Отбор и поиск в списках 1С: как оставить на экране только нужное

Чтобы поставить фильтр в списке 1С, откройте нужный справочник или журнал документов , нажмите Ctrl+F и введите часть названия, номера или суммы. Для точного отбора по значению колонки используйте контекстное меню ячейки или команду настройки списка, где условия задаются по любым реквизитам.

Всё это работает в обычном списке на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси»: контрагенты, номенклатура, документы, сотрудники. Ниже — от самого быстрого способа к сложным условиям. Если список пустой после отбора, не пугайтесь: данные на месте, просто включён фильтр, который скрывает строки.

Чем отличается поиск от отбора

Новички путают два инструмента, а результат у них разный.

• 🔎 Поиск находит строку и подсвечивает её. Остальные строки остаются на экране, вы просто «прыгаете» к найденной.
• 🧹 Отбор (фильтр) прячет всё, что не подходит под условие. В списке остаются только подходящие строки.

Если нужно найти одну запись, хватит поиска. Если нужно собрать выборку — все счета за месяц, всех контрагентов из одного региона, все документы одного ответственного, — ставьте отбор.

Быстрый поиск по строке: Ctrl+F

Самый короткий путь. Работает в любом списке.

1. Откройте список (например, Справочники → Контрагенты в БП 3.0 или раздел «Покупки»/«Продажи» для документов).
2. Нажмите Ctrl+F или щёлкните по полю поиска в командной панели списка.
3. Введите фразу и нажмите Enter.
4. Чтобы сбросить результат, нажмите Ctrl+Q или кнопку отмены поиска рядом с полем.

По умолчанию 1С ищет по части строки во всех колонках, видимых в списке. Поэтому запрос «ромашка» найдёт и контрагента «ООО Ромашка», и договор с таким словом в названии.

Поиск по числам и датам

Номер документа вводите так, как он выглядит в списке, вместе с ведущими нулями: 00000125. Если ввести просто 125, поиск по части строки всё равно сработает, но найдёт и 00001250.

Дату вводите в привычном формате дд.мм.гггг. Сумму — с разделителем, как показано в колонке.

Расширенный поиск по реквизитам

Если простой поиск выдаёт слишком много лишнего, откройте расширенный: сочетание Alt+F или команда рядом с полем поиска. Появится окно с параметрами.

Практический пример. В справочнике номенклатуры сотни позиций со словом «Кабель». Нужен артикул КВВГ-5х2,5. Ставите курсор в колонку «Артикул», открываете расширенный поиск, выбираете «в текущей колонке» и «точное совпадение». Остаётся одна строка.

Отбор по значению в текущей колонке

Самый быстрый «настоящий» фильтр — по конкретному значению, которое уже видно на экране.

1. Встаньте курсором на ячейку с нужным значением. Например, на ответственного «Иванов И. И.» в журнале документов.
2. Нажмите правую кнопку мыши и найдите в контекстном меню команду отбора по значению в текущей колонке.
3. Список сократится до строк с этим значением.

Так же отбирают по организации, складу, контрагенту, виду операции — по всему, что есть в списке в виде колонки. Условия можно накапливать: отобрали по организации, затем по ответственному — остались документы одного человека в одной организации.

Чтобы снять отбор, откройте настройку списка и очистите условие, либо воспользуйтесь командой отмены отбора в том же контекстном меню, если она там есть.

Сложные условия через настройку списка

Когда нужно «больше суммы», «в промежутке дат», «не равно», «содержит» или несколько условий сразу, переходите в настройку списка. Команда находится в меню Ещё командной панели списка и называется «Настроить список» (в части форм — «Настройка списка»).

В окне обычно есть вкладки:

• ☑️ Отбор — условия по реквизитам;
• ↕️ Порядок — сортировка;
• 🎨 Условное оформление — подсветка строк;
• 📊 Группировка и Поля — если форма это поддерживает.

Как добавить условие

1. На вкладке «Отбор» нажмите «Добавить условие» (или перетащите поле из левой части окна).
2. Выберите реквизит: «Сумма документа», «Контрагент», «Ответственный», «Дата».
3. Выберите вид сравнения.
4. Укажите значение и нажмите «Закончить редактирование».

Виды сравнения, которые нужны чаще всего:

Пример с числами. Нужны все реализации за сентябрь свыше 50 000 руб. по организации «ООО Север». Добавляете три условия: дата в интервале, сумма больше 50000, организация равна нужному значению. Условия по умолчанию соединены через «И», поэтому в списке останутся только документы, подходящие под все три сразу.

Группы условий «И» и «ИЛИ»

Нужно показать документы либо одного менеджера, либо второго? Создайте группу условий и поменяйте тип группы с «И» на «ИЛИ». Внутрь вложите нужные условия. Верхний уровень остаётся «И», поэтому остальные условия продолжают действовать.

Правило простое: «И» сужает выборку, «ИЛИ» расширяет. Если результат неожиданный, проверьте, в какую группу попало условие.

Три приёма, которые экономят время

Эти приёмы знает почти каждый опытный пользователь, а новички обычно не замечают.

1. Отбор по пустому значению. Нужны контрагенты без ИНН или документы без ответственного? В настройке списка выберите реквизит и вид сравнения «Не заполнено». Так проверяют полноту справочников перед сдачей отчётности.
2. Сортировка вместо отбора. Щёлкните по заголовку колонки: список упорядочится по ней. Для задачи «посмотреть самые крупные суммы» фильтр не нужен — достаточно двойного щелчка по колонке «Сумма» и взгляда на первые строки.
3. Копирование выбранного. Выделите нужные строки отобранного списка и скопируйте их в буфер: содержимое видимых колонок вставляется в Excel как таблица. Так за минуту получается реестр документов по условию.

Фильтры в иерархических списках и группах

В справочниках с группами (номенклатура, контрагенты, подразделения) отбор ведёт себя по-своему.

В списке слева часто есть дерево групп. Щелчок по группе — это уже фильтр: справа остаются элементы только этой группы. Чтобы увидеть всё без разбивки по папкам, переключите режим просмотра списка: вместо иерархического выберите обычный список (команда режима просмотра в меню Ещё; название зависит от справочника, но смысл тот же).

Что нужно помнить:

1. Если включён вид «Иерархический список», отбор по реквизиту может показывать только элементы текущей группы, а не всего справочника.
2. Если отбор не находит то, что точно есть, переключите на плоский список или выберите корень дерева.
3. Условие «В группе» (или «В группе из списка») в настройке отбора захватывает группу вместе с вложенными. Условие «Равно» для группы возьмёт только саму группу.

Пример. В номенклатуре есть группа «Электрика» с подгруппой «Кабели». Условие «Группа в группе Электрика» покажет и кабели, и всё остальное из электрики. «Группа равна Электрика» покажет лишь то, что лежит прямо в этой папке.

Как сохранить настройки фильтра и вернуть их

Настроили сложный отбор — обидно делать это каждый день заново. Тут два пути.

Путь первый: ничего не делать. Платформа в управляемых формах хранит часть пользовательских настроек списка (колонки, порядок, иногда отборы) между сеансами. Поэтому при следующем открытии вы можете увидеть вчерашнюю выборку. Это удобно и одновременно служит частой причиной жалоб: «пропали документы». Они не пропали — вчерашний отбор остался включённым.

Путь второй: сохранить настройку явно. В окне настройки списка есть команды сохранения и загрузки вариантов отбора. Название набора делайте понятным: «Реализации сентября свыше 50 тыс.», а не «Отбор 1». Тогда его легко найти и применить.

Если нужно вернуть список к исходному виду, в настройке списка найдите команду сброса настроек или удалите условия отбора вручную. Сброс затрагивает только ваш пользовательский вид списка, данные базы не меняются.

Отбор в разных версиях платформы и интерфейсах

Принцип один, различия — в расположении кнопок.

• 🖥 Платформа 8.3 с интерфейсом «Такси» — актуальный вариант: поле поиска и команда Ещё → Настроить список в управляемых формах.
• 📱 Тонкий и веб-клиент — отбор работает так же, но сочетания клавиш могут перехватываться браузером. Если Ctrl+F открывает поиск браузера, щёлкните по полю поиска мышью в самой форме.
• 🗂 Обычные формы в старых конфигурациях (это 8.2 и ранние 8.3) — отбор вызывается из другого меню. Если вы видите команду «Действия → Установить отбор» или «Все действия», у вас старая конфигурация, и многие описанные здесь пути будут отличаться.

В обычных формах отбор часто привязан к текущей колонке и вызывается через кнопку на панели списка. Идея та же: выбрать поле, вид сравнения и значение.

Если фильтр не работает: частые проблемы

Список пустой

Причины по убыванию вероятности:

1. Остался вчерашний отбор — зайдите в настройку списка и посмотрите вкладку «Отбор».
2. Условия противоречат друг другу (см. выше про «И»).
3. Выбран не тот режим просмотра: вы в группе, где нет подходящих элементов.
4. Документы за нужный период просто не введены.

Поиск ничего не находит, хотя запись точно есть

• Нужной колонки нет в списке — добавьте её через настройку.
• Выбран поиск «с начала строки», а вы вводите кусок из середины.
• В запросе лишний пробел в конце.
• У пользователя ограничены права по записям (RLS): часть записей он просто не видит. Спросите администратора, если коллега видит больше вас.

Отбор «слетает» после закрытия формы

Это нормально для отбора, заданного быстрым способом. Постоянные условия оформляйте через сохранение настройки списка либо через отчёт.

Нет нужного реквизита в списке доступных полей

Не все реквизиты выведены в отбор списка. Для документов часто доступны только поля шапки, а данные из табличной части (товар, склад строки) в обычном списке не фильтруются. Для таких задач используйте отчёты или универсальный отчёт: в нём отбор по любому полю, включая табличные части.

Частые вопросы