для валюты используется субсчёт 50.21 «Касса организации (в валюте)» с субконто «Валюты». Чтобы увидеть остаток и в валюте, и в рублях:

1. В ОСВ по счёту 50 откройте Показать настройки.
2. На вкладке «Группировка» добавьте субконто «Валюты».
3. На вкладке «Показатели» включите «Валютная сумма».

Отчёт покажет остаток отдельно по каждой валюте в валютном выражении и его рублёвый эквивалент по курсу. Рублёвая оценка валютной кассы меняется при переоценке на конец месяца: курсовая разница списывается на счёт 91, поэтому рублёвый остаток может «двигаться» без единого прихода или расхода — это нормально.

1С:УНФ, УТ 11, ERP. В этих конфигурациях есть справочник «Кассы предприятия» и раздел Казначейство. Остатки по каждой кассе смотрят отчётом Остатки денежных средств. Если работаете в такой программе, ориентируйтесь на раздел «Казначейство» — там собраны и документы, и отчёты по деньгам.

Почему остаток не сходится и что делать

Если цифра в 1С не совпадает с наличными в ящике, причина почти всегда в документах, а не в программе. Вот типичные ситуации.

Отдельно про лимит остатка кассы. По Указанию Банка России № 3210-У организация обязана соблюдать установленный ею лимит наличных на конец дня, а сверхлимитные деньги сдавать в банк. Малые предприятия и индивидуальные предприниматели вправе лимит не устанавливать и хранить любую сумму. Если лимит у вас действует, сверяйте остаток на конец дня по кассовой книге именно с ним. Превышение лимита допустимо лишь в дни выплаты зарплаты и в выходные, когда касса работает, — в остальные дни сверхлимитный остаток считается нарушением кассовой дисциплины.

И последнее про частоту проверок. Удобно взять за правило формировать ОСВ по счёту 50 на конец каждого дня и сверять сальдо с кассовой книгой: расхождение, пойманное сразу, исправляется за минуту, а накопившееся за месяц приходится распутывать по десяткам ордеров.

Частые вопросы