Где в 1С найти начисленную зарплату сотрудников: отчёты, документы, расчётные листки

Начисленную зарплату сотрудников в 1С:ЗУП 3.1 быстрее всего увидеть в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате — там лежат «Расчётный листок», «Анализ зарплаты по сотрудникам» и свод по всей организации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 те же данные открываются из раздела Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате.

Если нужна сумма конкретного человека за месяц — откройте расчётный листок. Если картина по всей компании — свод начисленной зарплаты. А первичные суммы, из которых всё сложилось, хранятся в документе начисления. Ниже разберу каждый способ: где он лежит, что показывает и когда им удобнее пользоваться.

Отчёты по зарплате в 1С:ЗУП — с чего начать

В ЗУП основной инструмент просмотра — не документы, а отчёты. Все они собраны в одном месте: Зарплата → Отчёты по зарплате. Форма открывается списком с группировкой, искать конкретный отчёт удобно по названию в строке фильтра сверху.

Чаще всего смотрят эти:

• 📄 Расчётный листок — всё начисленное, удержанное и выплаченное по одному сотруднику за период.
• 👥 Анализ зарплаты по сотрудникам — суммы по каждому человеку в разрезе видов начислений, можно развернуть помесячно.
• 📊 Свод начисленной зарплаты — итоги по организации: фонд оплаты труда, НДФЛ, взносы.
• 💰 Задолженность по зарплате — кому и сколько компания должна на выбранную дату.

Любой отчёт открывается по двойному клику. Вверху задайте период и организацию, при необходимости — конкретное подразделение или сотрудника, затем нажмите Сформировать. Без нажатия «Сформировать» отчёт показывает данные прошлого запуска или вообще пустой бланк — это частая причина паники «зарплата пропала».

Период в отчётах по зарплате — это месяц начисления, а не дата выплаты. Если ищете декабрьскую зарплату, которую выдали в январе, ставьте период «декабрь»: по дате выплаты вы её в начислениях не найдёте.

Отчёты в ЗУП гибко настраиваются под задачу. По кнопке Настройки (или Ещё → Настройки) открывается панель, где можно сменить группировку — например, свернуть данные по подразделениям или, наоборот, развернуть до каждого вида начисления. Там же задаётся отбор: оставить только совместителей, только одно подразделение или конкретный вид расчёта. Настроенный вариант сохраняется кнопкой сохранения варианта — в следующий раз отчёт откроется уже в нужном виде, и каждый раз перенастраивать его не придётся.

Как увидеть зарплату через документ начисления

Отчёты складывают цифры из первичных документов. Сам документ, который начисляет зарплату за месяц, в ЗУП называется «Начисление зарплаты и взносов» и лежит в разделе Зарплата. Откройте его за нужный месяц — внутри вкладки по каждому виду сумм:

• вкладка «Начисления» — оклад, премии, надбавки построчно по сотрудникам;
• вкладка «НДФЛ» — исчисленный налог;
• вкладка «Удержания» — алименты, профвзносы, удержания по заявлениям;
• вкладка «Взносы» — страховые взносы по сотруднику.

Это тот же набор цифр, что и в расчётном листке, но в «рабочем» виде — здесь их пересчитывают и правят. Если сумма в отчёте кажется неверной, проверять нужно именно документ: возможно, его не перепровели после изменения кадровых данных.

Расчётный листок: как сформировать и распечатать

Расчётный листок — главный документ, который сотрудник имеет право получать ежемесячно (это прямое требование статьи 136 ТК РФ). В 1С он формируется как отчёт.

Порядок в ЗУП:

1. Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок.
2. Укажите месяц начисления и организацию.
3. Выберите одного сотрудника, список сотрудников или оставьте всех.
4. Нажмите Сформировать.

В листке видны три блока: начислено, удержано, выплачено, а также долг на начало и конец месяца. Внизу — отработанное время и справочно суммы, влияющие на средний заработок.

Расчётный листок доступен и по уволенным сотрудникам — выбор в отчёте не ограничивается только работающими. Чтобы найти человека, уволенного давно, снимите в отборе галку «показывать только работающих» (если она есть в вашем варианте отчёта) или выбирайте сотрудника из полного справочника. Листок за любой закрытый месяц формируется так же, как за текущий: достаточно указать нужный период.

Готовый листок печатается кнопкой Печать или выгружается в PDF/Excel через кнопку сохранения в командной панели отчёта. Для массовой рассылки по электронной почте в ЗУП есть отдельная обработка рассылки расчётных листков — она берёт адреса из карточек сотрудников и отправляет каждому его листок с паролем на архив.

Ведомости: сколько и когда выплатили

Начисление и выплата в 1С — разные вещи. Начисление показывает, сколько положено, а сколько реально ушло человеку — видно в ведомостях на выплату. Они лежат в разделе Выплаты:

• Ведомость в банк — зачисление на зарплатные карты по реестру;
• Ведомость на счета — перечисление на личные счета сотрудников;
• Ведомость в кассу — выдача наличными через кассу;
• Ведомость через раздатчика — выдача наличными через подотчётника.

Откройте список нужного вида, найдите ведомость за месяц — в колонке суммы видно, сколько выплачено каждому. Внутри ведомости колонка «К выплате» заполняется автоматически из остатка долга перед сотрудником на дату выплаты.

Чтобы свести начисленное и выданное за период, удобнее не листать ведомости, а открыть отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Задолженность по зарплате»: там и начисления, и фактические выплаты в одной таблице, и сразу видно, закрыт ли долг.

Внутри ведомости есть и обратная полезная деталь — колонка с НДФЛ к перечислению по каждой строке. По зарплатным выплатам налог удерживается в момент выплаты, поэтому сумма «К выплате» в ведомости — это уже начисление за вычетом удержанного налога и других удержаний. Если в ведомости сумма меньше, чем в расчётном листке строкой «начислено», это нормально: разницу составляют НДФЛ и удержания, а не ошибка расчёта.

Ещё одна ситуация — выплата зарплаты частями (аванс и окончательный расчёт). Тогда за месяц будет две ведомости: аванс в середине месяца и остаток после закрытия месяца. Чтобы увидеть полную выплату за месяц, смотрите обе или откройте свод, который суммирует их автоматически.

Где смотреть зарплату в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 3.0 зарплатный блок устроен проще — он рассчитан на организации примерно до 60 человек. Расположение почти такое же, но в своём разделе Зарплата и кадры.

Отчёты лежат в Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате. Набор чуть короче, но ключевые есть: «Расчётный листок», «Анализ зарплаты по сотрудникам», «Полный свод начислений, удержаний и выплат».

Первичный документ здесь называется «Начисление зарплаты» (без слов «и взносов») и открывается из Зарплата и кадры → Все начисления или по ссылке Начисления. Внутри — те же вкладки с начислениями, НДФЛ, удержаниями и взносами.

Ведомости на выплату в Бухгалтерии тоже есть: Зарплата и кадры → Ведомости в банк и Ведомости в кассу.

Дополнительный способ, которого нет в ЗУП: зарплата в Бухгалтерии сразу отражается в учёте, поэтому суммы можно проверить и через стандартные бухгалтерские отчёты — например, оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Сальдо по кредиту 70 — это долг по зарплате, обороты по дебету — выплаты. Для сверки «что в зарплатном блоке = что в проводках» это самый быстрый способ.

Что открыть под конкретную задачу

Права доступа: кто может видеть чужую зарплату

Зарплата — персональные данные. По умолчанию рядовой сотрудник в базе их не видит, и настроить доступ нужно осознанно.

Доступ раздаётся через профили групп доступа: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа (раздел Администрирование есть и в ЗУП, и в Бухгалтерии). Типовые профили:

• Расчётчик — видит и считает зарплату всех сотрудников.
• Кадровик — работает с приёмами, переводами, отпусками, но суммы к выплате может не видеть.
• Руководитель — просмотр отчётов без права менять расчёт.

В ЗУП дополнительно работает ограничение доступа по организациям и подразделениям: бухгалтеру филиала можно открыть зарплату только своего подразделения. Настраивается это в самой группе доступа — в поле со списком разрешённых организаций.

Если сотруднику нужно видеть только свой расчётный листок, отдельный доступ в базу обычно не заводят — листок выдаёт расчётчик или рассылает обработка рассылки. Выдавать каждому вход в базу «ради своего листка» небезопасно и неудобно в сопровождении.

Сравнение: просмотр зарплаты в ЗУП и Бухгалтерии

Пути и возможности в двух конфигурациях различаются, поэтому таблица здесь по делу:

Вывод простой: в ЗУП — вся глубина зарплатных отчётов, в Бухгалтерии — те же суммы плюс быстрая сверка с учётом по счёту 70.

Частые вопросы