Выплачено ли сотруднику всё, что начислено: сверка ведомостей, выписок и отчётов в ЗУП и Бухгалтерии

Проверить выплату зарплаты в 1С быстрее всего по остатку долга перед сотрудником: в ЗУП 3.1 — отчётом «Анализ зарплаты по сотрудникам» или расчётным листком (строка «Долг за организацией»), в Бухгалтерии 3.0 — оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 70 в разрезе работников. Если на конец месяца остаток нулевой, всё начисленное выплачено.

Частое заблуждение — считать зарплату выплаченной, раз есть ведомость. Ведомость — это только список «кому и сколько». Деньги ушли, когда есть проведённая ведомость в ЗУП и списание с расчётного счёта или расходный кассовый ордер в Бухгалтерии, а банк подтвердил зачисление на карты.

Что в 1С считается выплатой и где её искать

В программах 1С выплату фиксируют разные документы. От того, какой из них есть в базе, зависит, где смотреть.

Отсюда первое правило проверки:

• 📌 в ЗУП смотрим долг по сотруднику и проведённые ведомости;
• 📌 в Бухгалтерии смотрим счёт 70 и банковские документы;
• 📌 в банке смотрим реестр зачислений по зарплатному проекту.

Совпали все три — выплата прошла. Расходится хотя бы один — ищем, на каком звене потерялась сумма.

Шаг 1. Проверяем ведомость в банк в ЗУП

Списки ведомостей лежат в разделе Выплаты: отдельно ведомости в банк, в кассу и на счета. Откройте нужный список и найдите ведомость за проверяемый месяц.

Что проверить в шапке и табличной части:

1. Статус проведения. Непроведённая ведомость не уменьшает долг. В списке у неё нет зелёной галочки проведения.
2. Месяц выплаты и поле «Выплачивать». Здесь указано, что платим: аванс, зарплату за месяц или межрасчётную выплату. Ошибка в этом поле — частая причина, почему сумма «не та».
3. Дата. От неё зависит дата удержания НДФЛ. По статье 226 НК РФ налог удерживают при фактической выплате, поэтому дата ведомости должна совпадать с днём списания денег.
4. Колонка «К выплате». Сравните с расчётным листком. Если сотрудник есть в листке, но отсутствует в ведомости, его забыли добавить.
5. Зарплатный проект. У ведомости в банк он должен совпадать с проектом, к которому привязан лицевой счёт сотрудника.

Не перезаполняйте проведённую ведомость, если деньги по ней уже ушли в банк. Кнопка «Заполнить» пересчитает суммы по текущему долгу, и документ перестанет совпадать с реестром, который принял банк.

Шаг 2. Сверяем с банковской выпиской и платёжками

Ведомость в ЗУП говорит, сколько хотели выплатить. Выписка говорит, сколько реально ушло. Сверку делают в Бухгалтерии, потому что выписка загружается туда.

Как сверить общую сумму

1. В БП 3.0 откройте Банк и касса → Банковские выписки и найдите списание на зарплату.
2. Откройте документ «Списание с расчётного счёта». Вид операции — «Перечисление заработной платы по ведомостям» или «Перечисление заработной платы работнику».
3. На вкладке с ведомостями проверьте, что указаны все ведомости за дату и суммы совпадают с платёжкой.
4. Сумма платёжного поручения = сумма колонки «К выплате» всех ведомостей, которые в нём перечислены.

Пример. Начислено 60 000 ₽, НДФЛ 7 800 ₽, аванс 25 000 ₽ выплачен 20-го. Вторая часть должна составить 60 000 − 7 800 − 25 000 = 27 200 ₽. Если в выписке 26 000 ₽, расхождение 1 200 ₽ ищите в ведомости: обычно это пропущенный сотрудник или чьё-то удержание.

Как найти незачисленные суммы

Банк иногда возвращает деньги: закрыт счёт, неверный номер, сменилась фамилия. В зарплатном проекте с обменом файлами ответ банка загружают в ЗУП документом «Подтверждение зачисления зарплаты». Сотрудники, которым деньги не зачислены, остаются с долгом, и их выплачивают новой ведомостью.

Если обмена с банком нет, возврат виден только в выписке как поступление на расчётный счёт. Его нужно отразить в Бухгалтерии поступлением с возвратом на счёт 70 и не забыть доплатить сотруднику.

Шаг 3. Отчёты ЗУП, которые показывают долг по зарплате

Отчёты собраны в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате. Для проверки выплат хватает трёх.

«Анализ зарплаты по сотрудникам»

Главный отчёт для вопроса «всё ли выплачено». Показывает по каждому работнику долг на начало периода, начисления, удержания, выплаты и долг на конец.

Как читать:

• ✅ сальдо на конец месяца 0 — сотрудник получил всё;
• ⚠️ положительное сальдо — организация должна сотруднику;
• ❌ отрицательное сальдо — переплата: выплатили больше, чем начислили.

Сформируйте его за месяц после выплаты второй части. Сформированный в последний день месяца, он покажет долг за весь месяц, и это нормально: зарплата ещё не выплачена.

«Расчётный листок»

Проверяет одного сотрудника. В блоке выплат видно каждую ведомость с датой и суммой, внизу — долг за организацией или за работником на конец месяца. Это тот же документ, который сотрудник получает на руки по статье 136 ТК РФ, так что если спорит работник — открывайте листок.

«Свод начислений, удержаний и выплат»

Сводит итог по организации или подразделению. Удобен для сверки с Бухгалтерией: строка выплат должна совпасть с кредитовым оборотом по счетам 51 и 50 в корреспонденции со счётом 70 за тот же период.

Касса и межрасчётные выплаты: отпускные, больничные, расчёт при увольнении

Выдача из кассы

Наличные выплачивают по ведомости в кассу. В ЗУП её проводят, в Бухгалтерии на её основании делают «Выдачу наличных» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям».

Если сотрудник не пришёл за деньгами в срок, сумму депонируют. В ЗУП для этого есть документ «Депонирование зарплаты»: сотрудник уходит из ведомости, долг перед ним сохраняется, но уже как депонированный. В Бухгалтерии депонент отражается проводкой Дт 70 Кт 76.04.

Как проверить кассу:

1. Сумма выданных наличных по кассовой книге за день = сумма ведомости в кассу минус депонированное.
2. По каждому депоненту есть отдельная выплата позже, иначе долг висит месяцами.

Межрасчётные выплаты

Отпускные, больничные и расчёт при увольнении платят не со всеми, а отдельно. В документе начисления есть поле, когда выплачивать: с авансом, с зарплатой или в межрасчётный период. При выборе межрасчётного периода выплату оформляют из самого документа — командой создания ведомости или кнопкой выплаты в его форме.

Где чаще всего теряются деньги:

• 🔸 отпускные начислили, а ведомость к документу «Отпуск» не создали — долг висит в «Анализе зарплаты»;
• 🔸 расчёт при увольнении выплатили, но ведомость создали вручную с видом «Зарплата за месяц» — суммы смешались с общей выплатой;
• 🔸 больничный за счёт работодателя (первые три дня) выплатили межрасчётно, а пособие от СФР (бывший ФСС) — прямой выплатой из фонда; вторую часть организация не выплачивает и в ведомость её не включают.

Удержания и исполнительные листы: дошло ли до получателя

Удержание — это тоже выплата, только не сотруднику. Проверять его нужно в двух местах: удержали ли и перечислили ли.

Удержали ли

Исполнительный лист регистрируют в ЗУП документом «Исполнительный лист» с процентом или фиксированной суммой и получателем. Удержание считается при расчёте зарплаты, его видно в расчётном листке в блоке удержаний.

Ограничения по сумме (статья 138 ТК РФ, статья 99 закона № 229-ФЗ):

Пример. Зарплата 60 000 ₽, НДФЛ 7 800 ₽, база для удержания 52 200 ₽. Алименты 25 % = 13 050 ₽. Если в листке удержано 15 000 ₽, процент или база в документе указаны неверно.

Перечислили ли

В Бухгалтерии удержание отражается проводкой Дт 70 Кт 76.41. Перечисление получателю — «Списание с расчётного счёта» на контрагента-взыскателя по счёту 76.41.

Проверка: ОСВ по счёту 76.41 на конец месяца должна быть пустой или содержать только суммы, срок перечисления которых ещё не наступил. Остаток за прошлые месяцы — сумма удержана у работника, но не дошла до получателя. Это риск штрафа для организации.

ЗУП или Бухгалтерия: где и как проверять

Порядок проверки отличается, потому что выплату в этих программах отражают разные документы.

Если используется связка ЗУП + БП, ведомости при синхронизации переносятся в Бухгалтерию. Там они служат основанием для списания с расчётного счёта, но сами проводок не делают. Ведомость без банковского документа в БП означает: в ЗУП зарплата выплачена, а в бухучёте — нет.

Если зарплата ведётся прямо в Бухгалтерии, ведомости создают в разделе Зарплата и кадры, а всю проверку делают по счёту 70.

Частые расхождения и как их убрать

Две ведомости на одну выплату. Бухгалтер создал ведомость, не нашёл её в списке из-за отбора и сделал вторую. Долг ушёл в минус. Найдите дубль по дате и сумме, отмените проведение лишнего документа. Если его уже синхронизировали в БП, удалите и там.

Дата ведомости не совпадает с днём списания. Аванс провели 20-го, а деньги ушли 21-го. Долг закрыт верно, но в 6-НДФЛ дата удержания налога уедет. Исправьте дату ведомости на фактическую.

НДФЛ в ведомости аванса. Если в ведомости аванса удержан НДФЛ (например, в аванс попала оплата за первую половину месяца по межрасчётному документу), к концу месяца сумма к выплате окажется меньше ожидаемой. Это правильно: смотрите колонку НДФЛ в ведомости аванса.

Долг висит у уволенного сотрудника. Расчёт при увольнении начислили, а ведомость не создали или создали на другую дату. По статье 140 ТК РФ расчёт выплачивают в день увольнения, поэтому такой долг сразу виден при проверке.

Сумма в ведомости изменилась после выплаты. Кто-то перепровёл начисление задним числом, и ведомость при перезаполнении подтянула новую сумму. Сравните ведомость с реестром, который ушёл в банк: правильна та сумма, что в реестре. Разницу доплатите или удержите отдельной ведомостью следующего месяца.

Частые вопросы