Возвраты товаров в 1С: где найти и как проверить

Возвраты в 1С — это отдельные документы: Возврат товаров от покупателя (от клиента) и Возврат товаров поставщику. Быстрее всего увидеть их в журнале документов продаж или закупок, отфильтровав список по виду документа. Для сводной картины за период — отчёты и оборотно-сальдовая ведомость.

Где искать, зависит от того, какой возврат нужен и в какой конфигурации вы работаете. Возврат от покупателя лежит в блоке продаж, возврат поставщику — в блоке закупок. Ниже — где именно открыть журнал в 1С:Бухгалтерии, Управлении торговлей и Рознице, какими отчётами проверить суммы и количества и как не потерять возврат из виду.

Сразу разделим две задачи: посмотреть конкретный документ (кто, когда, что вернул) и посмотреть картину в целом (сколько возвратов за месяц, по каким товарам, на какую сумму). Первая решается журналом и отбором, вторая — отчётами.

Где лежат документы возвратов и как открыть журнал

Все возвраты — это проведённые документы в списках. Открываете нужный список и фильтруете.

В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0:

• возврат от покупателя — раздел Продажи, список документов реализации/продаж;
• возврат поставщику — раздел Покупки, список документов поступления/закупок.

В обоих списках вверху есть поле отбора по виду документа — выберите значение «Возврат», и в списке останутся только возвраты. Если отбора по виду нет, воспользуйтесь поиском по форме (сочетание клавиш для поиска в списке) и введите слово «возврат».

В 1С:Управлении торговлей 11:

• Продажи → документы продажи — здесь живёт Возврат товаров от клиента;
• Закупки → документы закупки — здесь Возврат товаров поставщику.

В УТ у возвратов часто есть собственный пункт в разделе — отдельный список именно возвратов. Если видите его, открывайте сразу: отбирать ничего не нужно.

В 1С:Рознице:

• раздел Продажи — там находится Возврат товаров от покупателя. Розничные возврата по чекам ККТ оформляются через рабочее место кассира, а итоговый документ попадает в этот же список.

Отбор списка по дате, складу и сумме

В любом списке документов работают колонки и отборы:

1. Нажмите на заголовок колонки с датой — список отсортируется по времени, свежие возвраты окажутся сверху или снизу.
2. Через команду настройки списка (Ещё → настроить список / отбор) задайте период, склад, организацию, контрагента.
3. Сохраните отбор как вариант, если смотрите возвраты регулярно, — в следующий раз список откроется уже отфильтрованным.

Так из тысяч строк вы за пару кликов получаете только нужные возвраты — например, за прошлый месяц по одному складу.

Какими отчётами посмотреть возвраты за период

Журнал показывает документы по одному. Чтобы увидеть сумму и количество возвратов в целом, нужен отчёт.

Валовая прибыль (в УТ и Рознице). Отчёт показывает выручку и себестоимость в разрезе товаров, клиентов, менеджеров. Возвраты уменьшают выручку, поэтому по отрицательным или заниженным строкам видно, где возвраты «съели» продажи.

Ведомость по товарам на складах / движения товаров. Здесь видно приход и расход по каждой номенклатуре. Возврат от покупателя — это приход на склад, возврат поставщику — расход. По графе прихода с пометкой возврата отлавливаете, что и в каком количестве вернулось.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (в Бухгалтерии). Самый надёжный способ свести суммы:

• по счёту 62 (расчёты с покупателями) возврат от покупателя идёт обратной проводкой — видно уменьшение задолженности или аванс к возврату;
• по счёту 41 возврат от покупателя даёт приход товара, возврат поставщику — расход;
• по счёту 90 корректируется выручка и себестоимость.

Сформируйте ОСВ по счёту 41 или 62 за период с детализацией по субконто (номенклатура, контрагент) — и вы увидите все возвраты суммами, без ручного перебора документов.

Чтобы не гадать, каким отчётом смотреть, держите под рукой простое соответствие:

Таблица экономит время: вместо того чтобы открывать всё подряд, сразу берёте отчёт под конкретный вопрос.

Как сверить возвраты с расчётами по контрагенту

Возврат меняет долг. После возврата от покупателя вы либо должны вернуть ему деньги, либо уменьшается его задолженность за прошлые отгрузки. С поставщиком — зеркально.

Проверять расчёты удобнее отчётами по взаиморасчётам:

• в 1С:Бухгалтерии — ОСВ по счёту 62 (покупатели) и 60 (поставщики) с разбивкой по контрагентам и договорам;
• в 1С:Управлении торговлей — отчёты по задолженности клиентов и по расчётам с поставщиками в разделе Финансы (или Продажи/Закупки).

Алгоритм сверки простой:

1. Сформируйте отчёт по контрагенту за период.
2. Найдите строку с возвратом — она уменьшает оборот по реализации или закупке.
3. Сверьте, закрыт ли возврат оплатой (возврат денег клиенту) или зачтён в счёт будущих отгрузок.

Если после возврата у клиента «висит» наш долг (мы должны вернуть деньги), а оплаты не было — это нормально до момента перечисления. Если же долг не сходится с реальностью, ищите непроведённый документ или возврат, оформленный не на тот договор.

Как понять причины возвратов и вести претензии

Голые цифры возвратов мало что говорят, пока не видно причин. Причину в 1С можно фиксировать прямо в документе или в связанной с ним претензии.

В Управлении торговлей для разбора есть документ Претензия клиента (или входящая претензия) — в нём указывают суть: брак, пересортица, не тот товар, нарушение сроков. Возврат можно оформить на основании претензии, и тогда причина привязана к конкретному возврату.

Чтобы посмотреть возвраты в разрезе причин:

• откройте список претензий и отфильтруйте по статусу и виду проблемы;
• либо используйте произвольный отчёт по возвратам с группировкой по дополнительному реквизиту «Причина возврата», если он заведён в номенклатуре возврата.

Если отдельного поля причины нет, практичный приём — писать причину в комментарий документа возврата по единому шаблону (например, брак, пересорт, отказ клиента). Потом по комментарию легко отобрать список и посчитать, каких возвратов больше.

Как возврат влияет на остатки и что делать с пересортицей

Возврат от покупателя увеличивает остаток на складе — товар физически вернулся. Возврат поставщику уменьшает остаток — товар уехал обратно. Проверить это можно той же Ведомостью по товарам на складах: приход с видом операции «возврат» должен совпадать с количеством в документе.

Типичная проблема — пересортица: вернули не ту позицию, что отгружали, или кладовщик оприходовал возврат на другую характеристику/серию. Тогда на складе по одной номенклатуре появляется избыток, по другой — недостача, хотя суммарно всё «на месте».

Как найти и закрыть пересортицу по возвратам:

1. Сформируйте ведомость по товарам с детализацией до характеристик и серий за период возвратов.
2. Найдите позиции с неожиданным плюсом и парный неожиданный минус — это и есть пересортица.
3. Уточните в документе возврата, та ли номенклатура указана. Если в возврате ошибка — исправьте и перепроведите документ.
4. Если ошибка была при отгрузке, а возврат верный, выравнивайте остатки документом Пересортица товаров или Оприходование/Списание по результатам инвентаризации.

Перед исправлением проведённого возврата закрытого периода сверьтесь с бухгалтерией: перепроведение задним числом меняет остатки и себестоимость уже закрытого месяца.

Отдельно про себестоимость: при возврате от покупателя 1С возвращает на склад товар по той стоимости, по которой он списывался при продаже. Если настроен расчёт себестоимости по среднему или ФИФО, сумма прихода возврата может отличаться от текущей цены — это не ошибка, а механика учёта. Проверяется закрытием месяца и отчётом по себестоимости.

Возврат или корректировка: что вы на самом деле ищете

Иногда под «возвратом» понимают не возврат товара , а исправление ошибки в отгрузке — например, не того количества или цены. Это разные документы, и искать их надо в разных местах.

• Возврат оформляют, когда товар физически вернулся на склад (брак, отказ клиента, пересортица). Он меняет остатки.
• Корректировка реализации (или корректировка поступления) исправляет ошибку в уже проведённом документе — цену, сумму, НДС — без физического движения товара. Остатки она обычно не трогает.

Если в отчёте «не хватает возвратов», проверьте, не оформили ли менеджеры корректировку вместо возврата. Корректировки лежат там же, в блоке продаж или закупок, отдельным видом документа. Отберите список по виду документа — и сразу видно, чего и сколько оформлено.

Понимание этой разницы экономит часы: вы ищете не «пропавший возврат», а документ правильного типа.

Частые ошибки при поиске и проверке возвратов

Чаще всего «пропавший» возврат находится там же, где и был, — мешает невнимательность к отбору или статусу документа.

Частые вопросы