Где в 1С найти технику и проверить её остатки

Технику — станки, инструмент, оргтехнику, оборудование на продажу — в 1С смотрят в двух местах: в справочнике Номенклатура, если это товар или материал, и в списке основных средств, если оборудование числится на балансе как ОС. От этого зависит, каким отчётом проверять остатки и движение.

Ниже — как найти карточку конкретной позиции, увидеть количество по складам, отследить приход и расход по документам, разобраться с техникой у контрагентов (аренда, лизинг, ремонт) и выгрузить данные в Excel. Пути приведены для 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управления торговлей 11 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Где в учёте лежит техника и с чего начать

Прежде чем искать, определите, чем техника является в вашей базе. Это решает, куда идти:

• 🏭 Товар или материал — лежит в справочнике Номенклатура, количество считается на складских счетах (41 — товары, 10 — материалы).
• 🖥 Основное средство — отдельный объект на счёте 01, со своей карточкой ОС и амортизацией. В справочнике номенклатуры его нет.
• 📦 Чужая техника — полученная в аренду, на хранение или в переработку — учитывается за балансом (счета 001, 002, 003).

Если не уверены, где позиция, начните с номенклатуры: туда попадает всё, что покупается и продаётся. Основные средства смотрят отдельно — через список ОС и ведомость амортизации.

Поиск техники в справочнике «Номенклатура»

Карточку позиции открывают из справочника номенклатуры. Путь зависит от конфигурации:

В открывшемся списке технику ищут несколькими способами:

1. Быстрый поиск — начните печатать название, артикул или часть наименования прямо в списке. Строка поиска подхватит совпадения по всем колонкам.
2. Отбор по группе — если техника вынесена в отдельную папку (например, «Оборудование» или «Оргтехника»), раскройте её в дереве слева и смотрите только эти позиции.
3. Фильтр по виду номенклатуры — через Еще → Настроить список → Отбор задайте условие по полю Вид номенклатуры. Так отсекаются услуги и прочее.

В карточке на закладках видно базовую единицу, вид, группу, ставку НДС и счета учёта. Остатки из самой карточки обычно не видны — их смотрят отчётами (следующий раздел).

Остатки техники на складах

Сколько техники лежит и на каком складе — это задача для отчёта, а не для справочника.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 быстрее всего открыть Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту:

• выберите счёт 41 (товары) или 10 (материалы);
• в настройках включите группировку по субконто Номенклатура и Склады;
• при необходимости задайте отбор на нужную группу или позицию.

Ведомость покажет остаток на начало, обороты и остаток на конец — в количестве и в сумме, с разбивкой по складам.

В 1С:Управлении торговлей 11 регламентированного учёта нет, остатки берут из складских отчётов: Склад и доставка → Отчёты по складу → Остатки и доступность товаров или Ведомость по товарам на складах.

В торговых отчётах важно не путать три колонки:

• В наличии — сколько техники физически лежит на складе.
• В резерве — часть остатка, уже забронированная под заказы покупателей.
• Доступно (свободный остаток) — разница: сколько можно продать или отгрузить без конфликта с резервами.

Если техника вроде бы есть, а продать её система не даёт — скорее всего, весь остаток ушёл в резерв под чужой заказ.

Для одной конкретной позиции удобнее отчёт по субконто: он сразу сворачивает картину до нужной техники без лишних строк.

Движение техники по документам

Чтобы понять, откуда техника пришла и куда ушла, смотрят её движение: какими документами оприходована, продана, перемещена.

Самый прямой путь — карточка счёта по счёту учёта с отбором на нужную номенклатуру. В 1С:Бухгалтерии: Отчёты → Карточка счёта, счёт 41, субконто — ваша позиция. Отчёт выстроит все документы по датам: поступление, реализацию, перемещение между складами, списание.

Второй способ — анализ субконто: Отчёты → Анализ субконто, вид субконто Номенклатура. Он показывает обороты позиции сразу по всем счетам, где она засветилась.

Можно идти и от документа. Откройте, например, поступление товаров и нажмите кнопку ДтКт (показать проводки) — увидите, что именно документ сделал с техникой: по каким счетам, складам и в каком количестве. Рядом, через Еще → Движения документа, доступен полный список регистров, которые документ затронул, — удобно, когда проводок нет, а движение по складу есть (как в управленческих конфигурациях).

Отдельно стоит смотреть перемещения. Если техника «пропала» с одного склада, но числится в базе, чаще всего её перекинули документом перемещения на другой склад или подразделение. Карточка счёта с группировкой по складам сразу покажет такую переброску: уход с одного склада и приход на другой одной датой.

Техника у контрагентов: аренда, лизинг, ремонт

Технику, связанную с контрагентами, смотрят по-разному — всё зависит от того, чья она и где физически находится.

Полученная в аренду или на хранение. Чужое оборудование учитывается за балансом. Арендованная техника — на счёте 001, принятая на ответственное хранение — на 002, сырьё в переработке — на 003. Остатки смотрят оборотно-сальдовой ведомостью по забалансовому счёту с группировкой по субконто Контрагенты и Основные средства (или Номенклатура). Так видно, какая техника и от кого сейчас у вас.

Переданная в аренду или лизинг. Если вы сдаёте технику, она остаётся вашим ОС (при лизинге — у той стороны, у которой числится по договору). Разрез по арендаторам виден в отчётах по счёту 01 или в ведомости амортизации.

Отданная в ремонт. Передачу оборудования подрядчику проводят документом перемещения или передачи. Проще всего отследить такую технику по движению документа передачи и по взаиморасчётам с подрядчиком: открываете карточку счёта по расчётам с контрагентом и видите, что и когда отдано.

Общий приём: когда нужна разбивка «техника → контрагент», стройте отчёт по счёту с субконто Контрагенты — он соберёт всё оборудование в разрезе партнёров.

Отчёты для анализа техники

Кроме стандартных ведомостей есть инструменты, которые собирают данные гибче.

Универсальный отчёт (Отчёты → Универсальный отчёт) строит выборку по любому справочнику, документу или регистру. Для техники его настраивают так:

• источник — Справочник → Номенклатура либо регистр накопления с остатками;
• в структуре задают нужные колонки: артикул, группа, единица, дополнительные реквизиты;
• отбор — на группу «Оборудование» или на конкретный вид.

Это удобно, когда готовые отчёты не дают нужного среза, а программировать не хочется.

Отчёт по основным средствам. Если техника — это ОС, её анализируют ведомостью амортизации и инвентарной книгой: там видно первоначальную и остаточную стоимость, срок, подразделение и МОЛ, за которым закреплено оборудование.

Любой отчёт можно сузить кнопкой Настройки — добавить отборы, группировки и колонки, а затем сохранить вариант под своим именем. Сохранённая настройка доступна при следующем открытии отчёта: достаточно выбрать её из списка вариантов и поменять только период. Для техники удобно держать два готовых варианта — «остатки по складам» и «движение за период».

Выгрузка техники в Excel и поиск по характеристикам

Готовый отчёт или список выгружаются во внешний файл без дополнительных обработок.

Из отчёта. Сформируйте отчёт и нажмите кнопку сохранения (значок дискеты или Еще → Сохранить). Выберите формат — лист Excel (.xlsx) или таблицу .mxl. Отчёт выгрузится со всеми группировками.

Из списка номенклатуры. Откройте справочник и выполните Еще → Вывести список. 1С предложит колонки на выбор и выведет таблицу, которую копируют в буфер или сохраняют файлом. Так удобно выгрузить перечень всей техники с артикулами.

Поиск по характеристикам и дополнительным реквизитам. Если к технике заведены доп. сведения — мощность, год выпуска, серийный номер, — их добавляют через Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения для справочника номенклатуры. После этого список можно фильтровать по такому реквизиту через Еще → Настроить список → Отбор, а в отчёт — вывести отдельной колонкой.

Поиск по серийному номеру. Если техника учитывается с серийными номерами (эта возможность включается в настройках номенклатуры в 1С:Управлении торговлей), конкретный экземпляр находят по его номеру: в отчёте по серийным номерам видно, по какому документу он поступил и кому отгружен. Это отвечает на вопрос «где сейчас именно этот аппарат», а не «сколько штук на складе».

Автоматизация: запрос к данным о технике

Когда отбор нужен регулярно и сложнее, чем позволяют настройки отчёта, данные достают запросом. Для разовой выборки подойдёт обработка «Консоль запросов» (входит в поставку многих конфигураций или ставится как внешняя обработка).

Простой запрос, который вытащит всю технику из группы «Оборудование»:

ВЫБРАТЬ
    Ном.Наименование КАК Наименование,
    Ном.Артикул КАК Артикул
ИЗ
    Справочник.Номенклатура КАК Ном
ГДЕ
    Ном.ЭтоГруппа = ЛОЖЬ
    И Ном.Родитель.Наименование = "Оборудование"
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Ном.Наименование

Запрос только читает данные — изменить или испортить базу он не может. Результат из консоли так же выгружается в Excel.

Для остатков в запросе используют виртуальные таблицы регистров накопления — это уже сложнее, и такую выборку обычно поручают специалисту 1С или берут готовый отчёт.

Частые вопросы