Кто из сотрудников должен по авансам, а кому должна фирма: проверка в 1С:Бухгалтерии

Посмотреть подотчет в 1С:Бухгалтерии 8.3 быстрее всего через Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету со счетом 71. Дебетовое сальдо по сотруднику — он должен организации, кредитовое — перерасход, организация должна ему.

Отчет по подотчетным лицам в 1С собирается из обычных бухгалтерских отчетов. Отдельной «ведомости подотчетников» в типовой Бухгалтерии нет, зато ОСВ, карточка и анализ счета 71 отвечают на все практические вопросы: кто сколько получил, на что отчитался и какой остаток висит.

Какие отчеты по счету 71 показывают подотчет

Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71. В плане счетов БП 3.0 у него два рабочих субсчета:

• 💰 71.01 — расчеты в рублях;
• 💱 71.21 — расчеты в иностранной валюте (командировки за рубеж).

Аналитика на счете 71 ведется по физическим лицам. Поэтому любой отчет можно развернуть до конкретного сотрудника.

Все они лежат в одном месте: раздел Отчеты, группа Стандартные отчеты.

ОСВ по счету 71 пошагово

1. Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Задайте период. Для остатков на конкретную дату ставьте конец периода этой датой.
3. Выберите организацию, если в базе их несколько.
4. В поле счета укажите 71 — отчет покажет оба субсчета сразу.
5. Нажмите Сформировать.

По умолчанию ведомость разворачивается по субсчетам и физлицам. Если видите только строки субсчетов, откройте Показать настройки и на вкладке группировки включите детализацию по субконто.

Как читать сальдо

Карточка и анализ счета 71: разбор по сотруднику

ОСВ дает суммы, но не объясняет их. Объяснение — в карточке счета.

Карточка счета 71

1. Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Карточка счета.
2. Укажите период и счет 71.01.
3. В настройках добавьте отбор по субконто: выберите нужного сотрудника.
4. Сформируйте отчет.

Карточка выводит каждую проводку отдельной строкой: дата, документ, корреспондирующий счет, сумма и текущее сальдо после операции. По колонке сальдо удобно найти момент, с которого долг перестал гаситься.

Двойной щелчок по строке открывает сам документ. Это главный прием при разборе: сразу видно, что за выдача или какой авансовый отчет закрыл сумму.

Анализ счета 71

Анализ счета группирует обороты по корреспондирующим счетам. По дебету 71 вы увидите, откуда пришли деньги, по кредиту — куда их списали:

• 🏦 Дт 71 Кт 50 — выдача из кассы;
• 💳 Дт 71 Кт 51 — перечисление на карту сотрудника;
• 🧾 Дт 26, 44, 10, 60 и другие Кт 71 — расходы по авансовым отчетам;
• ↩️ Дт 50 Кт 71 — возврат неизрасходованного остатка;
• ✂️ Дт 70 Кт 71 — удержание из зарплаты.

Если по кредиту 71 видна корреспонденция с неожиданным счетом, например с 91 или 76, это повод проверить авансовый отчет: расход могли отнести не туда.

Отчет по подотчетным лицам в 1С через анализ субконто

Этот отчет недооценивают. Он показывает все расчеты с конкретным физлицом сразу на нескольких счетах.

1. Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Анализ субконто.
2. Выберите вид субконто, по которому ведется аналитика физлиц на счете 71.
3. Отбором укажите сотрудника.
4. Сформируйте отчет.

В результате на одном экране окажутся счета 70, 71, 73 и другие, где этот человек фигурирует. Перед увольнением это лучший способ проверить, не осталось ли за сотрудником неотчитанных сумм: долг по 71 и задолженность по зарплате на 70 видны рядом.

Для помесячной картины подходит отчет Обороты счета по счету 71 с периодичностью «Месяц». Он показывает, сколько выдали и списали в каждом месяце, и помогает заметить рост остатка.

Где хранятся движения по подотчету

Все отчеты выше читают данные одного источника — регистра бухгалтерии. В БП 3.0 он называется «Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учет)». Отдельного регистра накопления под подотчет в Бухгалтерии нет.

Проводки конкретного документа видно по кнопке ДтКт в его форме. Там же вкладки с движениями по другим регистрам, если документ их делает.

Посмотреть весь регистр целиком можно через меню «Все функции»:

1. Включите команду: Сервис и настройки → Параметры → Отображать команду "Все функции".
2. Откройте Все функции → Регистры бухгалтерии и выберите журнал проводок.
3. Установите отбор по счету 71 и периоду.

Это сырые данные без итогов, зато в них видно реквизиты, которых нет в стандартных отчетах.

Как найти документы выдачи и авансовые отчеты

Иногда нужен не отчет, а список документов: кому выдали за квартал, какие авансовые отчеты не проведены.

Журналы документов

В каждом журнале работают стандартные приемы:

1. Отбор по сотруднику: правой кнопкой по ячейке с фамилией → «Отобрать по значению».
2. Поиск по строке в правом верхнем углу списка — по фамилии или сумме.
3. Сортировка по дате: щелчок по заголовку колонки.

Непроведенные авансовые отчеты

Документ без проведения в отчеты не попадает. Он есть в журнале, но не влияет на сальдо 71. В списке непроведенные документы отличаются значком без зеленой галочки.

Отберите их и проверьте каждый. Частая история: сотрудник принес чеки, бухгалтер заполнил отчет, но провести забыл. В ОСВ человек висит должником, хотя отчитался.

Поиск по сумме

Если известна только сумма, удобно идти через карточку счета 71 за длинный период. Скопируйте отчет в таблицу или воспользуйтесь поиском в табличном документе: Ctrl+F ищет по тексту и числам в сформированном отчете.

Почему отчет по подотчету показывает неверные цифры

Ошибки почти никогда не сидят в самом отчете. Они в документах, из которых он собирается.

🔴 Не тот вид операции при выдаче. Деньги выдали расходным ордером с видом «Прочий расход» или «Выдача займа». Проводка пошла не на 71, и в подотчете человека не видно. Исправление — сменить вид операции в документе и перепровести.

🔴 Перечисление на карту без вида «подотчетному лицу». Банковская выписка распознала платеж как оплату поставщику или как прочее списание. Сотрудник появился на 60 или 76 вместо 71.

🔴 Дубли в справочнике физлиц. Выдали деньги одной карточке, авансовый отчет оформили на другую с той же фамилией. В ОСВ один «Иванов» должник, второй — с перерасходом на ту же сумму.

🔴 Дата авансового отчета. Отчет датирован следующим месяцем, а ОСВ сформирована по последний день текущего. Сотрудник честно отчитался, но в отчете висит долг.

🔴 Дата запрета изменения. Документ не дает провести себя в закрытом периоде. Если в журнале много непроведенных отчетов задним числом, проверьте дату запрета в настройках администрирования.

Сроки отчета и что делать с остатками

Отчеты показывают долг, а дальше нужно решить, что с ним делать. Тут работают правила кассовой дисциплины и Трудового кодекса.

Сотрудник обязан сдать авансовый отчет в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы деньги, или после выхода на работу. Это установлено Указанием Банка России № 3210-У. Сроки выдачи организация определяет сама в приказе или положении.

Неизрасходованный и невозвращенный аванс можно удержать из зарплаты. Условия по статье 137 ТК РФ:

• 📅 распоряжение об удержании — не позднее месяца со дня окончания срока возврата аванса;
• 🙋 работник не оспаривает основание и размер удержания;
• 📉 общий размер удержаний за выплату ограничен статьей 138 ТК РФ — как правило, не более 20% зарплаты.

В учете удержание выглядит проводкой Дт 70 Кт 71. Как только она проведена, долг исчезает из ОСВ по 71.

Пример контроля остатка

Сотруднику 3 марта выдали 15 000 ₽ на закупку материалов. 10 марта он сдал авансовый отчет на 12 400 ₽, а 11 марта вернул в кассу 2 000 ₽.

Остаток: 15 000 − 12 400 − 2 000 = 600 ₽. В ОСВ по 71 на 31 марта у него будет дебетовое сальдо 600 ₽. Именно эту сумму бухгалтер либо требует вернуть, либо удерживает из зарплаты при соблюдении условий выше.

Частые вопросы