Где в 1С посмотреть отпуска: график, остатки и оформленные документы

Плановые даты всех отпусков на год лежат в документе Кадры → График отпусков. Уже оформленные отпуска — в журнале Зарплата → Отпуска. А сколько дней ещё положено конкретному человеку, показывает отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков. Три разных места под три разных вопроса — и это главная причина, почему кадровик не сразу находит нужное.

Разберём каждый источник: когда в него смотреть, что он показывает и как настроить, чтобы цифры не расходились. Пути указаны для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — именно эта конфигурация ведёт полноценный кадровый учёт. В 1С:Бухгалтерии 3.0 набор документов тот же, но меню скромнее; отличия отмечу отдельно.

Чтобы не плутать по меню, держите перед глазами простую таблицу-ориентир — какой вопрос в каком месте закрывается:

График отпусков: плановые даты на год вперёд

График отпусков — это план, который составляют до начала года. Он отвечает на вопрос «кто и когда собирается в отпуск», но не подтверждает, что отпуск реально взят.

Откройте Кадры → График отпусков. В журнале лежат документы по годам — выберите нужный год и откройте запись. Внутри таблица: сотрудник, подразделение, запланированная дата начала и количество дней.

💡 У формы графика есть переключатель вида. Кроме таблицы доступна диаграмма Ганта — горизонтальные полосы по месяцам. На ней сразу видно, у кого отпуска пересекаются и в каком месяце «провал» по подразделению. Для планирования замен это нагляднее любой таблицы.

Если график за год ещё не создавали, журнал будет пустым. Это не ошибка отображения — документа просто нет. Создайте его кнопкой Создать и заполните автоматически по данным прошлого года или вручную.

При заполнении обратите внимание на три момента, из-за которых график потом «не бьётся» с реальностью:

• 👥 Состав сотрудников — в график попадают только те, кто числится на дату заполнения. Принятых позже придётся добавлять строкой вручную.
• 📆 Дробление отпуска — одна из частей по закону должна быть не меньше 14 дней. В графике можно задать несколько строк на одного человека; программа подскажет, если суммарно не набралось 28.
• ✍️ Ознакомление — из графика печатается форма Т-7, с которой сотрудников знакомят под подпись. Напомню: о начале отпуска по графику работника уведомляют не позднее чем за две недели.

Если в компании несколько подразделений и график длинный, пользуйтесь отбором прямо в форме документа: отфильтруйте таблицу по подразделению или сотруднику, и список свернётся до нужных строк. То же работает и в режиме диаграммы — она перестроится только по отобранным людям.

Отпуска в карточке одного сотрудника

Когда вопрос про конкретного человека («когда Иванова была в отпуске», «сколько у неё осталось»), удобнее идти от карточки.

Откройте Кадры → Сотрудники, найдите человека в списке (поиск по фамилии — просто начните печатать) и дважды щёлкните по строке. В карточке сотрудника собраны ссылки на все связанные данные.

Чтобы увидеть историю отпусков конкретного человека:

1. В открытой карточке найдите панель навигации со ссылками на кадровые документы.
2. Через неё можно перейти к документам по сотруднику — приёмы, переводы, отпуска.
3. Отобранный список покажет только отпуска этого человека, с датами и видом (ежегодный, дополнительный, без сохранения оплаты).

Второй путь к истории — печатная форма Личная карточка (Т-2). В ней есть раздел VIII «Отпуск», где перечислены все периоды работы и предоставленные за них дни. Эта форма удобна, когда картину нужно показать самому сотруднику или приложить к делу.

Отдельно стоит вопрос «кто в отпуске прямо сейчас». Его решают не через карточку, а через список сотрудников с отбором по текущему статусу или через журнал отпусков с фильтром по дате: задайте в отборе период «сегодня», и останутся только действующие на эту дату отпуска. Для большого штата это быстрее, чем открывать карточки по одной.

Через карточку же удобно проверить, за какой рабочий год человеку положен отпуск: период считается не с 1 января, а от даты приёма. Поэтому у двух коллег с одинаковым стажем «рабочие годы» могут не совпадать, и остатки на одну дату будут разными — это нормально.

Если в карточке ссылок на отпуска нет, проверьте права доступа : у профиля без полных кадровых прав часть навигации скрыта.

Остатки дней отпуска: сколько ещё положено

Самый частый вопрос — остаток. Его закрывает отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков.

В настройках отчёта задайте дату, на которую считаем (обычно — текущая или дата планируемого отпуска), и отбор: по организации, подразделению или одному сотруднику. Сформируйте.

Дата здесь принципиальна. Остаток рассчитывается именно на неё, а не «вообще». Если сотрудник просит отпуск с первого числа следующего месяца, ставьте эту дату — за прошедший месяц ему добавится ещё около 2,33 дня (норма 28 дней за 12 месяцев), и доступный остаток будет чуть больше, чем на сегодня.

Отчёт покажет по каждому человеку:

• 📅 положено — сколько дней начислено за отработанное время;
• ✅ использовано — сколько уже отгуляно;
• 🔢 остаток — разницу, то есть доступные к предоставлению дни.

Остаток бывает отрицательным. Это значит, что отпуск предоставлен «авансом» — человек отгулял больше, чем заработал на эту дату. Для расчёта компенсации при увольнении такой минус важен, его не нужно принимать за ошибку программы.

В остатке суммируются все виды ежегодного отпуска, которые положены сотруднику. Чтобы цифра была верной, эти виды должны быть настроены в его кадровых данных:

• 🏖️ основной — стандартные 28 календарных дней в год;
• ➕ дополнительный — за ненормированный рабочий день, вредные условия, особый характер работы;
• ❄️ за работу в районах Крайнего Севера — отдельные дни сверх основного.

Если человеку положен дополнительный отпуск, а в карточке он не включён, отчёт покажет заниженный остаток. Это частая причина расхождения «на бумаге одно, в 1С другое».

Отдельно существует печатная Справка об остатках отпусков — её можно сформировать для сотрудника на руки. Ищите её среди кадровых отчётов или печатных форм по сотруднику.

Журнал оформленных отпусков

Факт отпуска в 1С — это проведённый документ «Отпуск». Все такие документы собраны в журнале Зарплата → Отпуска.

Журнал показывает список: сотрудник, период отпуска, вид, дата документа, сумма начисленных отпускных. Отсюда же отпуск создают, исправляют и отменяют.

Чтобы быстро найти нужное:

1. Откройте журнал Зарплата → Отпуска.
2. Отфильтруйте список — по колонке «Сотрудник» или через поиск по форме (Ctrl+F).
3. Двойной щелчок открывает документ: там даты, дни, расчёт отпускных и, если был, перерасчёт.

Один документ «Отпуск» закрывает и кадровую, и расчётную часть: он и фиксирует период отсутствия, и начисляет деньги. Поэтому в журнале видно не только «когда», но и «сколько заплатили».

Помните, что ежегодный оплачиваемый отпуск — не единственный вид отсутствия. В 1С для разных ситуаций заведены отдельные документы:

• Отпуск — ежегодный основной и дополнительный, оплачиваемый;
• Отпуск без сохранения оплаты — за свой счёт, он не уменьшает остаток ежегодного;
• Отпуск по уходу за ребёнком — оформляется своим документом и в журнал ежегодных отпусков не попадает.

Если ищете конкретное отсутствие и не находите его в Зарплата → Отпуска, проверьте соседние журналы раздела «Зарплата» — скорее всего, отпуск оформлен другим видом документа.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 журнал называется так же и лежит в разделе Зарплата и кадры. Состав колонок проще, но период и сумма отпускных видны.

Наглядная картина: что показать руками и на диаграмме

Если нужна визуализация для руководителя, а не сухой список, в 1С есть несколько готовых представлений.

Диаграмма в графике отпусков. Уже упомянутая диаграмма Ганта — самый наглядный вид. Переключите график в режим диаграммы, и месяцы с перегрузкой будут видны цветными полосами.

Настройка списка журнала. Любой журнал (Зарплата → Отпуска) можно сгруппировать и раскрасить. Через меню Ещё → Настроить список добавьте группировку по подразделению или условное оформление — например, подсветить отпуска текущего месяца.

Начальная страница. На стартовом экране ЗУП выводятся блоки с задачами кадровика и расчётчика. Если на вашей начальной странице нет нужного, её состав настраивается: меню Вид → Настройка начальной страницы позволяет добавить формы, которые вы открываете чаще всего, в том числе журнал отпусков.

Полезный приём для планёрки: сформируйте отчёт «Остатки отпусков» с группировкой по подразделениям и отсортируйте по убыванию остатка. Сверху окажутся те, у кого накопились «горящие» дни — именно их нужно отправить в отпуск в первую очередь, чтобы не нарушать трудовое законодательство о ежегодном отдыхе.

Готового дашборда «все отпуска одним экраном» в типовой конфигурации нет — его роль как раз и играют связка «диаграмма графика + отчёт по остаткам + настроенный журнал».

Если отпуска не отображаются или данные расходятся

Пустой список или неверные цифры почти всегда объясняются одной из нескольких типовых причин. Прогоните их по порядку.

После исправления документов отчёт «Остатки отпусков» нужно сформировать заново — он не обновляется сам, пока вы не нажмёте Сформировать.

Частые вопросы