Остатки товаров и материалов в 1С: какой отчёт открыть и как настроить

Быстрее всего посмотреть запасы на складе в 1С:Бухгалтерии 3.0 через Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету: счёт 41 для товаров, 10 для материалов, 43 для готовой продукции. Включите показатель «Количество» и группировку по складам — увидите, сколько чего лежит на каждом складе и на какую сумму. В 1С:Управлении торговлей 11 для оперативной картины есть отдельные отчёты в разделе Склад и доставка, где видно ещё и резервы.

Какой способ выбрать, зависит от вопроса. «Сколько стоит товар по учёту» — это бухгалтерия и ОСВ. «Можно ли прямо сейчас продать 20 штук» — это оперативный остаток и доступность. Ниже оба пути по шагам, плюс настройки отборов и разбор ситуаций, когда цифры не сходятся с реальностью.

Какие бывают остатки и чем они отличаются

В 1С одно и то же слово «остаток» означает разные вещи. Путаница здесь — главная причина споров между бухгалтером и кладовщиком.

Бухгалтерский остаток в БП 3.0 живёт на счетах:

• 📦 41.01 — товары на складах;
• 🏪 41.02 — товары в розничной торговле;
• 🧱 10.01 и другие субсчета 10 — сырьё, материалы, топливо, запчасти;
• 🏭 43 — готовая продукция;
• 🔁 45 — товары, отгруженные, но ещё не перешедшие к покупателю (например, у комиссионера);
• 🧰 10.07 — материалы, переданные в переработку.

Если смотреть только 41.01, товар у комиссионера и в рознице выпадет из поля зрения. Для полной картины берите счёт 41 целиком и соседние счета.

Остатки через оборотно-сальдовую ведомость

ОСВ по счёту — универсальный способ для БП 3.0. Он работает в любой базе, где проводятся документы поступления и реализации.

Шаг 1. Откройте отчёт

1. Перейдите в Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период. Остаток на конкретную дату — это колонка «Сальдо на конец периода», поэтому дата окончания периода и есть дата, на которую вы смотрите запасы.
3. Выберите организацию и счёт: 41, 10 или 43.

Шаг 2. Включите количество

По умолчанию отчёт показывает только суммы. Чтобы увидеть штуки, килограммы и метры:

1. Нажмите Показать настройки.
2. На вкладке «Показатели» отметьте Количество рядом с БУ.
3. Нажмите Сформировать.

Теперь у каждой строки две цифры: сумма и количество в единицах хранения.

Шаг 3. Разверните по складам и номенклатуре

На вкладке «Группировка» добавьте субконто Склады и Номенклатура. Порядок важен:

• склады сверху, номенклатура внутри — ответ на вопрос «что лежит на складе X»;
• номенклатура сверху, склады внутри — ответ на вопрос «где лежит товар Y».

Шаг 4. Проверьте результат

Пробегитесь глазами по колонке конечного сальдо:

• ❗ отрицательное количество — продали больше, чем оприходовали;
• ❗ количество ноль, а сумма есть — «висящая» себестоимость, обычно из-за ошибки в документах или закрытия месяца;
• ❗ количество есть, а сумма ноль — поступление без цены.

Каждая такая строка требует разбора до инвентаризации и закрытия месяца.

Отчёты по товарам на складах

ОСВ — бухгалтерский инструмент. Кладовщику и менеджеру удобнее специализированные складские отчёты: они не требуют знания счетов.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

В разделе Склад есть группа отчётов, среди них «Остатки товаров» и «Ведомость по товарам на складах».

• 📋 Остатки товаров — простой срез на дату: номенклатура, склад, количество. Удобно распечатать для пересчёта.
• 📊 Ведомость по товарам на складах — начальный остаток, приход, расход и конечный остаток за период. Подходит, чтобы понять, куда ушёл товар.

Оба отчёта берут данные из тех же проводок, что и ОСВ. Расхождение с ОСВ означает, что вы смотрите разные счета или разные даты.

В 1С:Управлении торговлей 11

Отчёты собраны в Склад и доставка → Отчеты по складу. Основные:

• 📊 Ведомость по товарам на складах — движение за период по складам и номенклатуре;
• ✅ Остатки и доступность товаров — сколько есть, сколько зарезервировано и сколько можно продать.

В УТ 11 складской и финансовый учёт разделены. При ордерной схеме кладовщик оформляет приходные и расходные ордера отдельно от накладных. Поэтому возможна ситуация: накладная на поступление проведена, а на складе по отчёту товара ещё нет — ордер не оформлен.

Остаток прямо из карточки товара и из документа

Не всегда нужен отчёт. Часто достаточно узнать остаток одной позиции.

Из карточки номенклатуры

В УТ 11 в карточке номенклатуры есть панель отчётов. Отчёт по остаткам и доступности открывается оттуда сразу с отбором по этой позиции — ничего настраивать не надо.

В БП 3.0 такого отчёта в карточке нет. Самый быстрый путь — ОСВ по счёту 41 с отбором по номенклатуре (как сделать отбор, разобрано ниже). Ещё один вариант — Карточка счета с отбором по субконто: она покажет каждый документ, который двигал этот товар.

Из формы подбора в документе

Когда вы заполняете реализацию или перемещение кнопкой Подбор, форма подбора показывает остаток по складу, указанному в шапке документа. Это удобно, чтобы не продавать товар, которого нет.

Две оговорки:

1. Подбор показывает остаток на дату документа. Если вы оформляете документ задним числом, цифра будет на ту дату, а не на сегодня.
2. Остаток зависит от выбранного склада. Ошиблись складом в шапке — увидите нули, хотя товар есть на соседнем.

Доступность и резервы: сколько можно продать

Этот раздел относится к УТ 11, КА 2 и ERP. В БП 3.0 резервирования товаров нет: «Счёт на оплату» не блокирует остаток, и два менеджера могут выставить счета на одну и ту же последнюю коробку.

Как считается доступный остаток

Формула простая:

Доступно = В наличии − Зарезервировано − Обязательства к отгрузке

Пример. На складе 100 единиц. Под заказ клиента А зарезервировано 30. Оформлено распоряжение на отгрузку клиенту Б на 25. Значит, свободно для новой продажи 100 − 30 − 25 = 45 единиц.

Где смотреть резервы

1. Откройте Склад и доставка → Отчеты по складу → Остатки и доступность товаров.
2. Сформируйте отчёт по нужному складу.
3. Сравните колонки наличия, резерва и доступного остатка.

Если доступный остаток отрицательный — под заказы обещано больше, чем есть. Это сигнал закупщику, а не ошибка программы.

Как найти, кто занял товар

Расшифруйте ячейку с резервом двойным щелчком. Отчёт покажет заказы клиентов, в которых стоит резерв. Дальше решение организационное: снять резерв со старого заказа, который клиент так и не оплатил, или дозаказать товар.

Отборы и настройки, чтобы найти нужное

Отчёт по всей номенклатуре на 5 000 позиций бесполезен. Нужные строки помогают выделить отборы.

Отбор по складу, группе или конкретной позиции

В БП 3.0 в ОСВ по счёту:

1. Показать настройки → Отбор.
2. Добавьте поле Склады, вид сравнения «Равно», выберите склад.
3. Добавьте поле Номенклатура. Для одной позиции — «Равно». Для папки справочника — «В группе».
4. Нажмите Сформировать.

Вид сравнения «В группе» особенно полезен: выбрали папку «Строительные смеси» — получили все её позиции, включая вложенные подпапки.

Полезные приёмы

• 🔍 Только ненулевые остатки. В складских отчётах есть возможность скрыть строки без остатка. Без этого в отчёт попадут все позиции, которые хоть раз двигались за период.
• 📅 Остаток на начало дня. ОСВ показывает конечное сальдо на конец последнего дня периода. Если нужен остаток до утренних операций, ставьте окончание периода на вчера.
• 🏷️ Детализация по характеристикам и сериям в УТ 11. Если учёт ведётся по размерам или цветам, добавьте характеристику в группировку, иначе увидите только общий итог по модели.
• 💾 Сохранение варианта. Настроили отчёт под ежедневную проверку — сохраните вариант отчёта. Завтра не придётся повторять отборы.
• 📤 Выгрузка в Excel. Готовый отчёт сохраняется через кнопку сохранения в табличный формат. Удобно для сверки с пересчётом.

Почему отчёт расходится с полкой

Пересчитали склад — а цифры в 1С другие. Прежде чем исправлять остатки, разберитесь в причине.

Документы задним числом

Самая частая история. Менеджер проводит реализацию сегодняшним днём, а поступление бухгалтер вносит позже — тоже сегодняшним днём, но после реализации. По времени документа выходит, что товар ушёл раньше, чем пришёл. Отсюда отрицательные остатки в середине дня, даже если на конец дня всё сходится.

Пересортица

Товар есть, но под другим кодом: «Краска белая 2,5 л» вместо «Краска белая 3 л». В отчёте по одной позиции минус, по соседней — такой же плюс. Ищите пары строк с одинаковым количеством разного знака внутри одной товарной группы.

Не исправляйте остатки ручными операциями и не удаляйте проведённые документы прошлых периодов, если отчётность за них уже сдана. Это меняет себестоимость и может потребовать уточнённых деклараций. Перед массовыми правками сделайте резервную копию базы.

Частые вопросы