Расчётный листок в 1С ЗУП и Бухгалтерии: где смотреть и как распечатать

Расчётный листок в 1С — это не документ, а отчёт. Он собирает по сотруднику за месяц всё: что начислили, что удержали, сколько выплатили и какой остался долг. В ЗУП 3.1 отчёт лежит в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок, в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. Выбрали период, организацию, сотрудника — и листок готов.

Разница между конфигурациями почти только в названии первого раздела меню. Логика формирования, печать и рассылка совпадают, потому что в Бухгалтерии работает тот же зарплатный модуль, что и в ЗУП, просто урезанный. Поэтому ниже — единый разбор, а отличия отмечаю по ходу.

Зачем это бухгалтеру и расчётчику: листок нужен для выдачи сотруднику (это требование ст. 136 ТК РФ), для проверки своих же расчётов и для ответа на вопрос «почему на руки пришло столько, а не столько». Разберём каждый из этих сценариев.

Где открыть расчётный листок в ЗУП 3.1

Самый короткий путь в ЗУП — раздел Зарплата. Внутри ищите группу Отчёты по зарплате, а в ней отчёт Расчётный листок.

Порядок действий:

1. Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок.
2. В поле Период поставьте нужный месяц. Листок формируется помесячно: за квартал одной кнопкой не выйдет, нужно перебирать месяцы.
3. Проверьте, что в шапке выбрана правильная организация — если баз несколько или в одной базе ведётся несколько юрлиц, это частая причина «пустого» листка.
4. В поле Сотрудник выберите человека. Оставите пустым — отчёт построится по всем сразу.
5. Нажмите Сформировать.

Листок читается сверху вниз: сначала долг за предприятием или за работником на начало месяца, затем блок Начислено, блок Удержано, блок Выплачено и в самом низу — долг на конец месяца. Справочно внизу обычно выводятся отработанные дни и часы, а также применённые вычеты по НДФЛ.

Как сформировать расчётку в Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии предприятия расчётный листок доступен, если включён и используется блок зарплаты. По умолчанию он рассчитан на небольшой штат, поэтому подходит для компаний, где расчётом занимается сам бухгалтер.

Путь: Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. Дальше всё как в ЗУП — период, организация, сотрудник, кнопка Сформировать.

Два нюанса именно для Бухгалтерии:

• 📌 Если раздела Зарплата и кадры вообще нет в меню, значит, учёт зарплаты ведётся во внешней программе (ЗУП), а в Бухгалтерию попадают только сводные проводки. Тогда листок строится в ЗУП, а не здесь.
• 📌 Отчёт появляется только после того, как начисления за месяц рассчитаны документом Начисление зарплаты и, как правило, проведена ведомость на выплату. Без расчёта листок будет пустым.

Перед тем как отдавать листок сотруднику, всегда формируйте его заново после последнего пересчёта зарплаты за месяц — иначе на бумаге окажутся устаревшие суммы.

Права доступа: кто какие листки видит

Расчётный листок — это персональные данные. Настройка прав решает две задачи: закрыть чужие зарплаты от лишних глаз и при этом дать расчётчику видеть всех, кто ему нужен.

Права раздаются профилями в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. У пользователя может быть профиль Расчётчик, Кадровик, Бухгалтер и т. п. — набор профилей зависит от версии и настроек базы.

Что влияет на видимость листков:

• 🔐 Профиль доступа. Расчётчик видит зарплатные отчёты, кадровик — обычно нет. Если сотрудник жалуется, что не находит отчёт в меню, в 9 случаях из 10 дело в профиле.
• 🔐 Доступ к организации. В многофирменной базе можно ограничить пользователя одним юрлицом. Тогда листки по другим организациям он просто не построит.
• 🔐 Защита персональных данных. В ЗУП есть отдельный механизм, который прячет суммы и ФИО от пользователей без прав и ведёт журнал обращений к персональным данным. Ищите его в настройках программы (раздел с настройками кадрового учёта и защиты данных); на небольших базах его обычно не включают.

Отдельная история — личный кабинет сотрудника . Если в компании подключён сервис 1С, через который работники сами получают листки (веб-кабинет или мобильное приложение), настройка выполняется администратором сервиса, а не в правах базы. Это не замена печати, а дополнение к ней: часть сотрудников всё равно попросит бумажный вариант.

Важный момент на практике: даже у пользователя с полными правами листок строится только по тем организациям и подразделениям, которые ему разрешены. Поэтому, прежде чем расширять профиль, проверьте, не достаточно ли просто открыть доступ к нужному юрлицу — это безопаснее, чем выдавать полный набор зарплатных прав.

Как разобрать начисления и удержания в листке

Главная ценность листка — он отвечает на вопрос «из чего сложилась сумма на руки». Структура одинаковая в обеих конфигурациях.

Блок Начислено — это оклад, премии, надбавки, отпускные, больничный, доплаты. Каждая строка — отдельный вид начисления с суммой.

Блок Удержано — НДФЛ, алименты и прочие удержания по исполнительным листам, профсоюзные взносы, удержания по заявлению.

Блок Выплачено — аванс, зарплата за вторую половину месяца, межрасчётные выплаты (отпускные, больничные).

Арифметика листка такая:

Долг на начало + Начислено − Удержано − Выплачено = Долг на конец

Небольшой пример. Начислено 60 000 ₽, НДФЛ удержан 7 800 ₽, выплачено авансом 24 000 ₽. Тогда к выплате за вторую половину месяца остаётся 60 000 − 7 800 − 24 000 = 28 200 ₽. Именно эта сумма и попадёт в «долг на конец месяца», пока вы не проведёте окончательную ведомость.

Если цифра в листке непонятна, кликните по строке — в ЗУП и Бухгалтерии отчёт расшифровывается до документа-основания. Так видно, каким именно начислением и за какой период создана сумма.

Отдельный частый вопрос — НДФЛ с аванса. С 2023 года налог удерживается при каждой выплате дохода, включая аванс, а не один раз в конце месяца. Поэтому в блоке Удержано теперь может стоять две строки НДФЛ: с первой половины месяца и со второй. Если сотрудник спрашивает, почему «с аванса теперь тоже забрали налог», — именно это и показывает листок.

Сумма НДФЛ в листке всегда считается с учётом применённых вычетов. Стандартный вычет на ребёнка, имущественный или социальный вычет, если он заведён в базе, уменьшает налоговую базу — и это видно по тому, что удержанный налог меньше 13% от начисленного. Когда расхождение кажется странным, сверьте, какие вычеты действуют у сотрудника в этом месяце.

Внешний вид листка можно настроить: в настройках отчёта доступен выбор того, какие данные выводить — например, показывать ли справочно отработанное время, остаток дней отпуска или сведения о взносах. Если руководитель просит «добавить в листок столбик», сначала загляните в настройки самого отчёта, прежде чем искать сторонние доработки.

Когда нужно сравнить не одного человека, а картину по всем, помогают соседние отчёты в той же группе Отчёты по зарплате:

Как распечатать и разослать листки всем сотрудникам

Печать на одного человека очевидна: сформировали листок — кнопка Печать. Интереснее массовый сценарий, когда листки нужны всему штату.

Печать пачкой. Оставьте поле Сотрудник пустым и сформируйте отчёт по всей организации. Программа построит листки подряд — каждый на отдельной странице, их можно разом отправить на принтер или сохранить в один PDF.

Рассылка по электронной почте. В ЗУП 3.1 есть отдельная обработка для отправки листков сотрудникам на e-mail. Ищите её в разделе Зарплата среди сервисных команд (название — «Рассылка расчётных листков»). Она формирует для каждого работника персональный файл и отправляет на адрес из его карточки.

Чтобы рассылка заработала, нужно:

1. Заполнить адреса электронной почты в карточках сотрудников (Кадры → Сотрудники, вкладка с контактами).
2. Настроить учётную запись для отправки писем в Администрирование → Органайзер (системная учётная запись почты).
3. Включить защиту файла паролем — листок содержит персональные данные, отправлять его открытым нельзя. Обработка умеет ставить пароль на PDF; пароль сообщите сотруднику отдельным каналом.

Перед массовой выдачей пройдитесь по короткому чек-листу — он экономит нервы бухгалтеру в день зарплаты.

Типичные ошибки и что с ними делать

Чаще всего проблема не в программе, а в данных или настройках. Короткая диагностика по симптому:

Ещё один нечастый, но коварный случай — разные суммы в листке и в справке о доходах/отчётности. Обычно это означает, что после сдачи отчётности зарплату пересчитали задним числом. Листок всегда показывает актуальное состояние базы, поэтому при расхождениях ориентируйтесь на дату последнего пересчёта.

И последнее про хранение. Листок — отчёт, он нигде в базе не сохраняется как отдельный объект. Если нужен архив выданных листков (например, для подтверждения, что сотрудника извещали о составе зарплаты), выгружайте их в PDF помесячно и храните в папке по годам. При проверке трудовой инспекции это куда удобнее, чем заново строить отчёт за позапрошлый год.

Частые вопросы