Больничный лист в 1С: оформление, расчёт и выплата пособия

Больничный в 1С вносят документом Больничный лист. В ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Больничные листы, в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Больничные листы. Первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальное СФР перечисляет работнику напрямую — поэтому в документе вы начисляете только свою часть.

Бумажных листков с 2022 года нет: больничный приходит электронным (ЭЛН), и его данные программа запрашивает из СФР по номеру и СНИЛС. Дальше 1С сама посчитает средний заработок, подставит процент по стажу и сравнит результат с минимумом по МРОТ.

Разберём весь путь: от загрузки ЭЛН до проводок, НДФЛ и ответа на запрос СФР по социальному электронному документообороту.

Что нужно настроить до ввода первого больничного

Прежде чем создавать документ, проверьте три вещи.

• 🔌 Связь с СФР. Загрузка ЭЛН работает только через настроенную 1С-Отчётность или прямой обмен с СФР. Настройка — в Администрирование → Обмен электронными документами (ЗУП) либо через помощник подключения 1С-Отчётности. Без неё номер больничного придётся искать вручную, а это лишняя работа.
• 👤 Данные сотрудника. В карточке сотрудника должны быть заполнены СНИЛС и дата приёма: по СНИЛС программа находит ЭЛН, а по дате приёма и предыдущим периодам считает стаж. Если СНИЛС пустой — запрос в СФР не уйдёт.
• 📅 Заработок за два года. Для нового сотрудника, пришедшего из другой организации, внесите справку о заработке с прежних мест. В ЗУП это документ Справки для расчёта пособий (входящие). Без неё средний заработок посчитается только по вашим начислениям и выйдет заниженным.

Создание документа и заполнение реквизитов

Откройте Больничные листы и нажмите Создать. Дальше по шагам:

1. Выберите сотрудника и месяц, в котором начисляете пособие.
2. В поле номера ЭЛН введите номер электронного листка и нажмите кнопку получения данных из СФР. Программа подтянет период нетрудоспособности, причину и код. Вручную эти поля лучше не трогать — они должны совпасть с тем, что в фонде.
3. Проверьте причину нетрудоспособности: заболевание самого работника, травма, уход за больным членом семьи, карантин. От причины зависит, с какого дня платит СФР и сколько дней ложится на работодателя.
4. Укажите даты освобождения от работы — начало и окончание периода по листку. Если больничных несколько подряд (продолжение), заводите отдельный документ на каждый и в поле продолжения указывайте предыдущий.
5. На закладке «Оплата» убедитесь, что процент оплаты и расчётный период проставились автоматически.

После заполнения 1С сразу покажет сумму пособия и разбивку: сколько за счёт работодателя, сколько за счёт СФР.

Отдельно обратите внимание на отметку о нарушении режима. Если в ЭЛН стоит код нарушения (например, неявка на осмотр), пособие с даты нарушения снижается до размера из МРОТ. В документе есть поле даты нарушения — заполняйте его только если нарушение действительно отмечено врачом, иначе программа занизит выплату без оснований.

Как 1С считает средний заработок и стаж

Средний дневной заработок программа берёт за два календарных года, предшествующих году начала болезни. Формула простая:

Средний дневной = Заработок за 2 года (в пределах базы) / 730

Делитель всегда 730 — он не меняется даже в високосный год. В заработок попадают только суммы, облагаемые взносами на социальное страхование, и не больше предельной базы за каждый год (её значения СФР устанавливает ежегодно).

Процент оплаты зависит от страхового стажа:

Стаж 1С считает по кадровым данным и трудовой книжке, внесённой в карточку. Если стаж в документе не совпадает с реальным — проверьте, внесены ли периоды работы до приёма в вашу организацию: программа знает только то, что вы ей сообщили.

Замена лет расчётного периода. Если в одном или обоих расчётных годах сотрудница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, эти годы по её письменному заявлению заменяют на предшествующие — но только если замена увеличит пособие. В документе есть поле замены лет: укажите годы из заявления, и 1С пересчитает средний заработок по ним. Без заявления работника менять годы нельзя.

Отдельно считается уход за ребёнком. При амбулаторном лечении первые 10 дней оплачивают по стажу, с 11-го дня — 50% среднего заработка. А уход за ребёнком до 8 лет оплачивается в размере 100% независимо от стажа — это 1С учитывает по возрасту ребёнка из документа.

Когда пособие считают из МРОТ

Минимальный размер — отдельная история, и 1С проверяет его автоматически. Пособие считают из МРОТ в трёх случаях:

• 📉 средний заработок за два года ниже, чем заработок из МРОТ;
• 🗓 страховой стаж меньше 6 месяцев — тогда пособие за полный месяц не больше одного МРОТ;
• ⛔ в расчётном периоде заработка не было вообще (например, сотрудник только начал карьеру).

Минимальный средний дневной заработок считается так: МРОТ × 24 месяца / 730. Если фактический средний дневной меньше этой величины — в расчёт идёт минимальный.

Ещё один минимум — за полный календарный месяц пособие не может быть ниже федерального МРОТ. Если по дням сумма вышла меньше, 1С дотянет её до этого порога. Для неполного месяца минимум считают пропорционально календарным дням болезни.

На практике из МРОТ чаще всего считают пособие для недавно устроившихся и совместителей без достаточного заработка. Если видите, что сумма подозрительно ровная и привязана к МРОТ, — это сигнал проверить, внесён ли заработок с прежних мест: возможно, реальный средний заработок выше минимума, просто программе не хватило данных.

Проводки, НДФЛ и выплата пособия

С 2021 года действуют прямые выплаты: вы начисляете и выплачиваете только первые три дня болезни, а остальную часть СФР перечисляет работнику сам. Поэтому и проводки у вас только на свою часть.

В Бухгалтерии больничный за счёт работодателя отражается так:

Дт 20 (26, 44...) Кт 70 — начислено пособие за первые 3 дня
Дт 70 Кт 68.01     — удержан НДФЛ с пособия работодателя

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, где занят сотрудник, — он берётся из способа отражения зарплаты.

НДФЛ. Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ. Со своих трёх дней налог удерживает работодатель, с части СФР — удерживает фонд при выплате. Страховыми взносами больничное пособие не облагается — ни ваша часть, ни часть СФР.

Выплату своей части проводят вместе с зарплатой или отдельной ведомостью (Ведомость в банк / Ведомость в кассу). Часть СФР в ведомость не попадает — её работник получит отдельно от фонда.

Датой получения дохода по пособию считается день выплаты, а не последний день месяца, как у оклада. Поэтому ваша часть больничного попадает в 6-НДФЛ по дате фактической выплаты. В базу по страховым взносам (РСВ) пособие не входит — оно взносами не облагается. Если выплачиваете больничный вместе с зарплатой, 1С рассчитает НДФЛ с обеих сумм в одной ведомости.

Электронные больничные и обмен с СФР

ЭЛН и прямые выплаты связаны через социальный электронный документооборот (СЭДО). Схема такая:

1. Работник открывает больничный — сведения появляются в системе СФР.
2. По СЭДО в 1С приходит уведомление о статусе ЭЛН (открыт, продлён, закрыт).
3. Вы создаёте документ Больничный лист, подтягиваете данные из фонда и начисляете свою часть.
4. СФР присылает запрос недостающих сведений для расчёта своей части (стаж, заработок, реквизиты для выплаты).
5. Вы формируете ответ — документ со сведениями о застрахованном лице — и отправляете его в фонд.

Входящие уведомления и запросы смотрите в журнале обмена с СФР (в ЗУП — раздел Отчётность, справки, блок пособий соцстраха). Там же видно статус каждого обращения.

Работает это по принципу проактивных выплат: фонд сам инициирует назначение пособия, как только получит закрытый ЭЛН, и сам запрашивает у вас недостающие данные. Вам не нужно формировать отдельный реестр и вести его вручную — достаточно вовремя отвечать на запросы из журнала. Если данные в ответе окажутся неполными, СФР пришлёт повторный запрос, и статус в журнале изменится.

Больничный в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: где что лежит

Путь к документу и набор возможностей немного отличаются по конфигурациям.

В ЗУП 3.1 полноценный учёт стажа, справки с прежних мест, расширенные настройки расчёта среднего заработка. В Бухгалтерии больничный тоже считается, но блок подходит для небольшого штата: справки и стаж вносятся вручную, и при сложных случаях (несколько расчётных периодов, замена лет) удобнее ЗУП.

Обмен с СФР настраивается в обеих конфигурациях, документы ЭЛН и ответы на запросы работают одинаково.

Типичные ошибки при вводе больничного

Частые вопросы