Выемка денежных средств в 1С: где найти документ и как его провести

Выемки лежат в разделе кассовых операций: в 1С:Розница это Деньги, в 1С:Управление торговлей — Казначейство, в 1С:Бухгалтерии движение наличной выручки отражается в Банк и касса. В списке документов нужна команда «Внесения и выемки денежных средств» (в разных релизах заголовок списка чуть отличается). Там видны дата, сумма, касса ККМ и кассир по каждой выемке.

Выемка — это изъятие наличных из денежного ящика онлайн-кассы: деньги перекладывают в основную кассу организации или готовят к инкассации. На самой ККТ печатается нефискальный документ, а в 1С операция хранится отдельным документом «Выемка денежных средств». Ниже — где его искать, как завести вручную и как сверить остатки , чтобы касса сошлась с данными фискального накопителя.

Где 1С хранит данные о выемках

Наличные в розничной точке живут на двух «кассах», и выемка связывает их между собой.

• 💵 Касса ККМ (операционная касса) — деньги в денежном ящике онлайн-кассы. В плане счетов 1С:Бухгалтерии это счёт 50.02 «Операционная касса».
• 🏦 Касса предприятия — основная касса организации, счёт 50.01. Сюда выемка переносит наличные из денежного ящика.

Документ «Выемка денежных средств» уменьшает остаток кассы ККМ. В 1С:Розница и УТ он не делает бухгалтерских проводок (учёт там управленческий), а в 1С:Бухгалтерии выемка отражается приходным кассовым ордером с видом операции «Поступление розничной выручки»: деньги из операционной кассы попадают в кассу организации.

Важно не путать два понятия. Выемка — это не продажа и не возврат, а перемещение уже полученных наличных. Поэтому в отчётах по выручке её не ищут: она видна только в отчётах по движению денег и в журнале кассовых операций. Если касс ККМ несколько (несколько онлайн-касс в одной точке или разные магазины), у каждой свой остаток операционной кассы, и выемка всегда адресная — из конкретного денежного ящика.

Проводка в 1С:Бухгалтерии при оприходовании выручки из кассы ККТ:

Где физически хранятся сами документы:

• в 1С:Розница — раздел Деньги, список внесений и выемок по кассам ККМ;
• в 1С:Управление торговлей 11 — раздел Казначейство, документы кассы ККМ;
• в 1С:Бухгалтерии 3.0 — раздел Банк и касса, приходные кассовые ордера и отчёты о розничных продажах.

Как найти конкретную выемку в списке документов

Самый короткий путь — открыть журнал внесений и выемок и отфильтровать его.

1. Откройте раздел кассовых операций (Деньги в Рознице, Казначейство в УТ).
2. Выберите команду списка «Внесения и выемки денежных средств».
3. Поставьте отбор по периоду — за смену, день или интервал дат.
4. Добавьте отбор по кассе ККМ, если касс несколько, и по кассиру, если нужен автор.
5. Откройте нужную строку двойным кликом — внутри сумма, касса и основание выемки.

Если вы не помните точную дату, но знаете сумму — отсортируйте список по колонке суммы или включите отбор по полю суммы. Колонки в списке настраиваются через меню «Ещё» → «Изменить форму», туда можно вынести кассира и комментарий.

Выемки, сделанные через рабочее место кассира (РМК), попадают в тот же журнал — отдельного «скрытого» хранилища у них нет. Кнопка выемки в РМК просто создаёт тот же документ «Выемка денежных средств».

Как оформить выемку вручную

Выемку делают, когда наличные в ящике превышают лимит или в конце смены перед инкассацией. Два рабочих способа.

Через рабочее место кассира

1. В открытой смене РМК нажмите кнопку Выемка (в панели служебных операций, рядом с «Внесением»).
2. Укажите сумму, которую изымаете из ящика.
3. Подтвердите — ККТ напечатает нефискальный чек выемки, а 1С создаст документ.

Этот способ привязывает выемку к текущей кассовой смене и сразу уменьшает остаток в денежном ящике.

Документом в журнале

1. В разделе кассовых операций откройте список внесений и выемок и нажмите Создать → «Выемка денежных средств».
2. Выберите кассу ККМ, из которой изымаете деньги.
3. Укажите сумму и, при необходимости, комментарий (например, «инкассация»).
4. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

В 1С:Бухгалтерии отдельного документа «Выемка» нет: поступление наличной выручки из кассы ККТ оформляют приходным кассовым ордером (Банк и касса → Кассовые документы → Поступление) с видом операции «Поступление розничной выручки». Сумма ПКО должна совпасть с суммой выемки из торговой программы.

Когда и зачем делают выемку: лимит остатка кассы

Выемка нужна не сама по себе — она переносит деньги туда, где им положено храниться по порядку ведения кассовых операций. Организация устанавливает лимит остатка наличных в кассе; всё, что сверх лимита, в конце дня сдают в банк (кроме дней выплаты зарплаты и других социальных выплат — тогда наличные допустимо держать до пяти рабочих дней).

Из этого следуют практические правила для выемок:

• 🏢 Организации обязаны соблюдать лимит остатка кассы. Если выручка в денежном ящике превысила его, выемку делают в течение смены, а не только при закрытии.
• 👤 ИП и субъекты малого и среднего предпринимательства вправе лимит не устанавливать. Тогда частота выемок — вопрос удобства и безопасности, а не обязанность.
• 🧾 ИП, ведущие учёт доходов, расходов или физических показателей, могут не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу — но данные ККТ по выемкам и выручке всё равно должны быть в порядке.

Лимит остатка настраивают в учётной политике или в карточке организации (раздел с настройками организации). Сумму лимита 1С не контролирует жёстко и не блокирует работу — она лишь помогает отследить остаток по кассе через отчёты. Поэтому своевременность выемки остаётся на кассире и бухгалтере.

В каких отчётах видно движение наличных

Одного документа мало — для контроля смотрят сводные отчёты.

• 📘 Кассовая книга (КО-4) — в 1С:Бухгалтерии: Банк и касса → Кассовые документы, кнопка Кассовая книга. Показывает приход и расход по кассе организации за день, включая оприходованную из ККТ выручку.
• 📊 Движение денежных средств — в Рознице и УТ отчёт по оборотам касс: видно, сколько внесено и изъято за период по каждой кассе ККМ.
• 🧾 Отчёт о розничных продажах — закрывает смену и показывает выручку, с которой логически связана выемка.

Для сверки с фискальным накопителем пригодится личный кабинет ОФД: внесения и выемки — служебные операции ККТ, они фиксируются на ФН и видны в ленте операций кассы. Сумма выемок в 1С должна совпадать с суммой выемок по данным ОФД за ту же смену.

Отдельного «реестра выемок» для налоговой подавать не нужно: выемка — внутренняя операция. Контролёры смотрят кассовую книгу, кассовые документы и данные ККТ, поэтому важнее, чтобы эти три источника сходились между собой.

Удобный порядок сверки за смену — от кассы к книге:

1. Остаток операционной кассы на начало смены плюс выручка минус выемки должны дать остаток на конец смены.
2. Сумма выемок за день равна сумме, оприходованной в основную кассу приходными ордерами.
3. Итог кассовой книги за день совпадает с остатком по счёту 50.01 в оборотно-сальдовой ведомости.

Если хотя бы одно звено не сходится, расхождение почти всегда в выемке: её либо не провели, либо завели дважды.

Если выемки не видно или сумма не сходится

Чаще всего «пропавшая» выемка — это проблема отбора или непроведённого документа, а не потеря данных.

Если выемка реально не учтена (деньги изъяли, а документа нет), введите недостающий документ датой фактической операции и проведите его. После этого обязательно сверьте остаток кассы ККМ на конец смены с нулём или с суммой, которая должна была остаться в ящике. Восстанавливать «задним числом» имеет смысл только в открытом периоде — в закрытом сначала снимите закрытие или обсудите правку с бухгалтером.

Порядок восстановления, если выемка пропала:

1. Откройте журнал внесений и выемок за нужную смену и убедитесь, что документа действительно нет (а не скрыт отбором).
2. Сверьте данные с ОФД: если выемка пробита на ККТ, восстановите её обменом с кассой, а не ручным вводом — так совпадут и сумма, и время.
3. Если на ККТ выемки тоже нет, создайте документ вручную датой фактического изъятия.
4. Проверьте остаток операционной кассы после ввода и при необходимости поправьте связанный приходный ордер в 1С:Бухгалтерии.

Так вы избежите двойного учёта: ручной документ и загруженный из ККТ одновременно дадут задвоение остатка.

Автоматизация: чтобы выемку не забывали

Ручная выемка — главный источник расхождений, поэтому её удобно формализовать.

• ⚙️ Правило конца смены. В настройках РМК можно задать, чтобы при закрытии смены кассиру предлагали изъять выручку. Это снижает риск оставить наличные в ящике без документа.
• 🔁 Регулярный обмен с ККТ. Настройте автоматическую загрузку данных кассы, чтобы выемки и внесения подтягивались в 1С без ручного ввода и не задваивались.
• 📥 Инкассация по графику. Если деньги сдаются в банк, свяжите выемку с документом инкассации, чтобы не держать крупные суммы в операционной кассе сверх лимита.

Доработки интерфейса (своя кнопка, печать реестра выемок) лучше выносить в расширение конфигурации, а не менять типовую — это сохранит обновляемость. Расширения появились в платформе 8.3.6 и позволяют добавить свой отчёт по выемкам, не трогая код типовой конфигурации: загрузка .cfe и обновление конфигурации базы данных — это два отдельных шага, после которых доработка живёт поверх обновлений.

Для сети магазинов добавьте в список внесений и выемок колонки «Касса ККМ» и «Магазин» и сохраните настройку как отбор по умолчанию. Тогда любой выемке сразу видно адрес, а при расхождении не придётся перебирать документы вслепую по всем точкам.

Частые вопросы