Анализ расходов и затрат в 1С:Бухгалтерии: отчёты и проверка

Расходы в 1С:Бухгалтерии 3.0 смотрят через Отчёты: оборотно-сальдовую ведомость по счетам затрат (20, 25, 26, 44, 91.02), анализ субконто по статьям затрат и Отчёт о финансовых результатах. Чтобы цифры были полными, сначала закрывают месяц.

За расходы отвечает группа счетов: 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные», 26 «Общехозяйственные», 44 «Расходы на продажу», а также 90.02, 90.07, 90.08 и 91.02 «Прочие расходы». Каждый счёт хранит обороты в разрезе подразделений и статей затрат — именно эти разрезы и дают аналитику.

Все отчёты по расходам в 1С работают по одному принципу: сумма в отчёте всегда расшифровывается до проводки и документа двойным щелчком. Поэтому «посмотреть расходы» и «проверить, откуда они взялись» — это один и тот же инструмент, просто на разной глубине.

С чего начать: обороты по счетам затрат

Самый быстрый взгляд на расходы даёт оборотно-сальдовая ведомость. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость, задайте период и нажмите «Сформировать».

В общей ОСВ найдите строки по счетам 20, 25, 26, 44, 90 и 91 — дебетовый оборот по ним и есть понесённые за период расходы. Но общая ведомость показывает только итоги по счёту.

Чтобы развернуть один счёт, используйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Выберите, например, счёт 26 и в настройках («Показать настройки» → вкладка «Группировка») добавьте группировку по субконто «Статьи затрат» и «Подразделения».

Что вы увидите:

• 🔹 суммарный расход по счёту за период;
• 🔹 разбивку по подразделениям — какое из них тратит больше;
• 🔹 вложенную расшифровку по статьям затрат внутри каждого подразделения.

Для производства логика та же, но счёт 20 дополнительно разбит по номенклатурным группам. Там вы видите, на выпуск какой продукции отнесены прямые затраты.

Детализация расходов по статьям затрат

Когда нужен срез именно по видам расходов — аренда, зарплата, материалы, услуги связи — удобнее отчёт Отчёты → Анализ субконто.

Порядок действий:

1. Откройте Отчёты → Анализ субконто.
2. Задайте период.
3. В поле «Виды субконто» выберите «Статьи затрат».
4. Нажмите «Сформировать».

Отчёт соберёт обороты по каждой статье затрат сразу по всем счетам, где она используется. То есть одна строка «Аренда» покажет аренду и с 26-го, и с 44-го счёта вместе.

Если статей много и хочется понять структуру, добавьте в настройках ещё один вид субконто — «Подразделения» или «Счёт». Тогда каждая статья развернётся по нужному разрезу.

Отдельный счёт в разрезе статей удобно смотреть и через Отчёты → Анализ счёта: он показывает корреспонденцию выбранного счёта (откуда пришло, куда ушло) с расшифровкой по субконто.

Чем статья затрат отличается от счёта

Счёт показывает экономический смысл места возникновения расхода (производство, управление, продажи). Статья затрат — это аналитика внутри счёта: конкретный вид расхода. Один и тот же вид (например, «Услуги связи») может висеть на разных счетах, поэтому разрез по статьям информативнее для управленческого анализа.

Откуда расходы попали в учёт: проверка документов

Если сумма в отчёте удивила, нужно дойти до первички. Расходы в 1С формируют несколько типов документов:

• 📄 Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) — услуги и материалы от поставщиков;
• 📄 Банк и касса → Авансовые отчёты — расходы подотчётников;
• 📄 Производство → Требование-накладная — списание материалов в производство;
• 📄 Зарплата и кадры → Все начисления — зарплата и взносы на счета затрат;
• 📄 регламентные операции закрытия месяца — амортизация, списание РБП.

Самый короткий путь от суммы к документу — расшифровка. Сформируйте нужный отчёт, дважды щёлкните по сумме, в открывшемся окне выберите «Карточка счёта» или «Отчёт по проводкам» — вы получите список всех проводок с колонкой «Документ».

Для услуг обратите внимание на реквизит «Счета затрат» в самом документе поступления. Если по акту аренды выбран не тот счёт или не та статья, расход встанет не в ту строку аналитики — и именно здесь это видно.

Отдельная история — расходы будущих периодов на счёте 97. Если по документу поступления указан такой счёт (например, годовая подписка или страховка), расход в месяце оплаты будет виден только частично: остальное спишется равными долями в следующие периоды. Чтобы увидеть график списания, откройте карточку соответствующего элемента справочника «Расходы будущих периодов» или сформируйте по счёту 97 оборотно-сальдовую ведомость за год.

Когда важна хронология, а не итоги, пригодится Отчёты → Карточка счёта: она выводит все проводки по счёту подряд, строка за строкой, с датой, документом и остатком после каждой операции. Это удобно, когда нужно поймать, в какой именно день и каким документом расход попал в учёт.

Итоговая картина расходов: Отчёт о финансовых результатах

Общую сумму расходов за период в привычной бухгалтерской форме показывает Отчёт о финансовых результатах. Это итог, который видят собственник и налоговая.

Сформировать его можно из раздела Отчёты → Регламентированные отчёты (бухгалтерская отчётность): создаёте отчёт за нужный период, он заполняется автоматически.

Расходы в нём распределены по строкам:

Чтобы форма заполнилась корректно, к моменту её создания месяц (а для годовой — все месяцы периода) должен быть закрыт: счета 20, 25, 26, 44 обнулены и перенесены на 90-е.

Для быстрого управленческого взгляда без регламентированной формы подойдёт Руководителю → Доходы и расходы — там расходы показаны графиком и таблицей с возможностью развернуть период по месяцам. Этот отчёт удобно показать директору: он не требует знания счетов и статей, а сразу отвечает на вопрос «сколько заработали и сколько потратили».

Свои разрезы: Универсальный отчёт

Когда стандартных отчётов не хватает — например, нужны расходы по конкретному менеджеру, договору или в нетипичной группировке — используйте Отчёты → Универсальный отчёт.

Настройка в двух шагах:

1. В шапке выберите источник данных: тип «Регистр бухгалтерии », регистр «Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учёт)».
2. Нажмите «Настройки» и соберите нужную таблицу: в «Отборе» ограничьте счёт (например, «Счёт Дт» в группе 20–44), в «Группировке» добавьте нужные субконто, в «Полях» оставьте сумму оборота.

Так можно получить, к примеру, расходы по статьям в разрезе договоров — то, что стандартная ОСВ не даёт в одном окне.

Готовую настройку сохраните через «Сохранить вариант отчёта», чтобы не собирать её каждый раз.

Расходы в налоговом учёте и расхождения с бухгалтерским

Бухгалтерские расходы и расходы, уменьшающие налог на прибыль, — это не одно и то же. Часть затрат в налоговом учёте не принимается вовсе или принимается в пределах норматива, и в 1С это видно отдельно.

В проводках БП 3.0 каждая сумма хранится в четырёх измерениях: БУ (бухгалтерский учёт), НУ (налоговый), ПР (постоянные разницы) и ВР (временные разницы). Если расход не принимается в налоговом учёте, его сумма попадает в НУ нулём, а в колонку ПР — полностью.

Увидеть налоговую сторону расходов можно так:

• в оборотно-сальдовой ведомости по счёту включите флажок «НУ» в настройках («Показатели») — появятся колонки с суммами налогового учёта рядом с бухгалтерскими;
• итоговую схему даёт Отчёты → Анализ учёта по налогу на прибыль — наглядная блок-схема, где видно, какие расходы и в каком размере уменьшают базу.

Типичные расходы с ограничением по главе 25 НК РФ:

• 📌 представительские — не более 4% от расходов на оплату труда за период;
• 📌 отдельные виды рекламы — в пределах 1% выручки от реализации;
• 📌 добровольное медицинское страхование сотрудников — в пределах 6% от расходов на оплату труда.

Сумму постоянных и временных разниц за период удобно смотреть тем же анализом субконто по статьям, переключив показатели на ПР и ВР.

Контроль корректности: закрытие месяца и списание затрат

Расходы будут показаны правильно только после закрытия месяца. До него счета 20, 25, 26, 44 ещё не распределены, и ОФР заполнится с ошибкой.

Откройте Операции → Закрытие месяца, выберите месяц и нажмите «Выполнить закрытие месяца». Программа по порядку выполнит регламентные операции, среди которых:

• закрытие счетов 20, 23, 25, 26 (распределение косвенных и расчёт себестоимости);
• закрытие счёта 44 «Издержки обращения»;
• закрытие счетов 90, 91 (определение финансового результата).

После выполнения проверьте, что ни одна операция не горит красным. Клик по операции открывает её справку-расчёт — например, «Калькуляция себестоимости » или «Распределение расходов».

Признаки того, что с расходами что-то не так:

• на счетах 20, 25, 26 после закрытия остался конечный остаток — значит, не настроено распределение или нет базы для него;
• в ОСВ по счёту 26 расходы не списались на 90.08 — проверьте учётную политику (Главное → Учётная политика): метод списания общехозяйственных (директ-костинг или в себестоимость);
• себестоимость в 90.02 выглядит заниженной — вероятно, не проведён выпуск продукции или не закрыт счёт 20.

Если после закрытия картина всё равно не сходится, перепроведите документы за месяц (Операции → Групповое перепроведение документов) и закройте месяц заново — часто расходы «встают на место» после восстановления последовательности.

Дополнительно пройдитесь по Отчёты → Экспресс-проверка ведения учёта. Этот инструмент проверяет корректность проводок и помогает найти, например, документы без указанной статьи затрат или остатки на счетах, которых быть не должно. Отметьте период, запустите проверку и раскройте строки с ошибками — по каждой 1С подскажет, что именно не так и в каком документе.

Частые вопросы