Расчёт отпускных в 1С: как посмотреть и проверить начисление

Весь расчёт отпускных виден в документе Отпуск: в ЗУП он лежит в разделе Зарплата, в «Бухгалтерии» — в разделе Зарплата и кадры. Откройте нужный документ, и на его вкладках будут и сумма начисления, и количество дней, и удержанный НДФЛ. Чтобы увидеть, из чего сложилась сумма, нажмите ссылку с расчётом среднего заработка — там разложен весь расчётный период по месяцам.

Ниже разберём, где искать документ, как читать каждую вкладку, где взять записку-расчёт по форме Т-60 и какими отчётами свериться. Пути указаны для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 — в них порядок действий почти одинаковый, отличаются только названия разделов.

Где лежит документ «Отпуск» в программе

В 1С:ЗУП 3.1 документы отпусков собраны в отдельном журнале. Откройте раздел Зарплата и выберите пункт Отпуска. Если такого пункта нет в вашей настройке интерфейса, тот же документ доступен через Зарплата → Все начисления.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 (когда в базе ведётся зарплата) отпуск оформляется из раздела Зарплата и кадры. В группе «Зарплата» найдите ссылку Все начисления — документ «Отпуск» создаётся там кнопкой Создать → Отпуск.

В обоих журналах список можно отфильтровать:

• 🔍 по сотруднику — введите фамилию в строку поиска над списком;
• 📅 по месяцу начисления — колонка с периодом;
• 🏢 по организации — если в базе их несколько.

Двойной щелчок по строке открывает документ. Дальше работаем с его вкладками.

Отпуска за прошлые годы хранятся в том же журнале — программа их не удаляет и не архивирует автоматически. Поэтому расчёт прошлогоднего отпуска можно открыть ровно так же, как свежий: нашли по фамилии и дате, открыли, посмотрели вкладки. Отдельного «архива отпусков» в типовой конфигурации нет.

Что показывает первая вкладка документа

Первая вкладка (в ЗУП она называется Главное) задаёт исходные данные — именно от них зависит вся сумма:

• Сотрудник и его должность;
• Период отпуска — поля с и по, то есть первый и последний календарный день;
• Количество дней — программа считает их сама по датам;
• Вид отпуска — ежегодный основной, дополнительный, за свой счёт и т. д.;
• Дата выплаты — день, когда сотрудник получит деньги.

Отдельно обратите внимание на вид отпуска. Ежегодный основной и дополнительный оплачиваемый отпуска считаются по среднему заработку, а отпуск за свой счёт не оплачивается вообще — по нему сумма будет нулевой, и это правильно. Если сотруднику положены основной и дополнительный отпуска одновременно, в документе обычно есть отдельные поля для дней каждого вида, и дни суммируются в общий расчёт.

Проверьте дату выплаты в первую очередь. По статье 136 ТК РФ отпускные перечисляют не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Если в документе стоит дата позже — это нарушение срока, а не просто опечатка.

Здесь же обычно стоит переключатель, рассчитывать ли отпускные автоматически или вводить сумму вручную. Для обычного ежегодного отпуска оставляют автоматический расчёт — тогда программа сама подтянет средний заработок.

Как посмотреть сумму начисления и НДФЛ

Сумма отпускных показана прямо в документе. В ЗУП для этого есть вкладка Начислено (подробно) или ссылка Начислено, в «Бухгалтерии» — таблица начислений в нижней части формы.

На этой вкладке видно построчно:

Если отпуск захватывает два месяца, программа может разбить сумму по месяцам начисления — это нормально и на итог не влияет.

НДФЛ с отпускных удерживается по ставке 13% (или 15% с суммы годового дохода сверх порога). В документе он показан уже рассчитанным: сумма к выплате внизу формы — это отпускные за вычетом налога. Если сотруднику положены стандартные вычеты (например, на детей), они тоже учитываются, и удержанный НДФЛ окажется меньше простых 13% от суммы.

Рядом с суммой есть зелёная ссылка-карандаш (или кнопка с изображением калькулятора). Она открывает форму детального расчёта — это и есть ответ на вопрос «откуда взялась эта сумма».

Как разложить средний заработок по месяцам

Нажмите ссылку с расчётом среднего заработка — откроется отдельное окно. В нём и прячется вся «кухня» начисления.

В окне видно:

1. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска.
2. Выплаты, учтённые в расчёте — по каждому месяцу своя строка с суммой заработка.
3. Отработанное время — сколько календарных дней учтено в каждом месяце.
4. Средний дневной заработок — итоговая цифра, на которую умножают дни отпуска.

Формула, по которой считает программа, закреплена в статье 139 ТК РФ и Постановлении № 922:

Средний дневной заработок = База за 12 месяцев / (12 × 29,3)
Отпускные = Средний дневной заработок × Дни отпуска

Число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней. Если какой-то месяц отработан не полностью (был больничный, другой отпуск, прогул), по нему 29,3 пересчитывается пропорционально отработанным дням — в окне расчёта такой месяц будет с дробным числом дней.

Пример. Оклад 50 000 ₽, все 12 месяцев отработаны полностью, отпуск 28 дней:

• база: 50 000 × 12 = 600 000 ₽;
• средний дневной заработок: 600 000 / (12 × 29,3) = 600 000 / 351,6 = 1 706,48 ₽;
• отпускные: 1 706,48 × 28 = 47 781,57 ₽ (до удержания НДФЛ).

Неполный месяц. Если в каком-то месяце были дни, когда сотрудник не работал по среднему (болел, был в отпуске), количество учтённых дней за этот месяц считается так: 29,3 / календарные дни месяца × отработанные календарные дни. Допустим, в месяце из 30 дней сотрудник болел 10 дней — отработано 20. Тогда за этот месяц в расчёт войдёт 29,3 / 30 × 20 = 19,53 дня вместо полных 29,3. Делитель уменьшится, и средний дневной заработок окажется чуть выше, чем при простом делении на 351,6. В окне расчёта такой месяц легко узнать по дробному числу дней.

Из расчётной базы по закону исключаются отпускные за прошлые периоды, больничные и другие выплаты по среднему — в окне расчёта такие суммы в базу не попадают. Если видите, что какая-то премия не вошла, проверьте, настроено ли её включение в средний заработок в карточке вида начисления.

Как распечатать записку-расчёт по форме Т-60

Записка-расчёт — это документ, где официально зафиксирован расчёт отпускных. Его часто просят для личного дела или проверки.

Чтобы его получить, в открытом документе «Отпуск» нажмите кнопку Печать на верхней панели. В списке печатных форм выберите записку-расчёт — она формируется по унифицированной форме Т-60.

На оборотной стороне Т-60 как раз напечатан весь расчёт: расчётный период, сумма заработка, средний дневной заработок, количество дней и итог к выплате с удержанным НДФЛ. Фактически это та же информация, что и в окне расчёта среднего заработка, только на бумаге.

• 🖨 Форму можно сразу отправить на принтер или сохранить в PDF/Excel кнопкой сохранения над печатной формой.
• ✍️ Унифицированная форма Т-60 с 2013 года не обязательна — организация вправе пользоваться своим бланком. Но в типовой 1С она остаётся как готовый вариант, и для большинства этого достаточно.

Какими отчётами проверить начисление отпускных

Документ показывает один отпуск. Чтобы увидеть начисление в общей картине зарплаты и свериться, пользуйтесь отчётами. В ЗУП они собраны в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате, в «Бухгалтерии» — в Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате.

Для проверки отпускных удобны три отчёта:

• Расчётный листок сотрудника — покажет отпускные отдельной строкой за месяц начисления рядом с окладом и удержаниями. Самый быстрый способ увидеть сумму «глазами сотрудника».
• Анализ зарплаты по сотрудникам — сводка всех начислений по каждому работнику; удобно, когда в отпуск ушли несколько человек сразу.
• Полный свод начислений, удержаний и выплат — общая картина по организации за период, с итогами по видам начислений.

Отчёт удобно сформировать за весь месяц начисления: так отпускные встанут рядом с остальной зарплатой, и сразу видно, не задвоилась ли сумма и правильно ли удержан НДФЛ. Период задаётся в шапке отчёта полями с и по, конкретный сотрудник — через отбор или в поле выбора над таблицей.

Если отпускные в отчёте не видны, частая причина — документ не проведён или проведён в другом месяце. Откройте журнал отпусков, снимите отбор по периоду и убедитесь, что документ существует и у него стоит зелёная отметка о проведении.

Типичные ошибки при просмотре расчёта

Эти ситуации сбивают с толку чаще всего — и это не ошибки программы, а особенности данных.

Частые вопросы