Где искать расходы в 1С Бухгалтерии: от ОСВ до справки-расчёта себестоимости

Затраты в 1С Бухгалтерии 3.0 смотрят через Отчеты → Стандартные отчеты: быстрее всего открыть Оборотно-сальдовую ведомость по счету 20, 25, 26 или 44 и развернуть её по статьям затрат. Сумма за период — в колонке «Обороты, Дебет». Если нужен список конкретных документов, переходите в Карточку счета, если нужна картина «откуда пришли расходы» — в Анализ счета.

Выбор отчёта зависит от вопроса. «Сколько потратили на аренду за квартал» — ОСВ по счету 26 со статьями. «Какой поставщик дал больше всего расходов» — отчёт по счёту 60 с корреспонденцией. «Почему себестоимость продукции выросла» — справка-расчёт из закрытия месяца.

Какой отчёт открыть под ваш вопрос

Все отчёты ниже лежат в одном месте: раздел Отчеты, группа «Стандартные отчеты». Работают одинаково: выбираете период, организацию, счёт и жмёте «Сформировать».

Счета затрат, которые встречаются чаще всего:

• 🏭 20 — основное производство и услуги основного вида деятельности;
• 🔧 23 — вспомогательные производства;
• 🏗 25 — общепроизводственные расходы;
• 🏢 26 — общехозяйственные (управленческие) расходы;
• 🛒 44 — расходы на продажу, основной счёт для торговли;
• 📉 91.02 — прочие расходы: проценты, штрафы, курсовые разницы, списание долгов.

Оборотно-сальдовая ведомость и анализ счёта: базовый просмотр затрат

ОСВ по счету с разбивкой по статьям

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период, например квартал, и организацию.
3. В поле «Счет» выберите 26 (или 20, 44).
4. Нажмите «Показать настройки» и на вкладке группировки отметьте нужные субконто: «Статьи затрат», при необходимости «Подразделения».
5. Сформируйте отчёт.

Каждая строка — статья затрат. Колонка «Обороты за период, Дебет» показывает, сколько начислено. Колонка «Кредит» — сколько списано при закрытии месяца в себестоимость или на 90.

Не путайте дебетовый и кредитовый оборот. Расходы смотрят по дебету. Кредит по 26 и 44 после закрытия месяца обычно равен дебету, и это нормально: счёт закрыт.

Анализ счета: из чего сложились расходы

Отчёт показывает обороты счёта в корреспонденции с другими счетами. По счёту 26 вы увидите, например:

• Кт 70 — начисленная зарплата управленцев;
• Кт 69 — страховые взносы;
• Кт 60 — услуги поставщиков (аренда, связь, консалтинг);
• Кт 02 — амортизация офисных основных средств;
• Кт 10 — списанные материалы и канцтовары.

Так легко поймать аномалию: если «Кт 60» по 26 выросло в два раза, ищите поставщика в карточке.

Карточка счета: до документа

Карточка — построчный список проводок по счёту. Сформируйте её по счёту 26, в настройках поставьте отбор по нужной статье затрат. Двойной клик по строке открывает исходный документ: поступление услуг, начисление зарплаты, требование-накладную.

Детализация расходов по статьям, подразделениям и номенклатурным группам

Аналитика по счетам затрат в БП 3.0 строится на субконто:

Справочник статей затрат

Открывается через Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат. Для каждой статьи задан вид расхода для налогового учёта (материальные, оплата труда, амортизация, прочие) и признак, принимается ли она в НУ.

Отсюда практичный совет: чем точнее статьи, тем полезнее отчёт. Одна статья «Прочие расходы» на 70% оборотов 26 счёта ничего не объясняет. Разбейте её хотя бы на аренду, связь, ПО и подписки, банковские комиссии, командировки.

Затраты по подразделениям

Разрез по подразделениям появляется, если включён учёт затрат по подразделениям. Флажок ищите в Администрирование → Настройки плана счетов; в части релизов он вынесен в учётную политику. Тогда в ОСВ по 26 сначала группируйте по подразделениям, потом по статьям — получите расходы каждого отдела.

Если учёт по подразделениям выключен, задним числом эту аналитику не получить. Включение действует на новые документы, старые придётся перепроводить с заполнением подразделения.

По номенклатурным группам

На 20 счёте номенклатурная группа — это вид продукции или услуг. ОСВ по 20 с группировкой по номенклатурным группам показывает прямые затраты на каждую линейку. После закрытия месяца в ту же ОСВ попадут распределённые косвенные расходы с 25 и 26 (если по учётной политике они включаются в себестоимость).

Затраты в налоговом учёте

В настройках ОСВ и Анализа счета есть флажок, который добавляет колонки налогового учёта: НУ, ПР (постоянные) и ВР (временные разницы). Включите его, если нужно увидеть, какая часть расходов не принимается для налога на прибыль. Ненормируемые представительские, штрафы, расходы без документов окажутся в колонке ПР.

Сравнение плана и факта по расходам

В 1С Бухгалтерии нет подсистемы бюджетирования. План в ней не хранится, поэтому сравнение «план — факт» собирают так:

1. Сформируйте Обороты счета по 26 (или 44) за год.
2. В настройках поставьте периодичность «Месяц» и группировку по статьям затрат.
3. Сохраните отчёт в Excel кнопкой сохранения на панели отчёта.
4. Рядом поставьте колонку плана из бюджета и формулу отклонения.

Пример расчёта: плановые расходы на связь — 18 000 ₽ в месяц, факт за март по статье «Связь» в Оборотах счета — 23 400 ₽. Отклонение 5 400 ₽, или 30% сверх плана (5 400 / 18 000 = 0,3). Дальше открываете Карточку по статье за март и находите, какой счёт дал перерасход.

В конфигурациях 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP есть отдельная подсистема бюджетирования: план вводится там же, а отчёты по исполнению бюджета сравнивают его с фактом автоматически. Если сравнение план-факт нужно ежемесячно по десяткам статей, это повод смотреть в сторону этих программ, а не наращивать Excel.

Расходы по контрагентам и договорам

На счетах 20, 26, 44 нет субконто «Контрагенты». Поставщик виден на счёте расчётов (60, 76), поэтому смотрят с его стороны.

Какие затраты дал конкретный поставщик

1. Откройте Анализ счета по счёту 60 (или 76, если расходы шли через прочие расчёты).
2. В настройках добавьте отбор по контрагенту, а при необходимости — группировку по договорам.
3. В колонке корреспонденции найдите строки Дт 20, 26, 44 — это и есть затраты, принятые от этого поставщика.

Для перечня документов используйте Отчет по проводкам с отбором «Счет Кт = 60, Счет Дт = 26, Контрагент = нужный». Так видно каждое поступление услуг с датой и суммой.

Рейтинг поставщиков по расходам

ОСВ по счету 60 с группировкой по контрагентам, отсортированная по кредитовому обороту, показывает, у кого больше всего закупили за период. Учтите: туда попадут и товары, и основные средства . Если нужны только услуги, смотрите корреспонденцию в Анализе счета, а не сальдо.

Анализ субконто

Отчёт Анализ субконто с видом «Контрагенты» собирает обороты по всем счетам, где встречается контрагент. Полезен, когда одного поставщика оплачивали и через 60, и через 76, и надо собрать картину целиком.

Закрытие месяца и распределение косвенных расходов

Пока месяц не закрыт, на 20, 25, 26 и 44 висят обороты без списания. Цифры себестоимости появляются только после регламентной операции.

Где смотреть результат закрытия

1. Откройте Операции → Закрытие месяца.
2. Выберите месяц и выполните закрытие (или откройте уже закрытый).
3. Нажмите кнопку «Справки-расчеты» в форме обработки.

Наиболее полезные справки для затрат:

• 📊 Распределение косвенных расходов — как суммы с 25 и 26 разнесены по номенклатурным группам и по какой базе;
• 🏭 Расчет себестоимости продукции (услуг) — итог по каждой номенклатурной группе;
• 🛒 справка по расходам на продажу — как закрыт 44 счёт, сколько транспортных расходов осталось в остатке товаров (для торговли).

Что зависит от учётной политики

Метод закрытия задаётся в Главное → Учетная политика, на закладке затрат:

База распределения (оплата труда, выручка, материальные расходы, плановая себестоимость) настраивается там же. Если суммы разнесены «не так», в первую очередь проверьте эту настройку, а не документы.

Почему 44 не всегда закрывается в ноль

У торговых организаций часть транспортных расходов на закупку распределяется на остаток непроданных товаров. Поэтому на 44.01 по статье транспортных расходов может остаться сальдо на конец месяца. Это ожидаемо, а не ошибка. Все остальные статьи 44 счёта списываются в Дт 90.07 полностью.

Частые проблемы при анализе затрат

Отчёт пустой при явных расходах. Чаще всего выбрана другая организация или не тот период. Второй вариант — расходы отражены на 91.02, а вы смотрите 26. Беглая ОСВ по всем счетам за период сразу покажет, где лежат обороты.

Суммы за прошлые месяцы «плавают». Кто-то перепровёл документ задним числом. После этого закрытие месяца нужно выполнить заново, иначе себестоимость рассчитана по старым данным. Защититься помогает дата запрета изменения данных: Администрирование → Проведение документов.

Двойной счёт затрат. Если сложить обороты 25, 26 и 20 после закрытия месяца, косвенные расходы попадут в сумму дважды: сначала на 26, потом в составе 20. Для общей суммы расходов берите дебетовые обороты счетов затрат без внутренних списаний (Дт 20 Кт 25, Дт 20 Кт 26) — их видно в Анализе счета 20.

Подразделения в отчёте не те. Подразделение в документах затрат берётся из шапки или из табличной части. Если сотрудники заполняют его по привычке «основным», разрез по отделам теряет смысл. Здесь помогает только дисциплина ввода и периодическая проверка ОСВ.

Частые вопросы