Где найти документы поступления в 1С и как их открыть

Все документы прихода хранятся в одном журнале. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), в Управлении торговлей 11 — Закупки → Документы закупки (все). Открыли журнал — перед вами список всех накладных и актов, останется отфильтровать нужное.

Частое заблуждение: бухгалтер ищет поступление в разделе «Склад» или «Документы» и не находит. Приход товаров и услуг — это участок закупок, поэтому и журнал лежит в блоке покупок (закупок), а не на складе. Склад показывает остатки и движения, но не сами документы-основания.

Ниже — где именно лежат документы в разных конфигурациях, как сузить длинный список до одной накладной, какими отчётами проверить суммы и что делать, если нужного поступления в списке нет.

Какой документ и в каком журнале искать

Приход оформляется одним из двух документов, в зависимости от того, что получили:

• 📦 Поступление (акт, накладная, УПД) — товары, материалы, услуги, оборудование. Это основной документ закупки.
• 🧾 Поступление доп. расходов — доставка, таможня, прочие траты, которые увеличивают стоимость уже оприходованного товара.

В Бухгалтерии оба лежат в разделе Покупки. Главный журнал так и называется — Поступление (акты, накладные, УПД). Внутри него документы разных видов: накладная на товары, акт на услуги, УПД, импорт, оборудование. Вид выбирается кнопкой Поступление при создании, а в списке он виден в колонке «Вид операции».

Пути в Бухгалтерии, УТ и Комплексной автоматизации

Раздел верхнего уровня и название журнала отличаются по конфигурациям. Пути в БП 3.0, УТ 11 и КА 2 стабильны, их можно открывать напрямую:

В УТ, КА и ERP сам документ называется Приобретение товаров и услуг — это аналог «Поступления» из Бухгалтерии. Журнал Документы закупки (все) собирает их вместе с заказами поставщикам и возвратами, поэтому список там шире, чем в Бухгалтерии.

Отличается и сам список. В Бухгалтерии журнал поступлений — это плоский перечень проведённых документов: колонки «Дата», «Номер», «Контрагент», «Сумма», отметка проведения. В УТ и КА тот же список дополнен колонкой состояния: документ может быть «К оформлению», «Оформлен», «Отменён». Поэтому в торговых конфигурациях одна накладная проходит несколько стадий, и в списке видно, на какой она сейчас.

Если в вашей базе интерфейс настроен иначе и раздела Закупки на панели не видно, откройте Главное → Настройки → Настройка панели разделов и включите нужный раздел. После этого журнал появится в меню.

Как сузить список: отборы, период и поиск

В рабочей базе за год накапливаются тысячи накладных. Открывать их подряд не нужно — список фильтруется сразу несколькими способами.

Период. Над списком есть поле периода. По умолчанию часто стоит ограничение (например, текущий месяц или квартал), и документы прошлых периодов просто не показываются. Расширьте диапазон или снимите ограничение, если накладной нужного месяца не видно.

Отбор по контрагенту. Проще всего — через строку поиска над списком: введите часть названия поставщика, и список покажет только его документы. Для более тонкой настройки нажмите Ещё → Настроить список (в Такси — кнопка с шестерёнкой или Ещё) и добавьте условие по полю «Контрагент».

Отбор по организации. Если в базе несколько юрлиц, вверху списка есть выбор организации. Выбрана не та — чужие документы будут скрыты.

Поиск по номеру и сумме. Щёлкните по колонке «Номер» или «Сумма» и воспользуйтесь быстрым поиском (сочетание для поиска в списке работает прямо по активной колонке). Удобно, когда известен номер входящей накладной.

Пример. Нужно найти накладную от поставщика «Альфа» на 54 000 рублей за март. Ставите период 01.03 — 31.03, в строке поиска набираете «Альфа» — список сокращается до нескольких документов этого поставщика, а по сумме 54 000 находится нужный. Три действия вместо пролистывания всего журнала.

В УТ и КА отборов больше: можно фильтровать по складу, по статусу документа, по состоянию (оформлен/к оформлению). Для этого в журнале Документы закупки (все) используйте быстрые отборы на панели над списком — они переключаются вкладками и выпадающими списками.

Отчёты, которые показывают поступления

Иногда нужен не конкретный документ, а картина: сколько всего пришло, от кого, на какую сумму. Для этого есть отчёты.

В 1С:Бухгалтерии. Самый наглядный способ — оборотно-сальдовая ведомость по счёту расчётов с поставщиками. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите счёт 60.01 и период. По кредиту увидите суммы поступлений в разрезе поставщиков. Двойной щелчок по строке раскрывает её до документов — так от общей суммы можно дойти до конкретной накладной.

Чтобы увидеть сами товары, возьмите ОСВ по счёту 41 (товары) или 10 (материалы), а для детализации по документам — Отчёты → Анализ субконто с видом субконто «Номенклатура» или «Контрагенты».

Ещё один способ увидеть всю закупку по конкретному контрагенту — карточка поставщика. Откройте Справочники → Контрагенты, найдите нужного и нажмите кнопку Документы (или перейдите на связанные документы). Система покажет все накладные, оплаты и акты по этому контрагенту, не заставляя вас задавать отбор вручную.

В Управлении торговлей. Готовые отчёты собраны в разделе Закупки → Отчёты по закупкам. Там есть «Ведомость по товарам организаций», «Закупки» и другие — они показывают приход в количественном и суммовом выражении с отбором по поставщику, складу и периоду. Чтобы настроить свой разрез, в открытом отчёте нажмите Настройки и добавьте группировки (по складу, по менеджеру) и отборы.

Если нужно сверить приход с данными поставщика, помогает отчёт по счёту 60 с развёрнутым сальдо: он покажет и долг перед поставщиком, и авансы отдельно по каждому договору.

Найти, по каким накладным пришёл конкретный товар. Задача частая: товар числится на складе, а в какой накладной он пришёл — неясно. В Бухгалтерии откройте Отчёты → Анализ субконто, выберите вид субконто «Номенклатура», в настройках задайте нужную позицию и включите вывод документов (регистраторов). Отчёт покажет каждое поступление этого товара с датой, количеством и суммой. В УТ ту же задачу решает отчёт «Ведомость по товарам организаций» с отбором по номенклатуре и детализацией до документа движения.

Проводки и движения документа: что и куда попало

Открыли нужное поступление — теперь посмотрите, какие движения оно сделало. Это полезно, когда суммы в учёте «не бьются» или непонятно, провёлся ли документ.

В открытом документе нажмите кнопку Дт/Кт (в Такси — зелёная кнопка «Показать проводки и другие движения документа» в командной панели). Откроется окно с движениями по регистрам: бухгалтерские проводки, НДС, регистры складского и налогового учёта.

Типовые проводки поступления товаров в Бухгалтерии:

Кроме бухгалтерских проводок в том же окне Дт/Кт есть вкладки по регистрам НДС (предъявленный НДС, НДС покупки) и регистрам учёта номенклатуры. Если в декларации по НДС не сходится вычет, причину часто видно именно здесь: вкладка НДС пустая или суммы не совпадают с проводками по счёту 19.

Если кнопка Дт/Кт неактивна или проводок нет — документ не проведён. Проведите его кнопкой Провести (при условии, что данные заполнены корректно), и движения сформируются.

История изменений. Кто и когда правил документ, видно через Ещё → История изменений — но только если в базе включено версионирование объектов (Администрирование → Общие настройки → История изменений). Без этой настройки система хранит лишь дату и автора последней правки, которые видны в подвале формы документа.

Связанные документы: от оплаты к накладной и обратно

Поступление редко живёт в одиночку. С ним связаны заказ поставщику , платёжное поручение, счёт-фактура, иногда возврат. Чтобы увидеть всю цепочку, в открытом документе нажмите Ещё → Связанные документы (в некоторых конфигурациях — Структура подчинённости).

Откроется дерево: сверху документ-основание (например, заказ поставщику), ниже — само поступление, под ним — счёт-фактура и оплата. Любой узел дерева открывается двойным щелчком. Это самый быстрый путь, когда вы нашли одну накладную, а нужно посмотреть связанную с ней оплату или счёт-фактуру.

Обратный ход тоже работает: открыли платёжное поручение или списание с расчётного счёта — через те же Связанные документы увидите, за какое именно поступление прошла оплата. Это удобно при разборе расчётов с поставщиком, когда непонятно, какая накладная осталась неоплаченной.

Почему поступления нет в списке

Документ есть, но в журнале его не видно — типичная ситуация. Разберём причины и что с ними делать.

Отдельно про помеченные на удаление: если документ случайно пометили, снимать пометку стоит только убедившись, что он не задвоен. Повторно проводить такой документ в рабочей базе без проверки не нужно — иначе движения могут задвоиться.

Ещё одна неочевидная причина — документ завели в другой организации или в другом году, а период списка охватывает только текущий. Самый надёжный способ исключить фильтры: временно поставьте период «за всё время» и уберите все отборы через Ещё → Настроить список → Отбор. Если документ появился — значит, его скрывал один из фильтров, и дальше вы сузите выборку осознанно.